In de gemeentelijke organisatie van Zutphen gaat sinds 1 oktober 2013 geen papieren post meer de organisatie in. De medewerkers van Post scannen nu alle binnenkomende brieven en voor iedere medewerker is zijn/haar post digitaal beschikbaar.
De gemeente Zutphen heeft net als veel andere gemeenten de ambitie om steeds meer digitaal te werken. Zowel in de externe als de interne dienstverlening. Om hiervoor een goede basis te leggen is in december 2012 besloten om digitaal zaakgericht te gaan werken.
De projectorganisatie
Daarvoor is een project opgezet volgens een blauwdruk voor implementatie zoals ontwikkeld door GovUnited, het samenwerkingsverband waarin Zutphen met andere gemeenten participeert. Het project is uitgevoerd door een projectteam bestaande uit medewerkers van de gemeente Zutphen. De projectregie is ondergebracht bij MvR en Partners, een adviesbureau dat is gespecialiseerd in de invoering van Zaakgericht Werken.
Voor inrichting van het zaaksysteem is uitgegaan van een zaaktypecatalogus: een uitgebreide beschrijving van alle klantprocessen die een gemeente uitvoert. De gemeente is op 1 oktober live gegaan met 520 van deze zaaktypen. Een forse klus, waaraan de hele organisatie heeft bijgedragen.
Ylva Schutte, als adjunct directeur opdrachtgever voor het project: “Nu de basis er ligt, kunnen we starten met de doorontwikkeling. Dat betekent voor ons: het verder inrichten van dienstverlening via internet, het inrichten van een ondersteuningsysteem voor het Klantcontactcentrum en het digitaliseren van interne processen. We doen dit allemaal met 1 systeem. Het voordeel van deze manier van uitrollen, is dat alle medewerkers tegelijkertijd kennismaken met het zaakgericht werken en in de praktijk zien welke kansen dit voor hen biedt. Het vergroot het draagvlak en zorgt ervoor dat medewerkers zelf komen met vragen voor doorontwikkeling. Ik ben ervan overtuigd dat dit beter werkt dan dat alleen van bovenaf wordt bepaald hoe we digitaal doorontwikkelen”.
Geef een reactie