Het verschil tussen onvolledige en ongeldige inschrijving

Als een bedrijf een onvolledige inschrijving stuurt naar een aanbestedende gemeente, is ze dan ook meteen ongeldig? Het antwoord wordt bepaald door de tekst van de opdracht.

– CASUS – Aanbesteden

Dat blijkt uit een rechterlijke uitspraak over een zaak tussen Rhenen en advies- en ingenieursbureau Hevo. Dat het bedrijf niet alles dat nodig is voor de inschrijving was duidelijk. Toch had Rhenen de medewerkers van het bureau moeten uitnodigen aan de onderhandelingstafel, vindt het bedrijf.

Het gaat om de nieuwbouw van drie scholen. Ook het bouwrijp maken van de locaties, het aanleggen van schoolpleinen en een parkeerterrein horen bij de opdracht. Het gaat om een economisch meest voordelige inschrijving, is een belangrijk criterium in het bestek.

Stappen

In de inschrijvingsleidraad meldt de gemeente dat de aanbestedingsprocedure aan de hand van een stappenplein verloopt:

1) Inlichten en informatie uitwisselen;
2) Inschrijven: opstellen en indienen inschrijving;
3) Beoordelen Inschrijving;
4) Gunnen opdracht.

Dan de crux van de rechterlijke uitspraak. Een paragraaf in de leidraad geeft duidelijk aan dat een volledige inschrijving, die voldoet aan de ARW 2005, een vereiste is voor deze aanbesteding. Verder wordt door een beoordelingsteam gekeken in hoeverre de kwalitatieve criteria overeen komen met de plannen van de mogelijke opdrachtnemers.

Begin januari dit jaar schrijft de gemeente het bedrijf dat zijn inschrijving niet voldoet aan de eisen en daarmee niet volledig is. Het past niet binnen het bestemmingsplan. “De inschrijving voldoet daarmee niet aan de eisen volgend uit de aanbestedingstukken en is om die reden ongeldig bevonden”, staat in de brief.

Kwaliteitseisen

Door de economisch meest voordelige inschrijving te hanteren, heeft Rhenen een puntensysteem kunnen gebruiken voor haar kwaliteitseisen. De partij die naar de rechter is gestapt door de aanbestedingsprocedure scoorde te laag en kwam daarom niet aan tafel.

Hevo ziet het anders, legt een dwangsom van 1.000.000 euro neer bij de gemeente en vraagt de rechter om een uitspraak. Die geeft de gemeente gelijk vanwege het duidelijk geschreven pakket van eisen, blijkt uit de uitspraak.

Samenvattend. Er lag een pakket aan eisen. De gemeente hanteerde een puntensysteem om te bepalen in hoeverre de aanbieders voldeden aan de criteria. Wie daar te ver onder lag, was onvolledig. En onvolledig was hier ook meteen ongeldig, wat duidelijk werd vermeld in de officiële documenten.