De doelstellingen voor duurzaam inkopen zijn makkelijk te halen. Het ambitieniveau (100% duurzaam) lijkt hoog, maar is het niet, want het heeft alleen betrekking op een klein deel van het proces. Wie echt stappen wil maken zorgt er voor dat zijn integrale inkoopproces ‘duurzaam’ is.
– VISIE – Special Inkoop & Aanbesteden –
Iedereen kent de doelstelling inmiddels wel. Het Rijk wil dit jaar nog
alles 100 procent duurzaam hebben ingekocht en gemeenten 75 procent. Dat klinkt goed.
Toch is het allemaal, als we iets nauwkeuriger kijken, weinig ambitieus. Met een uitgekiend stappenplan weet
je precies waar je daarin nu staat. En zie je waar je kan komen te staan
en hoe je daar moet komen. Alleen interessant voor als je echt ambities
hebt.
Wat is 100 procent?
Waar hebben we het over met de 100% doelstelling? De doelstellingen
zijn verbonden aan het toepassen van de 45 officieel vastgestelde duurzaamheidcriteria
in de aanbestedingsprojecten van dat jaar. Wat blijkt echter? Onderzoek
geeft aan dat slechts 30% van de overheidsinkoop betrekking heeft op
de 45 productgroepen.
Bovendien wordt slechts een deel van het inkoopvolume
ingekocht via aanbestedingsprocedures. Dat kan ook wel eens maximaal
30% van het totaal zijn. En dan gaat het ook alleen nog maar om het
toepassen van minimum producteisen. En dus niet of nauwelijks over selectie
eisen aan de leveranciers, over gunningcriteria op basis waarvan beter
presterende (duurzamere) leveranciers de voorkeur krijgen. En
ook niet over strak contractmanagement op basis waarvan zeker kan worden
gesteld dat de producten/diensten ook in de praktijk blijken duurzaam
te zijn.
Kortom, de doelstellingen, zelfs de 100 procent doelstelling, hebben
slechts betrekking op een klein deel van het inkoopvolume en het inkoopproces.
Integraal duurzaam inkopen?
De inkoopfunctie omvat veel meer dan alleen het stellen van eisen
aan producten of diensten. Het start met het vaststellen van algemeen
inkoopbeleid en het eindigt met de uitvoering van een inkoopproject,
dat weer start met voorbereiding en eindigt met nazorg. Duurzaam inkopen
zou in alle facetten en fasen van inkoop en het inkoopproces gestalte
moeten krijgen. Daarmee valt veel meer duurzaamheidswinst te bereiken.
Zeven stappen
Maar hoe doe je dat nu in de praktijk? Yacht heeft een zeven-stappenplan
gelanceerd op basis waarvan duurzaam inkopen op een makkelijke wijze
integraal kan worden ingevoerd. Dit model geeft inkoop op een eenvoudige
wijze inzicht in haar huidige staat van duurzaamheid en de acties die
nodig zijn om een hogere fase te bereiken en daarmee concrete duurzaamheidswinst
te boeken. Het model gaat uit van de volgende zeven stappen.
Stap 1: Duurzaamheidsbeleid
Stap 2: Bewustwording
Stap 3: Product portfolio analyse
Stap 4: Productgroep strategie
Stap 5: Specificeren
Stap 6: Selecteren
Stap 7: Nazorg
Per stap kan de onderzochte organisatie
zich in fase 1 tot en met 10 bevinden. Per stap is voor elke fase een
beschrijving gemaakt op grond waarvan wordt vastgesteld in welke fase
de organisatie zit. Daardoor is ook goed vast te stellen wat gedaan
moet worden om in een hogere fase terecht te komen. Daarmee geeft
het Yacht model direct zeer bruikbare tools om winst te
boeken.
Stappen naar integraal duurzaam
inkopen
1. Stel duurzaam organisatiebeleid
en –structuur vast
Baseer daarop de duurzaamheidsonderwerpen
in het inkoopbeleid waarin richtinggevende uitgangspunten zijn vastgelegd.
2. Verzorg bewustwording in de gehele
organisatie Duurzaamheid inbedden vereist in alle afdelingen een
bewustwording. Successen delen is belangrijk, zodat andere gestimuleerd
raken om soortgelijk werk te leveren. De organisatie kan hiervoor verschillende
instrumenten inzetten.
3. Verzorg transparantie in
de product portfolio: stel de impact factor vast
Transparantie in de keten is van groot
belang om inzicht te krijgen waar duurzaamheidswinst te halen is, maar
ook waar duurzaamheidsrisico vermeden moet worden. Dat begint met een
duidelijk beeld van het product portfolio. Per productgroep worden de
risico’s en de kansen (impact) met betrekking tot duurzaamheid aangegeven,
gebaseerd op de uitgaven per productgroep. Het is slim om te focussen
op de productgroepen met de meeste impact.
4. Gebruik de kracht van
productgroep teams
Maak gebruik van multidisciplinaire
teams per productcategorie. Deze teams bepalen strategisch hoe kansen
worden benut en risico’s worden vermeden op het gebied van duurzaamheid
voor een bepaalde productgroep. Daarnaast is dit team ook verantwoordelijk
voor de uitvoering van deze strategie. Richt je vooral op productgroepen
die een grote duurzaamheidsimpact hebben.
5. Specificeer met duurzaamheid
Stel samen met het team de juiste specificatie
op en zorg dat duurzaamheid ook wordt meegenomen. Maak gebruik van keurmerken.
Voor 45 productgroepen kan op de website
6. Selecteer en contracteer duurzaamheid
Bij de selectie fase wordt duurzaamheid
met een wegingsfactor meegenomen. Een knock-out criteria in de selectiefase
kan zijn of een leverancier met de supplier code of
conduct akkoord gaat.
7. Nazorg met duurzaamheid
Om te zien of het beleid zijn vruchten
afwerpt, moeten leveranciers periodiek worden geëvalueerd ook op gebied
van duurzame prestaties.
Karl Muusse is Competence Director van
