Stappen naar integraal duurzaam inkopen

0

De doelstellingen voor duurzaam inkopen zijn makkelijk te halen. Het ambitieniveau (100% duurzaam) lijkt hoog, maar is het niet, want het heeft alleen betrekking op een klein deel van het proces. Wie echt stappen wil maken zorgt er voor dat zijn integrale inkoopproces ‘duurzaam’ is.

– VISIE – Special Inkoop & Aanbesteden

Iedereen kent de doelstelling inmiddels wel. Het Rijk wil dit jaar nog

alles 100 procent duurzaam hebben ingekocht en gemeenten 75 procent. Dat klinkt goed.

Toch is het allemaal, als we iets nauwkeuriger kijken, weinig ambitieus. Met een uitgekiend stappenplan weet

je precies waar je daarin nu staat. En zie je waar je kan komen te staan

en hoe je daar moet komen. Alleen interessant voor als je echt ambities

hebt.

Wat is 100 procent? 

Waar hebben we het over met de 100% doelstelling? De doelstellingen

zijn verbonden aan het toepassen van de 45 officieel vastgestelde duurzaamheidcriteria

in de aanbestedingsprojecten van dat jaar. Wat blijkt echter? Onderzoek

geeft aan dat slechts 30% van de overheidsinkoop betrekking heeft op

de 45 productgroepen.

Bovendien wordt slechts een deel van het inkoopvolume

ingekocht via aanbestedingsprocedures. Dat kan ook wel eens maximaal

30% van het totaal zijn. En dan gaat het ook alleen nog maar om het

toepassen van minimum producteisen. En dus niet of nauwelijks over selectie

eisen aan de leveranciers, over gunningcriteria op basis waarvan beter

presterende (duurzamere) leveranciers de voorkeur  krijgen. En

ook niet over strak contractmanagement op basis waarvan zeker kan worden

gesteld dat de producten/diensten ook in de praktijk blijken duurzaam

te zijn.

Kortom, de doelstellingen, zelfs de 100 procent doelstelling, hebben

slechts betrekking op een klein deel van het inkoopvolume en het inkoopproces.


Integraal duurzaam inkopen? 

De inkoopfunctie omvat veel meer dan alleen het stellen van eisen

aan producten of diensten. Het start met het vaststellen van algemeen

inkoopbeleid en het eindigt met de uitvoering van een inkoopproject,

dat weer start met voorbereiding en eindigt met nazorg. Duurzaam inkopen

zou in alle facetten en fasen van inkoop en het inkoopproces gestalte

moeten krijgen. Daarmee valt veel meer duurzaamheidswinst te bereiken.

Zeven stappen

Maar hoe doe je dat nu in de praktijk? Yacht heeft een zeven-stappenplan

gelanceerd op basis waarvan duurzaam inkopen op een makkelijke wijze

integraal kan worden ingevoerd. Dit model geeft inkoop op een eenvoudige

wijze inzicht in haar huidige staat van duurzaamheid en de acties die

nodig zijn om een hogere fase te bereiken en daarmee concrete duurzaamheidswinst

te boeken. Het model gaat uit van de volgende zeven stappen. 

    Stap 1: Duurzaamheidsbeleid

    Stap 2: Bewustwording

    Stap 3: Product portfolio analyse

    Stap 4: Productgroep strategie

    Stap 5: Specificeren

    Stap 6: Selecteren

    Stap 7: Nazorg 

Per stap kan de onderzochte organisatie

zich in fase 1 tot en met 10 bevinden. Per stap is voor elke fase een

beschrijving gemaakt op grond waarvan wordt vastgesteld in welke fase

de organisatie zit. Daardoor is ook goed vast te stellen wat  gedaan

moet worden om in een hogere fase terecht te  komen. Daarmee geeft

het Yacht model direct zeer bruikbare tools om winst te

boeken.

Stappen naar integraal duurzaam

inkopen

1. Stel duurzaam organisatiebeleid

en –structuur vast
 

Baseer daarop de duurzaamheidsonderwerpen

in het inkoopbeleid waarin richtinggevende uitgangspunten zijn vastgelegd.

2. Verzorg bewustwording in de gehele

organisatie
Duurzaamheid inbedden vereist in alle afdelingen een

bewustwording. Successen delen is belangrijk, zodat andere gestimuleerd

raken om soortgelijk werk te leveren. De organisatie kan hiervoor verschillende

instrumenten inzetten.

3. Verzorg transparantie in

de product portfolio: stel de impact factor vast

Transparantie in de keten is van groot

belang om inzicht te krijgen waar duurzaamheidswinst te halen is, maar

ook waar duurzaamheidsrisico vermeden moet worden. Dat begint met een

duidelijk beeld van het product portfolio. Per productgroep worden de

risico’s en de kansen (impact) met betrekking tot duurzaamheid aangegeven,

gebaseerd op de uitgaven per productgroep. Het is slim om te focussen

op de  productgroepen met de meeste impact.

4. Gebruik de kracht van

productgroep teams

Maak gebruik van multidisciplinaire

teams per productcategorie. Deze teams bepalen strategisch hoe kansen

worden benut en risico’s worden vermeden op het gebied van duurzaamheid

voor een bepaalde productgroep. Daarnaast is dit team ook verantwoordelijk

voor de uitvoering van deze strategie. Richt je vooral op productgroepen

die een grote duurzaamheidsimpact hebben.

5. Specificeer met duurzaamheid

Stel samen met het team de juiste specificatie

op en zorg dat duurzaamheid ook wordt meegenomen. Maak gebruik van keurmerken.

Voor 45 productgroepen kan op de website www.agentschapnl.nl/duurzaaminkopen enkele voorstellen voor criteria worden gevonden.

6. Selecteer en contracteer duurzaamheid

Bij de selectie fase wordt duurzaamheid

met een wegingsfactor meegenomen. Een knock-out criteria in de selectiefase

kan zijn of een leverancier met de supplier code of

conduct
akkoord gaat.

7. Nazorg met duurzaamheid

Om te zien of het beleid zijn vruchten

afwerpt, moeten leveranciers periodiek worden geëvalueerd ook op gebied

van duurzame prestaties.


Karl Muusse is Competence Director van Yacht.

Volg Gemeente.nu op Twitter.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Over Auteur

Reageer