OVER-gemeenten wordt vaak genoemd als goed voorbeeld van Het Nieuwe Werken. Uiteraard zijn ze blij met al die aandacht, maar ze blijven ook nuchter: “Ook hier staat het nog in de kinderschoenen.”
De dag dat de prikklok werd vervangen, begon het nieuwe werken. In Oostzaan en Wormerland was dat op 1 januari 2010. De dag dat de ambtelijke samenwerking tussen de twee gemeenten een feit was. De dag dat er geen vaste werkplekken meer waren en flexwerken werd geïntroduceerd.
Op papier ziet het er zo makkelijk uit, maar de praktijk was ook aan de Zaan weerbarstiger. Het weghalen van de klok luidde dan wel een nieuw tijdperk in voor alle werknemers van de nieuwe organisatie. De daad an sich betekende echter niet dat de omslag zo maar gerealiseerd was. “Dat gaat met kleine stappen”, zegt Ronald Smit, de beleidsadviseur HRM.
Doel
Een besef dat belangrijk lijkt voor het slagen van het hogere doel. “De stip aan de horizon”, zoals communicatieadviseur Ramses de Vries het noemt. Die ‘stip’ is vastgelegd, de weg er naar toe ligt open.
Het doel de komende jaren is vierledig: de dienstverlening verbeteren, de taak van toegangspoort tot de overheid in 2015 kunnen waarmaken, een innovatieve organisatie opzetten en een aantrekkelijke werkgever worden.
Om dat te bereiken zijn er geen dikke stapels met strategische beleidsplannen geschreven of uitgebreide risico-analyses gemaakt. De Vries en Smit zijn gewoon aan de slag gegaan. Stap voor stap nemen zij de organisatie mee in de verandering, en dat gaat dus niet met een ‘big bang’. Ambtenaren worden niet verplicht, maar worden overtuigd. Directie, management en enkele voortrekkers leggen uit waarom anders werken zin heeft of zelfs noodzakelijk is. En met resultaat.
Dialoog
Het is een voortdurende dialoog, zonder een praatclub te worden. In praktische sessies wordt bijvoorbeeld uitgelegd wat social media zijn en hoe je het kan gebruiken. Dat gebruik wordt vervolgens ook door de top van de organisatie gestimuleerd. Pilots worden gestart, voorbeelden getoond en successen gedeeld. Het enthousiasme bij de meesten groeit, kennis uitdragen en delen komt meer en meer centraal te staan.
Bezuinigen
Het beginnen met anders werken is niet ingegeven uit het oogpunt van bezuinigingen. “Besparingen zijn niet een uitgangspunt”, prijst Smit zich gelukkig. Het geeft de organisatie de ruimte om te kijken naar de lange termijn. De rust ook om kleine stappen te blijven maken vanuit het juiste vertrekpunt en het duidelijke doel: een efficiënte, toekomstgerichte organisatie
Maar geld is natuurlijk ook in deze twee gemeenten wel een issue geworden, ook hier is er niet veel meer van. En ook daar blijkt de ingeslagen weg mee om te kunnen gaan. Door innovatie en het delen van kennis als speerpunten te benoemen, verandert de dynamiek. “We kijken nu eerst hoe we het zelf kunnen oplossen, door inzet van een groter netwerk”, vertelt Smit. “Oplossingen zonder geld”, benadrukt De Vries. “En als dat geen resultaat heeft kan je altijd nog een externe inhuren, voegt Smit toe.
Flexibel
Wat merken de medewerkers er nu van? Die zeggen langzaam hun vaste werkplek vaarwel, kunnen flexibel gaan werken op tijden en plaatsen waar het hen het beste uitkomt. Smit: “Aanwezigheid is namelijk allang geen teken van productiviteit meer.” En die produktiviteit (output) is nou net waar het wel om gaat. Daarnaast geldt sinds kort ook bring your own device. Dus niet alleen waar je werkt, maar ook met wat je werkt bepaal je zelf. Het zal de kwaliteit van de output verbeteren. Hoewel het voorlopig ook nog wel een kwestie van wennen blijft in de beide gemeentehuizen.
Doen!
Het eerste succes bij OVER-gemeenten heeft alles met de aanpak te maken. Het credo: doen! Kleine stappen maken die niet allemaal al van te voren vast staan en zijn uit onderzocht. Smit: “En als zo’n stap niet werkt, dan kunnen en zullen we bijsturen.” De ruimte om fouten te maken geeft lucht en werkt juist positief. Daarnaast is het besef dat het met zijn allen moet gebeuren groot. Een voortdurende dialoog met de medewerkers om verder te komen in plaats van een decreet.
Bij OVER-gemeenten kan men nu lopen en stap voor stap werken ze verder naar een volwassen nieuwe organisatie.
Volg Gemeente.nu via Twitter >>
Wanneer ik zo eens de toonzetting van het Nieuwe Werken tot mij laat komen, bekruipt mij lichtjes een gevoel van seniliteit. Een stip is vastgelegd, een hoger ‘doel’, kleine stappen, ruimte om fouten te maken…het besef dat het met zijn allen moet gebeuren….een voortdurende dialoog.
Welnu, ik heb in het stuk nagenoeg niets kunnen ontdekken, waarbij de dienstverlening daadwerkelijk beter wordt. Het nieuwe werken lijkt te betekenen dat iedereen lekker doet waar hij/zij zin in heeft, dat daardoor de dienstverlening natuurlijk verbeterd (communicatie onderling wordt een verrassing in plaats van een kans). Kortom, zo wordt maar weer eens duidelijk dat zelfs de doelstellingen nergens over gaan. Wellicht is het een goed idee om bij het nieuwe werken ook een nieuwe salarisstructuur in te voeren. Je krijgt alleen betaald als je iets (voor de burger) betekent. Pas dan is er echt sprake van een ‘volwassen nieuwe organisatie’. Teveel geld is erger dan te weinig lijkt het wel. O, ja wie zei nu ook al weer dat de gemeenten te weinig middelen hadden om al hun taken goed te kunnen vervullen (wajong, reductie jeugdwerkloosheid etc.etc.)