De anderhalvemetersamenleving is een grote uitdaging voor veel gemeenten. Vaak is een crisisteam opgericht die voor oplossingen moet zorgen. Dat gaat met vallen en opstaan, zegt Dorien Willems. Zij helpt al jaren organisaties die flexibel werken met FlexWhere, een software-based oplossing. ‘FlexWhere biedt medewerkers inzicht in beschikbare werkplekken en vergaderruimtes. En toont facility managers de bezetting.‘
Aangeboden door
Hoe zorg je dat medewerkers op veilige afstand van elkaar kunnen werken? Die vraag ligt bij veel organisaties voor, nu steeds meer medewerkers terugkeren naar kantoor. Dorien Willems van FlexWhere krijgt deze vraag dagelijks. ‘Door de extra afstand zal een deel van de ruimte vaak niet te gebruiken zijn. Dat geldt trouwens ook voor vergaderruimtes. Er is niet voor iedereen altijd een plekje. Een eigen werkplek is ook meestal verleden tijd. Dat moet je accepteren.’
Schuiven met bureaus
Fysieke aanpassingen zijn lang niet altijd nodig. Willems: ‘De eerste gedachte is vaak: schuiven met bureaus. Al snel kom je daardoor in problemen met stopcontacten, netwerkkabels en vluchtroutes. Als je al de ruimte al hebt om bureaublokken uit elkaar te halen; het draait al snel uit op een dure verbouwing. Daarom raden wij aan om te kijken naar een digitale oplossing. Liefst eentje waarbij je niet allerlei hardware moet installeren.’
Werkplek op digitale plattegrond
Het is belangrijk dat alle medewerkers goed op de hoogte zijn van de actuele situatie op kantoor, zegt Willems. ‘Welke bureaus zijn wel te gebruiken en welke niet? Hoeveel mensen passen maximaal in een vergaderruimte? Wat zijn de looproutes? Is het zinvol om naar kantoor te komen? Wie is online bij die vergadering en wie is fysiek aanwezig?’ Communicatie is daarbij cruciaal, zegt Willems. ‘Dat stopt niet bij het maken van protocollen. Je zult je medewerkers inzage moeten geven in de bezetting.’
Software is onmisbaar voor het anderhalvemeterkantoor, zegt Willems. Facility Managers kunnen op digitale plattegronden aangeven welke bureaus wel gebruikt mogen worden en welke niet. “Medewerkers zien dan op hun app waar een werkplek beschikbaar is en hoeveel ruimte 1,5 meter precies is.” Om te voorkomen dat medewerkers voor niets de reis naar kantoor maken, is het belangrijk dat ze thuis al een werkplek kunnen reserveren.
Activiteitgerelateerde werkplekken
Het loslaten van een eigen, vaste werkplek betekent ook dat medewerkers voortaan zelf kiezen waar ze willen werken. ‘Thuis, op een zit/sta-plek, lekker rustig op de bovenste etage of samenwerken met collega’s in een werkzone, zoals het bedrijfsrestaurant,’ somt Willems enkele voorbeelden op. ‘Nu medewerkers zelf werkplekken kunnen uitkiezen, is het voor facility managers slim om na te denken over activiteitgerelateerde werkplekken.’
Software helpt niet alleen bij het vinden en reserveren van een geschikte werkplek. Ook het lokaliseren van een collega is belangrijk. Willems: ‘Zo kun je met de zoekmachine in FlexWhere achterhalen of een collega aan het werk is en, zo ja, waar die is neergestreken.’
Realtime inzage in de bezetting
Het anderhalvemeterkantoor biedt niet alleen kansen voor de medewerker, maar ook voor de facility manager. Willems: ‘Meten is weten, zeggen ze toch altijd? Doordat medewerkers zelf kiezen waar ze gaan werken, kun je inzichtelijk krijgen welke werkplekken populair zijn.’ Dat heeft niet alleen voordelen voor de lange-termijn. ‘Die data kun je gelijk inzetten voor schoonmaakroosters. Je ziet direct waar mensen die dag hebben gezeten en dus waar extra goed gereinigd moeten worden.’
Het anderhalvemeterkantoor betekent een andere manier van denken voor veel organisaties. Die nieuwe instelling is een blijvertje, denkt Willems. ‘Medewerkers zijn thuis aan de slag gegaan en merken dat dat soms best fijn is. Ze maken kennis met andere collega’s en ontdekken nieuwe werkplekken op kantoor. De vanzelfsprekendheid van het vaste bureau op een vaste afdeling is weg. Dat is een ommekeer voor veel organisaties. Die geest krijg je niet meer terug in de fles.’
Geef een reactie