Transformatie burgerzaken in volle gang, nu de medewerkers nog

Het aantal gemeenten dat bezig is met de transformatie van burgerzaken is gestegen en het aantal medewerkers op de afdelingen burger- of publiekszaken is gedaald. Bijna 40 procent van de gemeenten heeft te maken met medewerkers die niet mee kunnen of willen met de transformatie door digitalisering.

Dat blijkt uit de Monitor Transformatie Burgerzaken (pdf), uitgevoerd door Duo Market Research in opdracht van het A&O fonds Gemeenten. Het onderzoek is in juni 2019 gehouden onder 88 leidinggevenden van burgerzaken of hun vervangers. Hun grootste uitdaging in 2020? Het motiveren/meenemen van medewerkers in de veranderingen. Daarna volgen ‘kennisniveau verbeteren/professionaliseren, de organisatie/structuur verbeteren en tot slot de digitalisering zelf.

In uitvoering

Ruim vier op de tien afdelingen hebben de transformatie afgerond of zijn volop met de uitvoering bezig. Dit is een stijging van 15 procent ten opzichte van de vorige meting in 2018.

Niet mee kunnen of willen

Bijna 40 procent van de gemeenten heeft te maken met medewerkers die de komende periode niet mee kunnen of willen met de transformatie van burgerzaken. Gemiddeld gaat het om 2,7 medewerkers bij de betreffende gemeenten. In ruim de helft van de gevallen loopt de begeleiding nog of moet het uitstroomproces nog opstarten. Ook wordt herplaatsing binnen de gemeente relatief vaak toegepast.

Top 5 knelpunten voor de transformatie:

1. De bewustwording van medewerkers.
2. Te hoge werkdruk door te weinig personele capaciteit.
3. Zorgen dat medewerkers voldoende kennis en vaardigheden hebben om identiteitsvaststelling en voorkomen van fraude goed uit te kunnen voeren.
4. Het werken met medewerkers aan hun inzetbaarheid indien zij niet verder kunnen of willen binnen burgerzaken.
5. Het maken van een plan voor de bedrijfsvoering voor komende periode.

Daling aantal medewerkers

Uit het onderzoek blijkt dat in vergelijking met vorig jaar het gemiddeld aantal medewerkers op de afdeling burger- en/of publiekszaken terugloopt. Gemiddeld waren er 21,8 medewerkers in 2018, in 2019 zijn dat er nog maar 17,6. De verwachting is dat per saldo het aantal (vooral flexibele) medewerkers verder zal dalen.

Nog een aantal interessante uitkomsten uit de monitor op een rijtje:

• Een vijfde van de gemeenten heeft door het verminderen van personeel het gat in de begroting opgevangen dat vanwege de inkomstendaling door het aantal verstrekte paspoorten is ontstaan.
• 11 procent verwacht nieuwe inkomsten voor de afdeling burgerzaken door het uitvoeren van nieuwe taken.
• Driekwart van de gemeenten heeft in 2018 geïnvesteerd in de professionalisering van de afdeling. Gemiddeld gaat het hier om 6 procent van de begroting van de afdeling.
• Bijna tweederde van de gemeenten geeft aan dat alle of veel producten digitaal aan te vragen zijn. Er zijn weinig verschillen met vorig jaar.
• Op dit moment voldoen bij 44 procent van de gemeenten alle, of het grootste deel van de medewerkers, aan de vereisten die vanaf 2020 gelden. Bij de vorige meting was dit nog maar een kwart van de medewerkers.

Big bang

In de gemeente Barneveld is ‘de big bang geweest,’ vertelt Erna Roosendaal, manager dienstverlening. ‘De twee teams KCC en publiekszaken zijn omgevormd tot één team met een front- en een backoffice. We hebben iedereen een plek kunnen geven in het nieuwe team, er zijn geen mensen afgevallen of afgehaakt.’

De succesfactoren zijn volgens haar dat de verandering gefaseerd is ingevoerd en de medewerkers workshops hebben kunnen volgen. ‘We hebben gesprekken gevoerd en gekeken naar de eigen kracht, capaciteiten en de wensen voor de toekomst. Wat kun je, wat wil je en welke opleiding is daarvoor nodig?’ Er zijn functies verbreed en iedereen heeft een plek gekregen in het nieuwe team.

Mensen centraal

De eerste opleidingstrajecten zijn van start en er worden ook cursussen in huis gegeven. ‘We scholen medewerkers nu nog intensiever bij en er is vanuit de gemeente extra budget vrijgemaakt. Het belangrijkste is dat leren ook leuk is om te doen, door de opleidingen te koppelen aan activiteiten om elkaar beter te leren kennen zoals een afsluitende borrel’, aldus Roosendaal. Nog een tip voor gemeenten die moeite hebben om medewerkers mee te krijgen: ‘Zet de mensen centraal, zij zijn de professionals. Faciliteer medewerkers met opleidingen en ruimte voor eigen inbreng.’