Digitaal vergaderen hoort bij het nieuwe normaal. Of toch nog niet helemaal? Gemeente.nu was benieuwd en vroeg een aantal griffiers naar hun ervaring en de stand van zaken.
De Tijdelijke wet digitale besluitvorming, die de basis legt onder het vergaderen in coronatijd, is inmiddels een paar weken oud. Dit betekent dat het gemeentebestuur weer volop aan de slag is, vanuit huis. Veel gemeenten hebben hun eerste online raadsvergaderingen achter de rug. Hoe gaat het in de praktijk?
Aan de digitale vergadertafel
De dag dat de wet in werking trad, begon in Zevenaar ook de raadsvergadering via videoverbinding. Bijna een dertigtal raadsleden schoof aan de digitale vergadertafel. De ‘controlroom’ bevindt zich in de collegekamer, alle raads- en collegeleden loggen vanuit huis in. Al een paar weken hiervoor vond overigens de eerste digitale presidiumbijeenkomst plaats.
Democratie in actie maakte een video, hieronder te bekijken, waarin zowel de burgemeester als griffier Will van der Vlies vertelt over de voorbereidingen. Die laatste zegt daarin dat ze ‘dingen doet waar ze een maand eerder niet van had gehoord’.
Een maand later
Gemeente.nu vroeg Van der Vlies of de onwennigheid inmiddels al een beetje is verdwenen. ‘Het blijft een hele uitdaging. Het ene raadslid gaat er gemakkelijker mee om dan het andere. De navolging van de tips voor digitaal vergaderen wisselt ook. Bijvoorbeeld: houd het kort. Je hoeft niet te beginnen met dank uit te spreken voor de stukken, dat geloven we wel. Aan de andere kant vind ik het een megaprestatie dat we in korte tijd de mogelijkheden van digitaal vergaderen exploreren.’
Valt het mee of tegen? ‘Uiteindelijk valt het me mee hoe snel raads- en commissieleden en wij als ambtelijke ondersteuners er aan wennen. We durven hierin ook kritisch naar onszelf te zijn en staan open voor verbeteringen.’
Echt debat is nog uitdaging
Wat blijkt in de praktijk de grootste uitdaging? ‘Digitaal vergaderen is erg intensief. Langer dan anderhalf uur vergaderen wordt als te veel ervaren. Dat vergt dus aanpassing van de agenda’s en natuurlijk de manier van spreken. Het faciliteren van een echt debat vind ik nog een uitdaging.
‘Je ziet niet altijd direct wie aan de discussie mee wil doen. Soms blijft het bij interrumperen en is het geen debat. Maar ja, dat is fysiek soms ook zo. Om goed digitaal te vergaderen is de voorbereiding mogelijk nog belangrijker dan bij een fysieke vergadering.’ Nog wensen? ‘We zijn nu bezig met digitale stemapplicaties en een gebruikershandleiding voor raadsleden om aan de stemming deel te nemen.’
Online raadsconferentie
IJsselstein hield recent een online raadsconferentie die live werd uitgezonden. Raadsleden vergaderden vanuit huis via een videoconferentiesysteem over de Kadernota. Hoe ging dat? Plaatsvervangend griffier Hanan Khairouni die de conferentie begeleidde: ‘Het digitaal vergaderen beviel goed. De griffie heeft in samenwerking met meerdere stakeholders, zoals ICT, de griffie, het presidium en de aanbieder van het raadsinformatiesysteem, eerst meerdere tests gedaan.
‘Het digitale vergadersysteem valt of staat met functionerende techniek, bijvoorbeeld werkende wifi, van zowel de hostingpartij als van de raadsleden die de vergadering thuis allemaal via een iPad volgen.’
Voelt het al efficiënt of is het nog behelpen? ‘Het was nog even wennen omdat het digitaal werken nog vrij nieuw is. Zo heeft de voorzitter een tool om alleen deelnemers die daadwerkelijk zijn uitgenodigd voor een vergadering mee te laten doen, via de zogenaamde waitingroom. Dit kost aan het begin van de vergadering even tijd. Het is goed opletten om niemand te vergeten. Zo kan wel meteen worden getoetst of er wordt voldaan aan het vergaderquorum.’
Een soort inloop
Khairouni heeft nog een tip: ‘Stel de vergadering al een kwartier van te voren open. Zo heeft iedereen voldoende tijd om rustig ‘binnen’ te komen, een soort inloop zoals bij fysieke vergaderingen.’ Wat zou er beter kunnen? ‘Dat de raadsleden te groeperen zouden zijn op fractie. Dan is gemakkelijk te zien, net als in de raadszaal, of een fractie compleet is. Eigenlijk wil je de raadsleden het liefst zien in een soort van vergadersetting aan de vergadertafel, een plattegrond met bewegende raadsleden.’
Zo zag de conferentie eruit:
Online beëdiging wethouder
Ook Voorschoten ging digitaal, halverwege april vond voor het eerst vond de beëdiging van een wethouder plaats tijdens een online vergadering. Bert Jan Urban is griffier bij de gemeente. ‘Hoewel het technisch wat behelpen was, overheerst een positief gevoel. Zo snel een wethouder aan de slag hebben in deze tijd, draagt bij aan een sfeer van doorpakken. De beëdiging liep goed. Wij kozen ervoor om zo eenduidig, eenvoudig en pragmatisch mogelijk te werk te gaan.’ Lees hoe Voorschoten dat precies aanpakte.
Breiend betrapt achter de webcam
Eerder schreef Hanneke Koene, fractievoorzitter in Eijsden-Margraten, al hoe ze al breiend ‘betrapt’ werd achter de webcam. Els Boers, interim-griffier en adviseur voor lokaal bestuur, vroeg zich in haar blog af of digitaal vergaderen voor altijd zal zijn.
We vergeten de wandelgangen. Een vergadering is het moment waarbij ieder zijn standpunt heeft bepaald aan de hand van gesprekken die reeds onderling zijn gevoerd. De vergadering dient slechts om een besluit te nemen aan de hand van de verschillende meningen. Als het beperkt blijft tot het laatste kan ‘je er niet even een nachtje over slapen’.