Het klinkt simpel en dat is het ook. Een app die er voor zorgt dat iedereen op dezelfde manier registreert en dat de formulieren die daaruit voortkomen, uniform zijn waardoor er minder fouten worden gemaakt.
De problemen rond het persoonsgebonden budget (PGB) waren begin 2015 zo groot, dat er zelfs excuses van staatssecretaris Van Rijn (Volksgezondheid) aan te pas kwamen. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) en de gemeenten waren totaal niet klaar voor de nieuwe opzet.
Inmiddels lijkt de PGB-chaos enigszins bedwongen, maar in de ogen van Dave Verhagen en Arnaud Mulder is de situatie rond het PGB, waarmee burgers zelf zorg of ondersteuning inkopen, nog verre van ideaal. Daarin vonden ze vele gemeenten aan hun zijde. Verhagen (de procesman) en Mulder (de techneut) woonden begin 2015 een presentatie bij over de verandering van AWBZ naar Wmo en de gevolgen die dat zou hebben voor administratieve processen. Met name in de keten rond de uitvoering van het PGB ging van alles mis.
Verhagen: “De wijzigingen in het PGB-proces zijn te haastig doorgevoerd. De processen waren niet ingebed in de organisaties, systemen waren niet uitgekristalliseerd en werkten niet samen, waardoor documentstromen compleet vastliepen en fout op fout werd gestapeld. Iedereen wees naar elkaar en vooral de SVB kreeg er in de media flink van langs. De VNG trok aan de bel bij de Tweede Kamer. Gemeenten signaleerden destijds enorm veel onrust rond het PGB en deden er alles aan om budgethouders en zorgverleners, de belangrijkste slachtoffers van de wijziging, met informatie zo goed mogelijk door de chaos te leiden. De een kreeg z’n geld niet, de ander kreeg geen zorg.”
Stroomlijnen
“Wij zijn in het PGB-dossier gedoken en hebben alle processtromen ontward en uitgetekend”, vervolgt Mulder. “Met als doel om een eenvoudige tool te ontwikkelen waarmee we het volledige proces van registreren, declareren en factureren kunnen stroomlijnen. Op zo’n manier dat zorgverlener, budgethouder, gemeenten en SVB – de schakels in de keten – inzicht hebben in de voor hen belangrijke gegevens. Transparantie dus in plaats van de wirwar van nu. En efficiency in plaats van omslachtigheid. Om een simpel voorbeeld te geven: zorgverleners noteren hun uren nu in een Excelsheet, sturen dat naar de SVB en daar worden de gegevens overgeklopt in het SVB-systeem. Dat kost tijd en laat ruimte voor vergissingen. Jammer, want de stand van de technologie is allang zover dat dit soort zaken relatief eenvoudig te stroomlijnen is: met een app bijvoorbeeld.”
Transparant
De PGB-app moet de muren tussen de belanghebbende partijen afbreken, of daar in elk geval doorzichtige wanden van maken. Verhagen: “Zorgverlener en budgethouder houden afzonderlijk een administratie bij, maar kunnen die nu van elkaar niet inzien. Het zijn twee aparte informatiestromen die langs elkaar heen lopen. Met de PGB-app worden die verschillende stromen samengevoegd.”
In het kort werkt de app zo: de zorgverlener logt in, selecteert de cliënt waarbij hij zorg gaat leveren, inclusief het bijbehorende zorgproduct uit de zorgovereenkomst. Vervolgens start hij de tijdsregistratie bij het begin van de zorglevering en eindigt deze als hij klaar is. De budgethouder op zijn beurt kan de tijdsregistratie van de zorgverlener inzien en als die correct is, goedkeuren. Vervolgens kan de budgethouder op basis van de goedgekeurde tijdsregistraties het (SVB-)urenbriefje automatisch laten genereren. De budgethouder print dat uit, ondertekent het en stuurt het naar de SVB. De zorgverlener kan dan op basis van de goedgekeurde tijdsregistraties zijn factuur maken. Zowel de budgethouder als de zorgverlener kan inzien of de declaratie en facturatie gedaan zijn. Het hele PGB-proces is via de app transparant voor de verschillende partijen.
OV-chipkaart
Groot voordeel is dat iedereen op dezelfde manier registreert en dat de formulieren die daaruit voortkomen, uniform zijn waardoor er minder fouten worden gemaakt. Dat scheelt een hoop tijd aan herstelwerk. Verhagen: “Het klinkt simpel, en dat is het ook. Waarmee we absoluut niet uit het oog verliezen dat het omgaan met digitale middelen niet voor iedereen eenvoudig is. Je moet er veel tijd in steken om mensen daarbij te helpen. Zeker in het begin moet je ook andere mogelijkheden blijven aanbieden. Maar het is ook zo dat de samenleving zo langzamerhand gewend is aan ICT. Kijk naar de OV-chipkaart. Daar zitten ingewikkelde processen achter, maar iedereen kan de kaart gebruiken. Zo is het met de PBG-app ook: ICT- wise is het complex, voor de gebruiker is het relatief eenvoudig.”
Geen databank
Transparantie en efficiency zijn de grote winstpunten van de app, op de voet gevolgd door de afname van fraude. Mulder: “We zitten midden in de ontwikkelingsfase van het basisprincipe, maar zowel op het gebied van de tijdsregistratie als op het op het gebied van beveiliging en privacybescherming zijn er nog tal van technologische mogelijkheden. De app moet uiteraard voldoen aan de privacybeveiligingsnormen van de overheid. Waarbij het goed is om te melden dat de app zelf de gegevens en dossiers van de betrokken partijen niet ‘vasthoudt’. Het is geen databank. De app registreert en ordent en zorgt voor een keurig, uniform, transparant declaratie- en facturatieproces.”
Bestaansrecht
“Naast alle communicatie- en efficiencywinst, denken wij dat het transparant maken van het PGB-traject vooral goed is voor het bestaansrecht van het PGB zelf en voor mensen die daar gebruik van willen maken”, benadrukt Verhagen. “Het PGB heeft beslist z’n meerwaarde als je denkt vanuit het perspectief van zelfredzaamheid. Maar je ziet dat het aantal mensen voor wie het té ingewikkeld is, en daarom maar overgaat op zorg in natura, toeneemt. Dat kan niet de bedoeling zijn. Niet voor mensen die zorg nodig hebben en niet voor gemeenten die een PGB-budget hebben opgenomen in de begroting.”
Tot besluit delen Mulder en Verhagen hun verwondering over de aarzeling bij met name de SVB om de PGB-app te omarmen. “We praten met zoveel mogelijk gemeenten en andere betrokken partijen. We zitten zoals gezegd nog volop in de ontwikkelingsfase en willen daar graag input voor. Vandaar ook de aanmelding op de Pilotstarter. We realiseren ons dat rond ICT een waas van ingewikkeldheid hangt, maar als de eerste stap eenmaal gezet is, zul je zien dat oplossingen veel dichterbij liggen dan gedacht.”
In het kader van de Digitale Agenda 2020 is dit artikel onderdeel van een serie waarin gemeenten/organisaties vertellen over hoe zij denken over, en samen met andere gemeenten aan de slag gaan met, innoveren in dienstverlening en informatievoorziening.
Geef een antwoord