Aanbesteden is een vak, dat heeft de ervaring van met de Fyra wel bewezen. Gaat de nieuwe Aanbestedingswet dit soort debacles voorkomen?
– VISIE –
Rik Stumpel
Op één april wordt, zover nu bekend, de nieuwe Aanbestedingswet van kracht. Deze wet vervangt de oude wetten, en daarmee zijn behoorlijk wat veranderingen en verbeteringen doorgevoerd ten opzichte van Bao, maar voorkomt het ook ervaringen, zoals met de Fyra? Dat is nog maar de vraag.
De kwaliteit van een aanbesteding is afhankelijk van wat gevraagd wordt. De nieuwe wet zorgt er echter wèl voor dat er extra eisen gesteld worden aan het proces van aanbesteden en zorgt ervoor dat dit proces zo veel mogelijk voldoet aan de basisbeginselen van de inkoop en aanbesteden: objectief, transparant, non-discriminatoir en non-proportioneel aanbesteden.
Het lastige daarmee is dat het bestek van veel aanbestedingen een gedrocht wordt omdat de aanbestedende dienst graag (te) goed wil specificeren wat men wil hebben. Ze valt daarbij vaak terug op oude bestekken en vergeet de vraag zoveel mogelijk functioneel te beschrijven. Nu zal dat hier niet het geval zijn, maar in het algemeen geldt wel: als de aanbesteding afgerond is, en het project is gerealiseerd, dan is het antwoord op de vraag “heb ik voor het geld wat ik wilde uitgeven nu gekregen wat ik wilde” bepalend voor de kwaliteit van de aanbesteding.
Kennis en kunde
De nieuwe Aanbestedingswet vraagt dus nog steeds kennis en kunde van gekwalificeerde deskundigen, die oog hebben voor wat de (interne) klant wil, die functioneel kunnen specificeren en die op een goede wijze van marktwerking gebruik maken. Maar wat verandert er nu wel bij Het Nieuwe Aanbesteden? Als je vluchtig door de belangrijkste veranderingen leest, dan lijken dat op het eerste gezicht logische veranderingen. Echter de impact is veel groter dan je denkt en een kleine steekproef leert dat de meeste organisaties er niet klaar voor zijn.
De Aanbestedingswet regelt het aanbesteden zowel onder als boven de Europese drempel, bijvoorbeeld. Dat betekent dat ook alle kleinere aanbesteding (meervoudig onderhands) aan de eisen van deze wet moeten voldoen. Dat betekent automatisch dat er objectieve eisen gesteld worden aan welke partijen benaderd worden voor een offerte, maar ook dat iedere beslissing in het selectietraject duidelijk gemotiveerd moet worden. En dat partijen die afvallen recht hebben deze motivatie te ontvangen. Je kunt dus niet meer willekeurige aanbieders een offerte vragen en je zult meer dan ooit duidelijk en gemotiveerd geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria moeten formuleren.
Proportionaliteit
Zo zijn er ook de Gids Proportionaliteit en de Richtsnoeren Leveringen en Diensten. Deze moeten voor alle aanbestedingen (overheid) onverkort te worden toegepast en eventuele afwijkingen moeten goed gemotiveerd zijn. En al deze aspecten kunnen bediscussieerd worden wat in de afhandeling van een aanbesteding behoorlijk veel werk kan kosten.
De inkoopvoorwaarden zullen getoetst moeten worden aan de nieuwe wet, maar wellicht belangrijker nog: de inkooptrajecten (klein- en groot) moeten er aan voldoen. Uw projectorganisatie en inkoopafdeling zal er op ingericht moeten zijn, wat wel voorbereiding kost en die aanbestedende diensten vraagt om meer klantgericht te worden. Klantgericht voor zowel de interne klant, maar ook de markt! En dat zal voor sommigen een omschakeling betekenen. Klantgericht betekent hier ook dat de gestelde eisen proportioneel en gebaseerd zijn op competenties moeten zijn: een omzeteis is dus niet geldig. En wanneer het om mensen gaat, zul je dus moeten vragen om competenties en niet om specifieke ervaring.
Het Nieuwe Aanbesteden
Bij Het Nieuwe Aanbesteden hoort de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), die bij voorkeur is gebaseerd op het begrip ‘Total Cost of Ownership’. Heeft u al nagedacht hoe u dat kan beoordelen? Het alleen gunnen op ‘laagste prijs’ bestaat dan (gelukkig) niet meer, tenzij men hier duidelijk gemotiveerd voor kiest.
Dit zijn maar enkele van de wijzigingen die op gemeenten afkomen. Het is belangrijk hier klaar voor te zijn, omdat aanbestedingen anderes vertraging opleveren en in het ergste geval veel tijd en geld kosten.
______________________________________________________________________________________________________
Rik Stumpel is managing partner van de Business Development Group (BDG Publiek) en door KING gecertificeerd e-adviseur. BDG Publiek adviseert bij inkoop- en aanbestedingstrajecten, shared services, zowel in het bedrijfsleven als de overheid.
