Veilig, snel en efficiënt digitaal zakendoen

Digitaal zakendoen is voor Den Haag een van de grootste winstpunten in de gemeentelijke dienstverlening. ‘Snel en efficiënt’ is het adagium.

In 2017 gaat de Wet recht op elektronisch zakendoen in werking. Dan moeten overheden al hun diensten digitaal kunnen aanbieden. De gemeente Den Haag bereidt haar organisatie voor op. De Berichtenbox voor bedrijven speelt hierin een belangrijke rol.

Menno Stigter, projectleider en ict-architect bij de gemeente Den Haag, propageert het gebruik van de Berichtenbox voor bedrijven. “Het is een veilig middel om te communiceren”, zegt hij. “Vanwege die veiligheid is de berichtenbox geschikt voor het formele berichtenverkeer met ondernemers. De berichtenbox is veiliger dan e-mail.”

Breed inzetten

De gemeente Den Haag wil de Berichtenbox breder inzetten dan alleen voor de Dienstenwet, waar de tool oorspronkelijk voor ontwikkeld is. “Het gaat in eerste instantie om gba-gegevens voor notarissen, advocaten en deurwaarders”, zegt Stigter. De vraag naar en het verstrekken van persoonsgegevens per papieren post duurde gemiddeld ongeveer 6 weken. Stigter. “Vaak wil je sneller handelen. Door inzet van de Berichtenbox, gekoppeld aan de systemen in de backoffice, verwachten we zo’n 2 tot 3 weken sneller te leveren.”

Ondernemingsdossier

Plan is ook dat het formele berichtenverkeer met de Haagse horeca binnenkort digitaal verloopt. “We hebben met hen een convenant gesloten om het Ondernemingsdossier als het digitale voorkeurskanaal te gebruiken voor bijvoorbeeld vergunningverstrekking. De Berichtenbox voor bedrijven is als communicatiemiddel gekoppeld aan het Ondernemingsdossier.”

Automatiseren

Voor de omschakeling naar digitaal berichtenverkeer zit het meeste werk in de backoffice, volgens Stigter. “We willen de processen zo veel mogelijk automatiseren. Daarvoor moeten we de organisatie en de systemen geschikt maken om informatie correct te verwerken en digitaal goede output te kunnen leveren. Uiteindelijk willen we in 2017, voor de aanstaande Wet recht op digitaal zakendoen, al onze zakelijke producten in principe via de Berichtenbox voor bedrijven leveren.”

Bij voorkeur digitaal

Ter voorbereiding op de nieuwe wetgeving stelt de gemeente Den Haag een hernieuwd kader op waarin de berichtenbox wordt verankerd in het beleid. “We doen nu al aan kanaalsturing vanuit het KCC”, zegt Stigter. “We prefereren internetcontact. Volstaat dat niet dan kan het telefonisch en anders is een bezoek mogelijk. Dit principe moet je ook uitdragen als gemeente: we willen onze berichten bij voorkeur digitaal versturen.”

Winstpunt

Digitaal zakendoen noemt Stigter een van de grootste winstpunten in de gemeentelijke dienstverlening van de laatste decennia. “De Berichtenbox voor bedrijven is daar een goed voorbeeld van. Het ontzorgt: we hoeven ons als gemeente niet meer druk te maken of we met de juiste persoon communiceren en of zijn gegevens correct zijn. Bovendien werkt digitaal zakendoen snel en efficiënt. Met 1 druk op de knop zijn gegevens uitgewisseld, zonder heen en weer telefoneren. Dat scheelt enorm veel tijd.”