OpinieContractmanagement moet intern verkocht worden

0

Inkopers staan niet bekend om hun gave hun ideeën intern te verkopen. Toch moeten en kunnen ze dit wel degelijk.


– Column –


Contractmanagement is hot. En inkoop is de stuwende kracht daarachter. Inkopers zien té vaak dat een goed afgesloten contract niet brengt wat er in zit. De frustratie die dit oplevert is massaal aan het omslaan in acties om meer grip te krijgen op de contractuitnutting: contractmanagement. Een prima ontwikkeling, maar vanzelf zal het niet gaan.

Contractmanagement is mensenwerk en kost best veel tijd. Je kunt het niet automatiseren, hoogstens met een ict-tool ondersteunen. En je doet het er niet eventjes bij. Er moeten extra formatieplaatsen voor worden uitgetrokken, bezet door hoogopgeleide mensen met de nodige communicatieve vaardigheden en sociale competenties. Een serieuze zaak dus.

Professionalisering
Inkopers staan niet bekend om hun gave om hun ideeën intern te verkopen. De professionalisering van de inkoopfunctie alleen al heeft twee decennia in beslag genomen. Kunnen we hier lering uit trekken voor de professionalisering van contractmanagement? Jazeker.

De belangrijkste les is dat onze contractmanagementvisie moet aansluiten op de interne doelgroep. En die is in dit geval drieledig: de directie, controllers en budgethouders. Met ieder hun eigen interessegebied.

Directies zijn geïnteresseerd in geld: wat levert contractmanagement op? Laat door middel van een business case zien wat contractmanagement bijdraagt (Euro’s), wat het kost (FTE’s), en wanneer ze welke besparing kunnen inboeken. Maak de berekening niet te complex; dat komt de betrouwbaarheid niet ten goede.

Business case
De business case is gelukkig vrijwel altijd positief. Mijn overtuiging is dat als inkoop professioneel wordt uitgevoerd én als contractmanagement als een trein loopt, er niets meer te besparen valt op de inkoopuitgaven. Als je een besparingsanalyse uitvoert, toon je daarmee direct de toegevoegde waarde van contractmanagement aan.

Hoeveel mensen moet je op contractmanagement zetten? Vanuit een bedrijfseconomisch perspectief zou je net zoveel contractmanagers aan een organisatie moeten blijven toevoegen, tot de laatste zichzelf niet meer terug verdiend. Dat zal in de praktijk natuurlijk niet werken. Zeker niet nu organisaties massaal aan het afslanken zijn. Maar ik vind dat de ‘laatste’ contractmanager zichzelf wel vijf keer moet kunnen terugverdienen. Kan hij of zij dat niet (meer) waarmaken, dan is de optimale contractmanagementformatie bereikt.

Controllers zijn geïnteresseerd in compliancy en rechtmatigheid. Laat hen zien dat contractmanagement snel de vinger op de zere plek legt. Buiten bestaande contracten kopen is er niet meer bij. Maverick buyers lopen heel snel tegen de lamp. Beleidsafspraken en inkoopprocessen worden gerespecteerd. Geen inkoopgerelateerde problemen met de accountant meer.

Budgethouders willen horen dat de kwaliteit van de geleverde producten en diensten er beter van wordt. Door leveranciers “op de huid” te zitten, leveren ze wat ze behoren te leveren op het afgesproken tijdstip. Daarmee vermijden zij een stilvallende productie. Periodieke leveranciersprestatiemetingen zorgen bovendien voor objectieve kwaliteitsgegevens. Daarmee zijn er geen escalaties en operationele problemen meer met leveranciers.

Verkoop het
Wil je kans maken om contractmanagement goed op de kaart te zetten, dan moet je het goed aanpakken. Dat kan alleen als je je ideeën goed verkocht weet te krijgen. Sluit dus met het plan om contractmanagementproces te implementeren aan bij de doelgroep die je daarvoor benadert. Ik ben er van overtuigd dat er in ieder inkoper een goede verkoper schuilgaat…
______________________________________________________________________________________________________
Wim Nieland is Directeur publiek bij adviesbureau Aeves.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Over Auteur

Reageer