Tekortschietende inlichtingen voor de gemeenteraad kunnen veel ophef veroorzaken, zelfs met opstappen tot gevolg. Om dat risico te vermijden, geeft het college in de praktijk vaak erg ruimhartig invulling aan de wettelijke informatieplicht. Maar tussen tekortschieten en een tsunami van stukken, ligt ergens een optimum.
De Gemeentewet verplicht het college de raad ‘actief en passief’ te informeren. Dit is begrijpelijk, omdat raadsleden zonder informatie onmogelijk de uitvoering van het beleid kunnen controleren. In de praktijk levert dit desalniettemin lastige situaties op, waarin een wethouder liever op safe speelt. Oftewel: stuur alle brieven, nota’s en stukken dan maar blindelings door. Terwijl raadsleden hier onmogelijk in deeltijd doorheen kunnen ploegen natuurlijk.
Meer ‘hotspots’ dan het stadhuis
Daarbij komt dat informatiebronnen van raadsleden veel verder reiken dan de formele stukkenstroom uit het stadhuis. Raadsleden krijgen als volksvertegenwoordiger allerlei informatie mee uit de samenleving. Ze worden in de supermarkt, langs het sportveld of tijdens een inloopavond aangesproken op van alles en nog wat. In een nog lopend onderzoek van VNG Realisatie wordt daarom treffend gesproken over verschillende ‘hotspots’ waar raadsleden informatie vergaren. Het stadhuis is slechts een voorbeeld daarvan.
Raadsleden komen dus niet zozeer voortdurend informatie tekort, maar worden er soms juist mee overspoeld. Dit wordt breed onderkend door griffiers en ook raadsleden zelf, zo bleek uit een recent onderzoek van Klaartje Peters en Peter Castenmiller. De vraag is daarom: op welke manier kan de informatievoorziening richting de raad worden beheerst, op zo een manier dat raadsleden de informatie effectiever kunnen gebruiken in het werk?
Oplossingen binnen bereik
Want ja, die mogelijkheden zijn er. Bijvoorbeeld het versterken van de positie van de griffie. Die kan naast puur secretariële en procesmatige ook meer inhoudelijke ondersteuning aan raadsleden bieden, door bijvoorbeeld raadsvoorstellen te voorzien van een annotatie met inhoudelijke duiding.
Daarnaast kan worden gedacht aan alternatieve, meer creatieve manieren van het overbrengen van informatie. Vanuit mijn werk als onderzoeker voor lokale rekenkamers maken we bijvoorbeeld geregeld gebruik van meer visuele rapportages. Zo stelden we voor de gemeenteraad van Venlo een beknopte folder over dienstverlening op. In Doetinchem maakten we een zogeheten praatplaat waarin we onze voornaamste bevindingen met de raad deelden.
In sommige gemeenten denkt de raad in eigen persoon ook hardop na over de optimalisatie van de informatievoorziening. Zo droeg de gemeenteraad van Haarlemmermeer het ambtelijke apparaat in 2007 al op om raadsstukken te presenteren volgens een vaste structuur. Alle stukken moesten in ieder geval antwoord geven op zes W-vragen.
Wat willen we bereiken; Wat gaan we daarvoor doen; Wat mag het kosten; Wie is daarvoor verantwoordelijk; Wanneer en hoe zal de raad worden geïnformeerd, en Welke overige informatie is beschikbaar. Ruim tien jaar na invoering blijkt dit nog altijd houvast voor zowel raadsleden als ambtenaren te bieden.
De raad is zelf aan zet
Zoals uit deze voorbeelden naar voren komt, is de raad in veel gevallen zelf aan zet. Zij is opdrachtgever van de griffie en kan (extra) budget vrijmaken voor bijvoorbeeld een doorlichting van de informatievoorziening. Hiermee wordt de grote hoeveelheid aan informatie voor raadsleden beter behapbaar en verteerbaar, wat het raadswerk als geheel ten goede komt. Een zinvolle investering?
Jinne Samsom is adviseur bij PBLQ en regelmatig betrokken bij rekenkameronderzoeken. Hij studeerde politicologie en publiceert graag over het lokaal bestuur.
