Raadsleden hebben het recht om van de expertise van de ambtelijke organisatie gebruik te maken. Dat recht is wettelijk verankerd. In de praktijk wordt er weinig gebruik van gemaakt. Dat is erg jammer, want betere voorbereiding door de raad leidt tot betere besluitvorming.
Je eerste vergeet je nooit, zeggen ze. Misschien is je tweede of derde beter, maar wat je je herinnert van je eerste is de intensiteit. De nieuwe gevoelens die bij je loskwamen, nieuwsgierigheid en opwinding. De eerste is niet te vergelijken met iets dat je eerder voelde. Alles is nog mogelijk. Ik was zo groen als gras en zij door de wol geverfd. Mijn eerste… gemeentesecretaris.
Ik was net begonnen als griffier. Zij was de oude rot die in panels werd uitgenodigd om te vertellen wat een slecht idee het dualisme was en dat het nooit zou werken. En dat de griffier een totaal overbodige functie was. Ze had het al tientallen jaren er gewoon bijgedaan, de raad, dus wat was het probleem? Ik had het getroffen.
Ruzie
We ruzieden over alles. Stampvoetend liep ze mijn kamer binnen om haar grieven over mij heen te storten. Ze vond het vooral erg irritant dat ik ‘mijn’ raad niet een beetje in het gareel hield. Het staat niet in mijn taakbeschrijving, zei ik dan, en de stoom kwam uit haar oren. Ze had meer te doen dan al die overbodige schriftelijke vragen te beantwoorden, tijd te besteden aan onuitvoerbare moties en wat? Ambtelijke bijstand? Ik mocht achter het rijtje aansluiten. Geen tijd voor.
De kersverse verordening op de ambtelijke bijstand mocht wat haar betreft worden ‘geprullebakkeerd’. ‘Het staat in de Gemeentewet (artikel 33, had ik opgezocht),’ riep ik nog, maar ze sloeg de deur achter zich dicht en weg was ze.
Modelverordening
Deze herinneringen kwamen bij mij naar boven toen ik zag dat er een nieuwe modelverordening ambtelijke bijstand, inclusief handreiking, is gemaakt door de VNG. Wat is ambtelijke bijstand? Een van de instrumenten in het gereedschapskistje van het raadslid. Raadsleden hebben het recht om van de expertise van de ambtelijke organisatie gebruik te maken.
Ambtelijke bijstand
Als ze aan de slag gaan om initiatiefvoorstellen, amendementen en moties te maken, dan kunnen ze altijd terecht bij hun griffier. Griffiers kunnen echt heel veel, maar niet alles. Misschien is specialistische financiële of inhoudelijke kennis nodig. En meer actualiteiten en achtergronden. De dossiers zijn zwaarder en complexer geworden. En al die kennis zit bij de ambtelijke organisatie. Maar er wordt te weinig gebruikgemaakt van de mogelijkheid tot ambtelijke bijstand. De VNG wil met de handreiking het gesprek over dit instrument stimuleren.
Betere besluitvorming
‘Een goede omgang met ambtelijke bijstand vereist namelijk rolbesef en rolneming van alle betrokkenen: raadsleden, griffie(r), gemeentesecretaris, burgemeester, wethouders en ambtenaren.’ Ja, dat heb ik aan den lijve ondervonden! Natuurlijk moeten er interne regels zijn over tijdsbelasting van ambtenaren en over vertrouwelijkheid van informatie. Maar al met al draagt ambtelijke bijstand bij aan betere voorbereiding en betere besluitvorming. Echt doen dus!
Ze is intussen overleden, mijn eerste gemeentesecretaris, God hebbe haar ziel. Door haar streken en weestand ben ik een betere griffier geworden. Wat ze zeggen is waar, je eerste helpt je groeien.
Helemaal mee eens. In de praktijk gebeurt dit niet of nauwelijks. Niet door de Raad en zelden door de griffie. griffies hoeven dan ook niet onnodig groter te worden, zoals veel griffiers bepleiten. Overigens vind ik dat we best van een griffie mogen verwachten dat er bij raadsleden een bewustzijn wordt aangebracht dat iedere vraga ambtelijke tijd kost , of dit nu van griffie of rest van organisatie is maakt niet uit. De waarvoor of waarom vraag op een goede manier stellen hoort wat mij betreft wel tot de functieomschrijving.
Goed, Pascale, dat je hier nog even expliciet de aandacht op vestigt. Want ze bestaan nog steeds types als jouw “eerste”. Soms in de gedaante van een secretaris, maar soms ook wethouders, burgemeesters en zelfs raadsleden en ambtenaren. Natuurlijk is het nodig om oog te hebben voor de tijdsinvestering van een ambtenaar. Maar daar kunnen duidelijke afspraken over gemaakt worden. Hopelijk dringt het besef nu door dat ambtelijke bijstand alleen maar betere en debatten en besluiten oplevert.