De overheid moet de informatievoorziening rondom het verlenen van vergunningen meer afstemmen op de diversiteit aan inwoners. Publicaties worden nu niet altijd goed begrepen. Dat schrijft de Nationale ombudsman, die daarvoor uitgangspunten en een informatiescan opstelde.
De Nationale ombudsman Reinier van Zutphen ontving de afgelopen jaren signalen dat omwonenden zich onvoldoende of te laat geïnformeerd voelen. Volgens hem komt dat niet alleen door de gekozen informatiekanalen (zoals krant of huis-aan-huisblad), maar ook door ‘de begrijpelijkheid van de informatie’. Publicaties over vergunningen worden niet altijd goed begrepen en soms anders opgevat dan de overheid bedoelt.
Stem te vaak verloren
‘Omwonenden zijn vaak bang dat er overlast op de loer ligt als er veranderingen in hun straat, buurt of wijk op stapel staan,’ schrijft de ombudsman in zijn rapport Informeren = Publiceren? (pdf). ‘Zij willen hier rekening mee kunnen houden en zich niet overvallen voelen. Ook willen zij de mogelijkheid hebben om daarop invloed uit te kunnen oefenen. Hun stem gaat nu te vaak verloren.’
Volgens hem moet de overheid op het moment van informeren de omwonenden meer centraal stellen. Dat betekent ook dat er soms meer moet worden gedaan dan juridisch gezien verplicht is. ‘Oog hebben voor diversiteit en inclusie vormt daarbij de rode draad. Op deze manier hebben zoveel mogelijk burgers de mogelijkheid om hun stem te laten horen en gaan er geen kansen verloren.’
Uitgangspunten
De ombudsman formuleerde verschillende uitgangspunten die ervoor zorgen dat informatie beter wordt begrepen. Zijn aanbevelingen richten zich op drie pijlers:
Wees proactief: verstrek informatie in een zo vroeg mogelijk stadium. Zorg voor een ‘facilitair omgevingsbewustzijn’ bij de betrokken ambtenaren en maak vooraf een omgevingsscan. Er zijn volgens de ombudsman namelijk flinke verschillen in de manier waarop iemand informatie vergaart en hoe hij of zij informatie begrijpt. ‘De ene burger is in staat kennis te nemen van digitale publicaties. De andere burger kan dat niet, omdat hij bijvoorbeeld geen computer heeft of digitaal niet vaardig (genoeg) is. Ook mag niet vergeten worden dat er in Nederland ongeveer 2,5 miljoen laaggeletterde burgers zijn.’
Bied maatwerk: stel de informatieverstrekking af op de diversiteit aan de betreffende burgers. ‘Om inclusie te kunnen waarborgen en zoveel mogelijk burgers te bereiken, is het belangrijk dat er bij de ambtenaren telkens een afwegingsmoment komt, waarop men zich bewust afvraagt welke informatiekanalen in het specifieke geval passend zijn.’ Daarnaast pleit de ombudsman voor het gebruik van een passend aanvullend informatiekanaal wanneer informatie digitaal wordt verstrekt. ‘Zodat de informatie ook de digitaal minder vaardige burgers kan bereiken.’
Zorg voor toegankelijke informatie: informatie moet duidelijk, begrijpelijk en zo volledig mogelijk zijn. ‘Het ambtelijk en juridisch taalgebruik in de informatieverstrekking rondom vergunningverlening zorgt er vaak voor dat burgers informatie niet goed begrijpen of anders opvatten dan wat daarmee wordt bedoeld.’
Hetzelfde geldt volgens ook voor het (digitale) informatiesysteem: ‘Richt het zo in dat de toegankelijkheid voor burgers wordt gewaarborgd en zij er hun weg in kunnen vinden.’
Informatiescan
De ombudsman ontwikkelde ook een informatiescan. Daarmee kunnen gemeenten stapsgewijs in kaart brengen welke omwonenden te maken krijgen met verandering, wat de impact is, welke kanalen hierop het beste aansluiten en of de informatie begrijpelijk is.
