Hoe bereik je inwoners die moeite hebben met lezen beter? Eindhoven startte recent een proef met een beeldbrief. Daarin wordt een boodschap kort en krachtig uitgelegd. In woord én beeld.
Een burgerbrief maken die voor iedereen begrijpelijk is, hoe doe je dat? In Eindhoven loopt momenteel een proef met een beeldbrief (pdf). Zo’n brief bestaat uit een korte, duidelijke tekst, een overzichtelijke en logische opmaak, en ondersteunend beeld. Een beeldbrief verduidelijkt en benadrukt de belangrijke elementen uit de boodschap, bijvoorbeeld wat de ontvanger moet doen of meenemen op een afspraak. Het Eindhovense communicatiemiddel is ook voorzien van een QR-code. Wie deze scant, komt op een pagina waar je met behulp van de voorleesfunctie de inhoud van de brief kunt beluisteren.
Begrijpelijke brieven
Het doel van de proef is om gemeentelijke brieven voor meer inwoners begrijpelijk te maken. Zo’n 15 procent van de bevolking heeft moeite met lezen. De proef duurt in eerste instantie drie maanden en de eerste beeldbrief is inmiddels verstuurd aan mensen van wie het paspoort of identiteitskaart verloopt. Ontvangers van de brief en panels van mensen die moeite hebben met lezen, zullen tijdens de proef hun mening geven.
VIND Antwoorden | Sneller en eenvoudiger de juiste informatie
Voor uw gemeentelijke dienstverlening is het cruciaal dat u in uw digitale loket de actuele en wettelijk juiste omschrijvingen van uw producten en diensten toont.
In een bewoording die voor iedereen te begrijpen is.
Met dank aan Rotterdam
Eindhoven doet dit in navolging van de gemeente Rotterdam, die sinds enkele jaren gebruikmaakt van de beeldbrieven. Het startte ooit als innovatieproject als onderdeel van een Interreg-project. De brieven zijn volgens een bepaalde methodiek opgezet en uitgebreid getest bij de doelgroep. De Maasstad zette vervolgens samen met VNG Realisatie en Gebruiker Centraal een handige kennisbank over beeldtaal in brieven. In de kennisbank is veel informatie verzameld. Zo staan er op de site bestaande brieven die al zijn getest. Andere gemeenten kunnen deze gebruiken.
Wie zelf een beeldbrief wil maken, vindt bijvoorbeeld richtlijnen, beeldmateriaal en instructies hoe je deze vorm van communicatie test. In dit whitepaper worden de principes uitgelegd, net als de diverse stappen om tot een goede beeldbrief te komen en wat wel én niet werkt.
Medewerkers trainen
De Eindhovense proef met de beeldbrief komt trouwens voort uit de motie ‘Heldere communicatie’ die de gemeenteraad vorig jaar september aannam. De gemeente kent al langer een programma om boodschappen eenvoudig te houden. Medewerkers ontvangen training om zoveel mogelijk in korte actieve zinnen te schrijven. En simpele woorden te gebruiken.
Ook in andere gemeenten worden medewerkers getraind op het gebruik van simpele taal. Duidelijker communiceren kan namelijk veel ruis wegnemen. De gemeente Amstelveen nam recent haar communicatie naar cliënten van de sociale dienst en vanuit publiekszaken onder de loep. Een taalprogramma meet daarbij de kwaliteit. Waar nodig worden brieven en formulieren vervolgens aangepast.
Heel mooi initiatief. Waar ik zelf graag ook mee aan de slag ga bij onze woonstichting. Ik denk, omdat gemeentes en corporaties dezelfde groep mensen bedienen, het voor corporaties ook mogelijkheden biedt om hun communicatie en dienstverlening te verbeteren.
Is het een idee om de kennisbank uit te breiden met foto’s en icoontjes geschikt voor de corporatiewereld?
Hoor graag!
Beste Linda,
Bedankt voor je reactie! En dat is inderdaad een goede vraag, wij gaan ernaar kijken.
Goedemiddag,
Interessant artikel! Ook wij zijn ons bij gemeente Nijmegen aan het verdiepen in beeldbrieven en hoe we ze toe kunnen passen. En natuurlijk hebben we ons aangesloten bij http://www.directduidelijk.nl.
Vraag: voldoen de linkjes in uw artikel wel aan de webrichtlijnen? Ze onderscheiden zich alleen doordat ze rood zijn maar niet door een streep eronder.
Dus voor kleurenblinden niet te zien (bv. de link naar ‘handige kennisbank’ en ‘onder de loep’). Wij moeten dat zelf op onze site ook nog aanpassen vandaar dat het me opviel.
Vriendelijke groet, Linda