Eindhovense proef met beeldbrief

Hoe bereik je inwoners die moeite hebben met lezen beter? Eindhoven startte recent een proef met een beeldbrief. Daarin wordt een boodschap kort en krachtig uitgelegd. In woord én beeld. 

Een burgerbrief maken die voor iedereen begrijpelijk is, hoe doe je dat? In Eindhoven loopt momenteel een proef met een beeldbrief (pdf). Zo’n brief bestaat uit een korte, duidelijke tekst, een overzichtelijke en logische opmaak, en ondersteunend beeld. Een beeldbrief verduidelijkt en benadrukt de belangrijke elementen uit de boodschap, bijvoorbeeld wat de ontvanger moet doen of meenemen op een afspraak. Het Eindhovense communicatiemiddel is ook voorzien van een QR-code. Wie deze scant, komt op een pagina waar je met behulp van de voorleesfunctie de inhoud van de brief kunt beluisteren.

Begrijpelijke brieven

Het doel van de proef is om gemeentelijke brieven voor meer inwoners begrijpelijk te maken. Zo’n 15 procent van de bevolking heeft moeite met lezen. De proef duurt in eerste instantie drie maanden en de eerste beeldbrief is inmiddels verstuurd aan mensen van wie het paspoort of identiteitskaart verloopt. Ontvangers van de brief en panels van mensen die moeite hebben met lezen, zullen tijdens de proef hun mening geven.

Met dank aan Rotterdam

Eindhoven doet dit in navolging van de gemeente Rotterdam, die sinds enkele jaren gebruikmaakt van de beeldbrieven. Het startte ooit als innovatieproject als onderdeel van een Interreg-project. De brieven zijn volgens een bepaalde methodiek opgezet en uitgebreid getest bij de doelgroep. De Maasstad zette vervolgens samen met VNG Realisatie en Gebruiker Centraal een handige kennisbank over beeldtaal in brieven. In de kennisbank is veel informatie verzameld. Zo staan er op de site bestaande brieven die al zijn getest. Andere gemeenten kunnen deze gebruiken.

Wie zelf een beeldbrief wil maken, vindt bijvoorbeeld richtlijnen, beeldmateriaal en instructies hoe je deze vorm van communicatie test. In dit whitepaper worden de principes uitgelegd, net als de diverse stappen om tot een goede beeldbrief te komen en wat wel én niet werkt.

Medewerkers trainen

De Eindhovense proef met de beeldbrief komt trouwens voort uit de motie ‘Heldere communicatie’ die de gemeenteraad vorig jaar september aannam. De gemeente kent al langer een programma om boodschappen eenvoudig te houden. Medewerkers ontvangen training om zoveel mogelijk in korte actieve zinnen te schrijven. En simpele woorden te gebruiken.

Ook in andere gemeenten worden medewerkers getraind op het gebruik van simpele taal. Duidelijker communiceren kan namelijk veel ruis wegnemen. De gemeente Amstelveen nam recent haar communicatie naar cliënten van de sociale dienst en vanuit publiekszaken onder de loep. Een taalprogramma meet daarbij de kwaliteit. Waar nodig worden brieven en formulieren vervolgens aangepast.