In 7 stappen naar printerloos werken

Printerloos werken is bijna overal goed mogelijk. In een handreiking staan een zevenstappenplan om de organisatie daarvoor klaar te maken.

De handreiking is van het Agentschap NL dat in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu het nut en de haalbaarheid van printerloos werken laten onderzoeken en dit vervolgens zelf in de praktijk getoetst.

1.

Maak een business case voor printerloos werken, met zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve baten

• onderzoek de huidige kosten voor papier, printers en het aantal prints per jaar en weeg dit af tegen de investeringskosten en milieuwinst of milieulast.
• onderzoek of medewerkers geïnteresseerd zijn in het gebruik van een tablet voor hun werk en of het gebruik van tablets toegevoegde waarde biedt aan het werk.
• onderzoek welke processen c.q. procedures op dit moment wettelijk verplichten tot het uitprinten van papier en beoordeel of dit digitaal kan.
• Onderzoek welke tablet het beste binnen de speicfieke business case past

2.

Bepaal welke medewerkers uitgerust moeten worden met welke ICT-middelen

• Onderzoek mobiliteit en werkpatroon van medewerkers en selecteer bijbehorende ICTmiddelen.
• Onderzoek of medewerkers veel gebruik maken van bedrijfsspecifieke software en beoordeel of dit via tablets beschikbaar gesteld kan worden.

3. 

Leg een wifi-netwerk aan of besluit om via UMTS te werken met tablets

4.

Maak de huidige documenten op de netwerkschijf of het document management systeem eenvoudig toegankelijk voor tablets

• Onderzoek de mogelijkheid om documenten uit te wisselen en te beheren met een tablet
• Breng de documentstructuur op orde en implementeer een oplossing voor het beheren en uitwisselen van documenten via tablets.

5.

Ontwikkel een veiligheidsbeleid

• Ontwikkel een veiligheidsbeleid om mensen bewust te maken van opslag van data, het veilig mobiel data verzenden en voor wat te doen bij verlies of diefstal van apparaten.
• Stel een gebruikersovereenkomst op waarmee de gebruiker akkoord gaat met voorwaarden zoals bijvoorbeeld het op afstand wipen van de tablet.
• Train gebruikers in veiligheidsbewustzijn.

6.

Implementeer mobile device management (MDM) voor het eenvoudig beheren van mobiele apparaten

• Selecteer een MDM-platform
• Implementeer een MDM-platform.

7.

Train gebruikers in het gebruik van de Tablet

• Beoordeel of gebruikers training in het gebruik van de Tablet nodig achten.
• Geef een basistraining
• Stel superusers aan die medewerkers op de werkvloer helpen met problemen en voorzien van tips en trics.
• Stel een online platform open waar medewerkers eenvoudig tips en trics met elkaar kunnen delen.