Het is de laatste jaren steeds gebruikelijker om de prestaties van gesubsidieerde instellingen te meten. Wat krijgen we nu eigenlijk voor ons geld?
– COLUMN –
Waar we in het verleden iets te gemakkelijk een zak
met geld meegaven met de woorden “veel plezier ermee!”, slaat de weegschaal nu
door naar de andere kant. We willen tot op de cent nauwkeurig weten wat onze
investering heeft opgeleverd. Hier wordt iets te snel voorbijgegaan aan het
feit dat het om complexe producten gaat die zich niet zo makkelijk laten meten.
Hoe komen we nu tot een bruikbaar instrument? Ook voor mij is dit nog steeds
een leerproces.
Waarom willen we prestaties meten? Ik kan nu de gemene opmerking maken dat de overheid alles
klakkeloos kopieert wat er in het bedrijfsleven gebruikt wordt, maar er zit wel
een bruikbare dimensie aan.
Not done
In het verleden gaven we het gemeentelijk geld iets te
gemakkelijk weg. Vooral in kleinere gemeenten zat je toch aan een bepaalde
instelling vast en je had geen enkel belang om deze over de kop te laten gaan.
Wanneer de subsidie niet het resultaat opleverde van wat je had gehoopt, maakte
je voor het jaar erop betere afspraken. Het jaar daarna was het dan hetzelfde
liedje. Het was immers ‘not done’ om bij bijvoorbeeld een andere welzijnsinstelling
producten in te kopen. De gedachten hierover zijn in de loop van de tijd anders
geworden.
Daarnaast zijn de komende bezuinigingen een reden om te
kijken of het geld wel doelmatig wordt ingezet. Ambtenaren kijken of ze niet
twee keer hetzelfde product inkopen bij organisaties. Invullen van formulieren
of hulp bij armoede zijn twee voorbeelden van producten die door diverse
instellingen worden aangeboden.
De tijd is daarom meer rijp geworden om afspraken over
prestaties te maken. Maar het maken van deze afspraken, is geen product dat
eenzijdig vanuit de gemeente op papier kan worden gezet.
Proces
Het voorbeeld van een welzijnsinstelling kan uitkomst
bieden. Zo’n instelling kan een arsenaal aan producten bieden die afgevinkt
kunnen worden. Je stuurt dan op de output van die welzijnsinstelling. Maar de
outcome (= het resultaat) hoeft hierdoor niet behaald te worden. De verkeerde
producten zijn dan ingezet. Aan de andere kant heeft de welzijnsinstelling
altijd te maken met coproducenten van een gewenste outcome. Met andere woorden:
je bent afhankelijk van het functioneren en de inzet van andere partijen om tot
een goed resultaat te komen.
Daarom is het belangrijk om na het opleveren van de
jaarcijfers met elkaar in gesprek te gaan over hoe de geleverde prestaties
geïnterpreteerd moeten worden. Mijn eigen voorkeur is om dit te doen met de
professionals van de werkvloer zelf. Zij kunnen aangeven in welk licht de
geleverde cijfers gezien moeten worden. Dan kun je als gemeente beslissen of de
argumenten voldoende hout snijden of niet. Het belangrijkste is dat de
leverende partij een mondelinge toelichting kan geven waarom een resultaat is
behaald of niet.
Ook is het belangrijk dat de prestaties niet direct grote
gevolgen hebben voor de subsidie voor het jaar daarop. De kans is groot dat er
dan gekunstelde resultaten worden gepresenteerd en dat de organisatie zich meer
richt op het presenteren van de cijfers in plaats van de handen aan het bed te
hebben.
Tenslotte is mijn tip om de gewenste prestaties van te
voren te bespreken met de instelling. Op deze manier weet je of je haalbare
doelen stelt. Niemand heeft er iets aan wanneer je als gemeente doelen stelt
die niet behaald kunnen worden. In dat geval is de kans groter dat een
organisatie iemand invliegt die goed is in het presenteren van cijfers. Een wie
houden we dan voor de gek?
Valkuilen
Ik heb zelf veel gehad aan het boek ‘prestatiemeting in de
publieke sector van Hans de Bruijn. Het is een makkelijk leesbaar boek over de
randvoorwaarden waaraan een goede prestatiemeting moet voldoen. Hij noemt een
valkuilen waardoor niet -gewenste effecten ontstaan in de prestatie afspraken.
Door deze valkuilen zichtbaar te maken, krijg je een aantal handvatten om tot
goede afspraken te komen. Ik ga ze in ieder geval toepassen!
Monique Veldt is beleidsmedewerker Wmo bij de gemeente Delfzijl
