Uit onderzoek naar het gebruik van e-readers bij griffies en raadsleden komen zeven do’s naar voren om over te stappen van van papier naar digitaal.
In het kader van Amsterdam e-boekenstad is er onderzoek gedaan naar het gebruik van e-readers bij griffies en raden. De centrale vraag: 'Hoe gebruiken en waarderen de raadsleden en griffies binnen hun functie de e-reader en welke verbeterpunen zien zij.' Gedurende een aantal maanden zijn bij de negen deelnemende gemeenten een aantal e-readers uitgezet. Daarbij is de workflow bij gemeenteraden onderwerp van studie geweest.
De resultaten
Allereerst wijst het onderzoek op de basisfunctionaliteiten. De deelnemers geven aan de leesbaarheid het belangrijkste punt is, die moet gewoon goed zijn. Daarnaast is de doorbladerfunctionaliteit en een goede/accurate zoekfunctie ook iets wat hoog gewaardeerd wordt. Opvallend genoeg is de batterijduur geen issue.
Verder is het updaten en bewerken van documenten essentieel. Iedereen wil op een makkelijke manier werken in de documenten die van belang zijn. Aantekeningen maken, verbeteringen doorvoeren en delen gebruiken in nieuwe documenten is wat essentieel is voor het werk. Eigenlijk moet op een E-reader gewoon kunnen wat iedere modern tekstverwerkingsprogramma ook kan.
De keuze voor het juiste apparaat blijkt dus uit bovenstaande punten. Het aanbod is ruim voldoende om een geschikte E-reader te vinden.
Belangrijker is dat gemeenten het gebruik van E-readers faciliteren en stimuleren. De overstap naar digitaal werken blijkt groot. Vertrouwen ontbreekt regelmatig en men is dus geneigd aan oude gewoonten vast te houden. De obverstap moet dus goed onderbouwt en ondersteund worden.
Ook is het van belang dat gemeenten het werkproces van aanleveren – lezen – bewerken – opslaan – hergebruiken voor hun eigen gemeente in kaart brengen. Inzicht in welke onderdelen anders en efficiënter moeten worden ingericht voor digitaal werken is cruciaal.
Een ander punt van zorg is veiligheid. Er moet nagedacht worden over hoe documenten kunnen worden beschermd zodat alleen de 'juiste personen' ze kunnen inzien en gebruiken.
Zeven aanbevelingen
- Zorg voor een goede digitale documentstroom waar alle benodigde
- Zorg dat het aanmaken en aanleveren van stukken al bij het College van B&W en burgemeester digitaal gebeurd.
- Zorg dat raadsleden een eigen apparaat kunnen krijgen.
- Zorg dat de documentenstroom veilig is en laat e‐mail via een beveiligde omgeving lopen.
- Organiseer een gezamenlijk startpunt met uitleg en organiseer regelmatig bijeenkomsten waarin de laatste ontwikkelingen en tips onderling kunnen worden uitgewisseld.
- Zorg voor draadloos internet (wifi) binnen het stadhuis/gemeentehuis.
- Schaf langzaam de mogelijkheden tot afdrukken in het stadhuis/gemeentehuis af zodat iedereen digitaal gaat werken.
Misschien aanvullend: Besteed in de functionerings-, beoordelings- en in je opleidingsplan aandacht aan digitaal werken.
Wat is de aanvulling van de eerste aanbeveling? Dat is gedeeltelijk weggevallen.
Zorg dat documenten die er toe doen gearchiveerd worden. We hebben die verplichting vanuit de Archiefwet, maar daar wordt veelal te laat over nagedacht.
? Zorg dat de documentenstroom veilig is en laat e-mail via een beveiligde omgeving lopen.
? Zorg voor draadloos internet (wifi) binnen het stadhuis/gemeentehuis.
Gaan die 2 punten wel goed samen????