Een inkoopbesparingsprogramma kan miljoenen euro’s opleveren die zich nu in de plooien van uw organisatie of de zakken van uw leveranciers bevinden.
– VISIE – Special Inkoop & Aanbesteden
Door inkoop in te zetten om geld te besparen zijn de meest pijnlijke
bezuinigingen misschien niet nodig. In deze case study wordt beschreven hoe de gemeente Amsterdam de eerste
fasen van een omvangrijk besparingsprogramma heeft opgezet en uitgevoerd.
In het programakkoord van de gemeente Amsterdam is een prominente plaats
voor inkoop ingericht. Inkoop beslaat een fors deel van de begroting en de
inkooporganisatie is mede- verantwoordelijk voor het behalen van doelstellingen
op gebied van duurzaamheid, toegankelijkheid voor MKB en Social Return. In het
Programakkoord en de daaraan gekoppelde heroverwegingen wordt van inkoop een
bijdrage aan de bezuinigingen gevraagd van ruim 15 miljoen euro.
Pijnlijk
Annelies Soede, hoofd concern inkoop en opdrachtnemer binnen de
gemeente, besluit niet zo maar wat te snijden, maar in
te zetten op verdere professionalisering van de inkooporganisatie. Dit moet het
mogelijk maken, processen beter te beheersen en minder uit te geven aan minimaal
dezelfde kwaliteiten producten en dienstverlening. Het geld dat wordt bespaard kan
mogelijk worden ingezet om de dienstverlening aan burgers en bedrijven op peil
te houden of waar mogelijk de meest pijnlijke bezuinigingen te voorkomen.
Na een offertetraject wordt DPA Supply Chain verkozen om in samenwerking
met de gemeente Amsterdam een stadsbrede crediteuren/uitgavenanalyse uit te
voeren en kennis en ervaring te leveren om een besparingsprogramma op te zetten. De aanpak kent twee belangrijke onderdelen die volg tijdelijk zijn
uitgevoerd:
- uitvoeren van
een analyse op de (inkoop)uitgaven van de afgelopen jaren - inrichten van
een organisatie die de besparingen gaat bedenken en realiseren
Stap 1:
besparingsanalyse
In deze eerste stap wordt de basis gelegd door essentiële informatie
boven water te halen. In het geval van Amsterdam werden gegevens uit meer dan
veertig administraties uit zeer diverse financiële pakketten geconsolideerd in
een systeem waarin vervolgens 95 procent van de uitgaven werden toegewezen en gerubriceerd.
Dit resultaat wordt door de diverse aanleverende organisatieonderdelen getoetst
en vervolgens zijn er voor Amsterdam als geheel en voor bijvoorbeeld stadsdelen
rapportages gemaakt. Gezien de grootte van de gemeente Amsterdam een flinke
klus. Na drie maanden doorlooptijd is er een complete analyse van de uitgaven van 2007,
2008 en een deel van 2009 waarbij inzicht wordt verschaft in het aantal crediteuren,
de inkoopuitgaven en het aantallen facturen in de verschillende
inkoopcategorieën.
Daarna is het mogelijk om een analyse te maken met onderscheid tussen
korte en lange termijn besparingen, rekening houdend met gevoeligheden vanuit
de organisatie en de mogelijkheden van de inkooporganisatie.
Stap 2 Het
besparingsprogramma
Het Hoofd Concern
Inkoop heeft een werkgroep inkoop heroverwegingen ingericht. De inkoopprofessionals
van Amsterdam zijn gewapend met de kennis uit de uitgavenanalyse aan de slag
gegaan om potentiële besparingen te bedenken. In deelsessies zijn alle besparingen
vervolgens beoordeeld, gewogen op haalbaarheid en voorzien van randvoorwaarden,
risico’s en besparingspotentieel.
Na slechts vijf weken doorlooptijd had de inkooporganisatie
van de gemeente Amsterdam tientallen realistische besparingsideeën gegenereerd.
Voor de financiele onderbouwing werd
gebruikgemaakt van de inzichten uit de crediteurenanalyse van stap 1.
De vele goede ideeën
zijn geclusterd in een negental maatregelen. Alle inkoop, primaire zoals GWW,
externe inhuur, facilitaire en gemeentespecifieke dragen bij aan de te realiseren
besparingen. In iedere maatregel is naast het besparingsdoel, ook het
verbeterdoel opgenomen. Amsterdam heeft immers de keus gemaakt te besparen door
te professionaliseren. Binnen inkoop geldt
vaak de regel, beter inkopen is goedkoper inkopen.
Projectplan
De zomer is gebruikt
om de maatregelen verder uit te werken. Een programmamanager heeft de opzet
gemaakt voor het projectplan, de deelprojecten zijn gedefinieerd, uitgewerkt en
gepland, projectleiders gezocht en alles is nu klaar om na besluitvorming in november
ook full swing te kunnen starten. Door de goede voorbereiding en de brede betrokkenheid
bij de vorming van de plannen is er veel draagvlak bij de inkopers die de
maatregelen moeten uitvoeren. Daarnaast is er veel aandacht geweest voor het
positioneren van het professionaliserings- en besparingsprogramma.
Belangrijk
aandachtspunt is de inboekbaarheid van besparingen. Een inkoopbesparing is pas
een bezuiniging als het resultaat op de gemeentebegroting is terug te zien. In
de praktijk blijkt er niet altijd een rechtlijnig verband te zijn tussen een
uitgave en de begroting en de hulp van financieel specialisten is nodig om tot
verdedigbare budgetbesparingen te komen. De besparingsanalyse uit stap 1 helpt
om controllers en managers te overtuigen dat de besparingen concreet te maken
zijn en op budgetniveau inboekbaar zijn.
De gemeente Amsterdam is nu gestart om het besparingsprogramma te realiseren en zal dit
vooral met eigen mensen doen. Dat is ook
belangrijk omdat zonder eigen medewerkers een dergelijk programma geen kans van
slagen heeft bij gebrek aan 'commitment' van de organisatie.
Hans Dussel is senior consultant publiek bij DPA Supply Chain.
Geef een antwoord