Gemeenten willen meer dezelfde producten en diensten gebruiken en ook hun werkprocessen waar het kan uniformeren, zodat ze beter in ketens kunnen samenwerken. Het is nadrukkelijk een beweging vanuit gemeenten. In ’s-Hertogenbosch hebben ze daar een ‘bondje’ voor.
Auteur: Marieke Vos
Gemeenten gaan meer samen organiseren, zo besloten ze in november 2016 op de buitengewone algemene ledenvergadering van de VNG. Met Samen Organiseren willen gemeenten taken in de gemeentelijke uitvoering samen oppakken en succesvolle producten, diensten en werkwijzes die door andere gemeenten zijn ontwikkeld versneld opschalen, zodat alle gemeenten ze kunnen gebruiken. Om dat te doen slagen heb je een aantal dingen nodig, vertelt Irma Woestenberg, gemeentesecretaris ‘s-Hertogenbosch. Zoals een ‘bondje’: “We hebben in ’s-Hertogenbosch een verbond met het hoofd Publieke Dienstverlening, het hoofd ICT en ik. Als het over bijvoorbeeld inkomensvoorziening gaat, zit het hoofd Sociale Zaken erbij. Zo’n bondje werkt heel goed. Ik kan het elke gemeente aanbevelen.”
Bekeerlingen
Woestenberg zit in de stuurgroep van gemeentesecretarissen die het voorstel Samen Organiseren verder uitwerkt voor de komende Algemene Ledenvergadering van de VNG. Er staat onder meer in dat er een governancestructuur met bijbehorende financiering bij de VNG nodig is, in de vorm van een College van Dienstverleningszaken. Is ’s-Hertogenbosch een ‘believer’ als het gaat om Samen Organiseren? Woestenberg: “Eigenlijk zijn we meer een bekeerling. We komen vanuit een situatie dat we veel zelf deden en daarin best voorop liepen met onze dienstverlening en IT.”
Raymond Alexander, hoofd ICT bij de gemeente, vult aan: “We liepen voorop met bijvoorbeeld plaatsonafhankelijk werken, maar met onze maatwerk IT kwamen we terecht in lange trajecten. Als het af was, dan combineerde het lastig met standaarden in de markt. Dat we nu samen gaan organiseren is voor ons een omslag, want we zetten niet altijd een stap vooruit. Soms sluit je een compromis omwille van standaardisatie. Dat is niet erg, want een 8 is ook goed. Het hoeft niet altijd een 10 te zijn.” Woestenberg: “Als je samenwerkt kun je niet bij alles je gelijk halen. Maar je komt wel verder.”
Een nieuwe mindset
Woestenberg kan elke gemeente een eigen, lokaal ‘bondje’ aanraden. Hoe werkt dat in ‘s-Hertogenbosch? Alexander: “Als je als gemeenten een standaard werkwijze gaat vaststellen, dan is het wel zo prettig als je dat doet met mensen uit de gemeentelijke praktijk.” Woestenberg: “Deze manier van werken is echt nieuw en dat gaat niet vanzelf. Het is werken in netwerkverband. Dat moet je landelijk én lokaal organiseren.” Het doel is tweeledig: om echt vanuit gemeenten te werken heb je de betrokkenheid nodig van mensen uit de gemeentelijke praktijk. En om nieuwe werkwijzen die werden ontwikkeld daadwerkelijk in te voeren is die betrokkenheid ook hard nodig.
Dick Meijer, hoofd afdeling Publieke Dienstverlening, geeft Digitale Aangifte Overlijden als voorbeeld: “Dit is inmiddels een landelijke webdienst en maakt het voor uitvaartondernemers veel makkelijker om een overlijden aan te geven. Deze dienst is echt vanuit de gemeentelijke praktijk ontworpen. En kan nu door alle gemeenten worden gebruikt.” Alexander zegt dat ’s-Hertogenbosch veel gebruikmaakt van de Pilotstarter, de plek waar gemeenten samen pilots doen. “We lopen vanuit IT elke dag tegen issues aan waar we oplossingen voor zoeken. In de Pilotstarter kun je dit met elkaar delen. Het is een andere manier van werken dan we als gemeenten gewend zijn, een nieuwe mindset als het ware. We gaan dingen delen en goede oplossingen van anderen gebruiken.”
Breder dan Digitale Agenda 2020
De landelijke voorziening Digitale Aangifte Overlijden (DAO) werd ontwikkeld met ondersteuning van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) en is onderdeel van de Digitale Agenda 2020. Dat programma gaat vooral over dienstverlening en informatievoorziening. Samen Organiseren is breder dan dat, vertelt Woestenberg: “We willen ook onze werkwijzen als gemeenten meer standaardiseren. Zodat we makkelijker in ketens kunnen werken. We digitaliseren niet een bestaand, maar maken een nieuw en gestandaardiseerd proces. Dat digitaliseren we en bieden we aan alle gemeenten aan. Ze hoeven er geen gebruik van te maken, maar als ze dat wel doen dan gebruiken ze de standaard werkwijze.”
Wiel niet opnieuw uitvinden
Gemeenten beginnen met samenwerken op onderwerpen die voor hen allemaal min of meer gelijk zijn, vertelt Woestenberg. Zoals dienstverlening en administratie. Maar ook processen in de inkomensvoorziening, belastingen en straks voor de Omgevingswet. Alexander sluit af: “Met de huidige technologische mogelijkheden kunnen gemeenten dezelfde technische basis gebruiken, dezelfde infrastructuur voor informatievoorziening. Een eenvoudig voorbeeld daarvan vind ik govroam: hiermee kan ik bij elke gemeente meteen veilig aan de slag via hun wifi-netwerk, zonder opnieuw in te loggen. Waarom zouden we het wiel 388 keer opnieuw uitvinden? We kunnen het beter 1 keer oplossen en 388 keer gebruiken.”
Geef een antwoord