Rekenkamer: geheimhouding rond stukken is verwarrend

Geheimhouding mag, maar het moet wel goed gebeuren. Dat is vaak niet het geval, concludeert de Amsterdamse rekenkamer na verkennend onderzoek.

Het gaat om vergaderstukken of delen van vergaderingen. Die zijn ‘actief openbaar’, ‘kabinet’ of ‘beperkt kabinet’. Uit het onderzoek van de rekenkamer blijkt dat veel ambtenaren niet precies weten wat de termen betekenen: 

• Actief openbaar is niet geheim;
• Kabinet is een stuk dat enkel wordt verspreid onder het college en wat medewerkers daaromheen;
• Beperkt kabinet zijn de meest gevoelige stukken, die alleen bij het college, de gemeentesecretaris, de notulist en directeur communicatie worden neergelegd.

Er is ook geen helder systeem om de geheimhouding op vergaderstukken op te heffen, ziet de rekenkamer. Het gebeurt dat ‘geheime’ stukken al voor iedereen te zien zijn op het internet. Slechts een deel van het rapport geheim houden is helemaal een probleem. Verder wordt opmerkelijk slecht onderbouwd waarom de stukken eigenlijk geheim moeten zijn

Handreiking

De rekenkamer heeft een handreiking gemaakt om de meeste problemen uit de wereld te helpen. Er is een apart document met de spelregels voor geheimhouding.