Het beantwoorden van mail slokt steeds meer werktijd op van kantoorwerkers. Bijna 40 procent is per dag één of twee uur bezig met zijn of haar mail. En een derde van hen ervaart stress door de stroom aan mailtjes. Daarom acht tips om slimmer met die mailbox om te gaan.
Uit onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) blijkt dat het beheren van de mailbox bij een heleboel kantoorwerkers tot stress leidt. Daarbij geldt: hoe meer werknemers tijd kwijt zijn aan hun mail, hoe groter hun stress.
Opvallende resultaten
Van de mensen die elke dag twee uur of meer aan besteden (40 procent), geeft de helft aan dat dit voor stress zorgt. Een kleiner percentage, zo’n 11 procent, bestempelt het zelfs als veel stress. Een vijfde geeft aan maar liefst een kwart van de werkdag te besteden aan mail, leidinggevenden zijn er gemiddeld meer tijd aan kwijt.
Omgaan met mail
Een kwart van de ondervraagden ontvangt per dag 50 tot 100 mailtjes. En 42 procent vindt dat de mailstroom wel degelijk afleidt van werkzaamheden. Dat kan anders, zo zegt Anke Algera, voorzitter van de NBPO: “Veel mensen werken reactief in plaats van proactief en dat kost meer energie. Als je werkstress wit reduceren, is het belangrijk de koppeling tussen eigen gedrag en werkstress te wijzigen.” Volgens haar kunnen werkgevers veel kosten en werkuren besparen als ze werknemers adviseren om anders om te gaan met e-mail.
Zet mailmelding uit
Haar eerste tip? Zet e-mailmeldingen (of pop-ups) uit. Maar liefst 90 procent van de kantoorwerkers heeft deze altijd aanstaan en dat leidt behoorlijk af.
Check op gezette tijden
Een ander advies van deze professionele organizer: check op gezette tijden. “Verwerk de mailbox op vaste momenten. Uit ons onderzoek blijkt namelijk dat 59 procent van ondervraagden dat niet doet. Terwijl dat veel tijd kan besparen en de kwaliteit van het werk verhoogt omdat je niet steeds gestoord wordt.”
Gebruik andere middelen
Er zijn meer manieren om zaken sneller en slimmer af te handelen. Zo geeft Algera als tip andere communicatie-platformen te gebruiken, zoals Slack en Yammer. Daarmee kun je bijvoorbeeld communiceren met collega’s of teams zodat je sneller betere beslissingen kunt nemen. Kleine kanttekening: die middelen moeten natuurlijk wel toegestaan zijn en beschikbaar worden gemaakt. Daar schort het volgens Algera nog aan: ruim 59 procent van de ondervraagden vindt dat werkgevers te weinig alternatieven middelen aanreiken.
Maak afspraken
Duidelijkheid is key. Als je goede afspraken maakt over mailgedrag en de gewenste overlegcultuur, neemt dat heel wat ruis weg. Zo worden er vaak onnodig veel mailtjes gestuurd aan verschillende mensen (in cc). Als je vooraf samen hebt bepaald wie over welk onderwerp geïnformeerd moet worden, scheelt dat een heleboel mailtjes die voor de zekerheid worden verstuurd. Afspraken kun je trouwens ook maken over het gebruik van intranet voor algemene informatie, over wel of liever geen bedankmailtjes, leesbevestigingen en out of office reply’s. En zet het onderwerp regelmatig op de agenda van werkoverleggen.
Mail duidelijk
Schep duidelijk in je mailtjes. Benoem welke reactie je verwacht: is het ter info, wil je input of toestemming? Zet erin wanneer je een reactie verwacht of geeft (dat voorkomt herinneringen) en houd het vooral lekker kort en krachtig.
Hanteer de 1-minuut methode
Veel organizers geven deze tip: check je e-mail alleen als je tijd hebt om deze af te handelen. Kun je een mail binnen een minuut (vooruit, een paar minuten) afhandelen? Doe het dan direct. Lukt dat niet, dan zet je hem op de to-do-lijst.
Neem je tijd
Het lijkt soms alsof iedereen altijd direct zijn mail beantwoord, maar laat je vooral niet gek maken. De NBPO noemt op haar site zelfs een etmaal als keurig tijdsbestek voor het beantwoorden.
Hanteer een systeem
Laatste tip: maak en archiveer volgens een systeem. Ken je het systeem Getting Things Done van David Allen al? In dit artikel wordt uiteen gezet hoe dat voor e-mail kan werken.
