• Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Contact
  • Nieuwsbrief

Gemeente.nu

Nieuws voor gemeenten

  • Bedrijfsvoering
    • Aanbestedingen
    • Belastingen
    • Big data
    • Burgerzaken
    • Communicatie
    • Digitalisering
    • Financiën
    • Ondernemersbeleid
    • Organisatie
    • Privacy
    • Vergunningen
  • Sociaal
    • Bijstand
    • Decentralisatie
    • Integratie
    • Jeugdzorg
    • Onderwijs
    • Ouderen
    • Schuldhulp
    • Sport
    • Werk
    • Wmo
  • Veiligheid
    • Boa
    • Cybersecurity
    • Evenementen
    • Handhaving
    • Ondermijning
    • Openbare orde
  • Ruimte & Milieu
    • Afval
    • Bodem
    • Bouw
    • Duurzaamheid
    • Energie
    • Infrastructuur
    • Leefomgeving
    • Omgevingswet
    • Smart city
  • Loopbaan
    • Cao
    • Integriteit
    • Leiderschap
    • Mobiliteit
    • Ontwikkeling
    • Pensioen
  • Bestuur
    • College
    • Gemeenteraad
    • Participatie
    • Samenwerking
    • Raadsledennieuws (archief)
  • Partners Gemeente.nu
    • Annual Insight
    • Centric
    • PinkRoccade Local Government
    • Segment
    • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)
    • Sdu VIND Handhaving
    • Sdu VIND Inkoop en Aanbesteding
  • Whitepapers

Mailbox bron van stress: tips om de druk te verlagen

30 november 2017 door Niobe Moen

Het beantwoorden van mail slokt steeds meer werktijd op van kantoorwerkers. Bijna 40 procent is per dag één of twee uur bezig met zijn of haar mail. En een derde van hen ervaart stress door de stroom aan mailtjes. Daarom acht tips om slimmer met die mailbox om te gaan.

Uit onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) blijkt dat het beheren van de mailbox bij een heleboel kantoorwerkers tot stress leidt. Daarbij geldt: hoe meer werknemers tijd kwijt zijn aan hun mail, hoe groter hun stress.

Opvallende resultaten

Van de mensen die elke dag twee uur of meer aan besteden (40 procent), geeft de helft aan dat dit voor stress zorgt. Een kleiner percentage, zo’n 11 procent, bestempelt het zelfs als veel stress.  Een vijfde geeft aan maar liefst een kwart van de werkdag te besteden aan mail, leidinggevenden zijn er gemiddeld meer tijd aan kwijt.

Omgaan met mail

Een kwart van de ondervraagden ontvangt per dag 50 tot 100 mailtjes. En 42 procent vindt dat de mailstroom wel degelijk afleidt van werkzaamheden. Dat kan anders, zo zegt Anke Algera, voorzitter van de NBPO: “Veel mensen werken reactief in plaats van proactief en dat kost meer energie. Als je werkstress wit reduceren, is het belangrijk de koppeling tussen eigen gedrag en werkstress te wijzigen.” Volgens haar kunnen werkgevers veel kosten en werkuren besparen als ze werknemers adviseren om anders om te gaan met e-mail.

Zet mailmelding uit
Haar eerste tip? Zet e-mailmeldingen (of pop-ups) uit. Maar liefst 90 procent van de kantoorwerkers heeft deze altijd aanstaan en dat leidt behoorlijk af.

Check op gezette tijden
Een ander advies van deze professionele organizer: check op gezette tijden. “Verwerk de mailbox op vaste momenten. Uit ons onderzoek blijkt namelijk dat 59 procent van ondervraagden dat niet doet. Terwijl dat veel tijd kan besparen en de kwaliteit van het werk verhoogt omdat je niet steeds gestoord wordt.”

Gebruik andere middelen
Er zijn meer manieren om zaken sneller en slimmer af te handelen. Zo geeft Algera als tip andere communicatie-platformen te gebruiken, zoals Slack en Yammer. Daarmee kun je bijvoorbeeld communiceren met collega’s of teams zodat je sneller betere beslissingen kunt nemen. Kleine kanttekening: die middelen moeten natuurlijk wel toegestaan zijn en beschikbaar worden gemaakt. Daar schort het volgens Algera nog aan: ruim 59 procent van de ondervraagden vindt dat werkgevers te weinig alternatieven middelen aanreiken.

Maak afspraken
Duidelijkheid is key. Als je goede afspraken maakt over mailgedrag en de gewenste overlegcultuur, neemt dat heel wat ruis weg. Zo worden er vaak onnodig veel mailtjes gestuurd aan verschillende mensen (in cc). Als je vooraf samen hebt bepaald wie over welk onderwerp geïnformeerd moet worden, scheelt dat een heleboel mailtjes die voor de zekerheid worden verstuurd. Afspraken kun je trouwens ook maken over het gebruik van intranet voor algemene informatie, over wel of liever geen bedankmailtjes, leesbevestigingen en out of office reply’s. En zet het onderwerp regelmatig op de agenda van werkoverleggen.

Mail duidelijk
Schep duidelijk in je mailtjes. Benoem welke reactie je verwacht: is het ter info, wil je input of toestemming? Zet erin wanneer je een reactie verwacht of geeft (dat voorkomt herinneringen) en houd het vooral lekker kort en krachtig.

Hanteer de 1-minuut methode
Veel organizers geven deze tip: check je e-mail alleen als je tijd hebt om deze af te handelen. Kun je een mail binnen een minuut (vooruit, een paar minuten) afhandelen? Doe het dan direct. Lukt dat niet, dan zet je hem op de to-do-lijst.

Neem je tijd
Het lijkt soms alsof iedereen altijd direct zijn mail beantwoord, maar laat je vooral niet gek maken. De NBPO noemt op haar site zelfs een etmaal als keurig tijdsbestek voor het beantwoorden.

Hanteer een systeem
Laatste tip: maak en archiveer volgens een systeem. Ken je het systeem Getting Things Done van David Allen al? In dit artikel wordt uiteen gezet hoe dat voor e-mail kan werken.

Vorige artikel
De zeven ‘geheimen’ van onweerstaanbare werkgevers
Volgende artikel
‘De uitbuiting van flexibele medewerkers’

Tags: e-mail, mail, mailbox, werkstress Categorie: Leiderschap, Ontwikkeling

Lees Interacties

GERELATEERD

Computer

Bijna 40 procent van gemeenten beantwoordt e-mail niet op tijd

Ruim 140 van alle 380 gemeenten lukt het niet op tijd een vraag te beantwoorden die per mail of webformulier binnenkomt. Zij voldoen daarmee niet aan de  ‘e-mailgedragslijn voor overheden’. Dat blijkt uit het jaarlijkse onderzoek Bereikbaarheid Gemeenten van Wij Verdienen Beter. Alle gemeenten kregen van hen per mail of webformulier een eenvoudige vraag voorgelegd,... lees verder

Ruim een derde gemeenten goed bereikbaar per mail

Ruim een derde van alle gemeenten (145), oftewel 37 procent, is goed bereikbaar per e-mail. Deze gemeenten antwoorden snel, respecteren de privacy van hun burgers, hebben een openbaar e-mailadres en werpen verder geen drempels op voor het stellen van een vraag. Tegelijkertijd zijn steeds meer gemeenten niet bereikbaar per e-mail. Dat komt uit het onderzoek... lees verder

Oproep om digitale weg informatieverzoeken open te stellen

Open State Foundation roept gemeenten op de elektronische weg voor het doen van informatieverzoeken open te stellen. Gemeenten die de digitale weg de afgelopen jaren hebben afgesloten moeten dit besluit volgens de organisatie heroverwegen. Vooral omdat de dwangsom als de overheid te laat over een Wob-verzoek beslist, is afgeschaft. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob)... lees verder

Geef een reactie Antwoord annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Primaire Sidebar

TOPVACATURES

Docent Burgerzaken (gegevens & privacy) – Segment

Uw Topvacature op Gemeente.nu

Meer vacatures

LAATSTE ARTIKELEN

Menselijke maat_ fundamenteel anders

Opinie Fundamenteel anders, de menselijke maat

12 april 2021

Oproep aan lokale politiek: aandacht voor groene leefomgeving

12 april 2021

‘Handhaving buitenruimte wordt onhaalbaar’

12 april 2021

Windmolens zoekgebieden

Wind op land: veel storm, maar nog weinig energie

11 april 2021

Complexe scheidingen

Hulp bij complexe scheidingen nog in plan- en ontwikkelfase

9 april 2021

Banner SC Aanbestedingsrecht 2021 320x250

GEMEENTE.NU PARTNERS

Meer grip op de gemeentefinanciën
  • Annual Insight

Meer grip op de gemeentefinanciën

Op zoek naar de zorgcowboys
  • Annual Insight

Op zoek naar de zorgcowboys

Schuldenaanpak effectiever met vroegsignalering in de wet verankerd
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)

Schuldenaanpak effectiever met vroegsignalering in de wet verankerd

Proeftuin PinkRoccade helpt gemeenten bij digitale transitie
  • PinkRoccade Local Government

Proeftuin PinkRoccade helpt gemeenten bij digitale transitie

Op weg naar een datagedreven gemeente
  • PinkRoccade Local Government

Op weg naar een datagedreven gemeente

Whitepaper – Trendrapport zorgfraude
  • Annual Insight

Whitepaper – Trendrapport zorgfraude

Datagedreven werken in het sociaal domein
  • Annual Insight

Datagedreven werken in het sociaal domein

Webinar nieuw iBurgerzaken releases 3.10 en 4.0
  • PinkRoccade Local Government

Webinar nieuw iBurgerzaken releases 3.10 en 4.0

Video – PinkRoccade Local Government
  • PinkRoccade Local Government

Video – PinkRoccade Local Government

Friese voorlopers op weg naar Omgevingswet
  • Centric

Friese voorlopers op weg naar Omgevingswet

Makkelijker vragen stellen via live chat met experts
  • PinkRoccade Local Government

Makkelijker vragen stellen via live chat met experts

Collectief leren: juist in coronatijd, maar hoe dan?
  • Segment

Collectief leren: juist in coronatijd, maar hoe dan?

Huizen geeft consultants kijkje in de keuken
  • PinkRoccade Local Government

Huizen geeft consultants kijkje in de keuken

Webinar: Hoe Hoeksche Waard een lerende gemeente werd
  • Centric

Webinar: Hoe Hoeksche Waard een lerende gemeente werd

Aanpassingen Tozo en nieuwe regeling Tonk
  • PinkRoccade Local Government

Aanpassingen Tozo en nieuwe regeling Tonk

VNOG gaat voor financiën vanuit de cloud
  • Centric

VNOG gaat voor financiën vanuit de cloud

Webinar: Cloud
  • PinkRoccade Local Government

Webinar: Cloud

Meer grip op financiële processen in Hellevoetsluis
  • PinkRoccade Local Government

Meer grip op financiële processen in Hellevoetsluis

Common Ground: lonkend lokaal perspectief
  • PinkRoccade Local Government

Common Ground: lonkend lokaal perspectief

Een digitaal loket voor de burger en ondernemer
  • PinkRoccade Local Government

Een digitaal loket voor de burger en ondernemer

Zo kom je tot een robuuste begroting
  • Segment

Zo kom je tot een robuuste begroting

Online geboorteaangifte vanuit het kraambed
  • PinkRoccade Local Government

Online geboorteaangifte vanuit het kraambed

De VVV voor iBurgerzaken: Verbeteren, Verrijken en Vooruitdenken
  • PinkRoccade Local Government

De VVV voor iBurgerzaken: Verbeteren, Verrijken en Vooruitdenken

Webinar: Slimme online dienstverlening in het Sociaal Domein
  • Centric

Webinar: Slimme online dienstverlening in het Sociaal Domein

  • PinkRoccade Local Government

Zet de eerste stap naar Common Ground

De AVG en datalekken
  • PinkRoccade Local Government

De AVG en datalekken

Online training agressie voorkomen: kan dat?
  • Segment

Online training agressie voorkomen: kan dat?

Gegevensuitwisseling: Get Connected met iConnect
  • PinkRoccade Local Government

Gegevensuitwisseling: Get Connected met iConnect

Webinar: Waarom je salarisverwerking uitbesteden loont
  • Centric

Webinar: Waarom je salarisverwerking uitbesteden loont

Gemeenten Stein, Schagen en Hellevoetsluis innoveren met iFinanciën van PinkRoccade
  • PinkRoccade Local Government

Gemeenten Stein, Schagen en Hellevoetsluis innoveren met iFinanciën van PinkRoccade

Vijf redenen om voor Segment te kiezen
  • Segment

Vijf redenen om voor Segment te kiezen

Opinie Bewust omgaan met mogelijkheden digitale dienstverlening
  • PinkRoccade Local Government

Opinie Bewust omgaan met mogelijkheden digitale dienstverlening

Webinar: naar een samenhangende objectenregistratie
  • Centric

Webinar: naar een samenhangende objectenregistratie

Whitepaper – Een datagedreven gemeente
  • PinkRoccade Local Government

Whitepaper – Een datagedreven gemeente

Online BRP-cursus: ‘Even wennen, maar veel geleerd’
  • Segment

Online BRP-cursus: ‘Even wennen, maar veel geleerd’

Centric presenteert Productbeleid Decentrale Overheid 2021
  • Centric

Centric presenteert Productbeleid Decentrale Overheid 2021

Whitepaper – Archiveren voor gemeenten
  • Centric

Whitepaper – Archiveren voor gemeenten

Jelly Frankes: jong, enthousiast en deskundig
  • Segment

Jelly Frankes: jong, enthousiast en deskundig

Whitepaper – Gemeenten ontzorgd met SaaS
  • Centric

Whitepaper – Gemeenten ontzorgd met SaaS

Webinars: Samenwerken aan de decentrale overheid van morgen
  • Centric

Webinars: Samenwerken aan de decentrale overheid van morgen

Eerste Hulp bij Verkiezingen
  • Segment

Eerste Hulp bij Verkiezingen

Juiste identiteitsvaststelling – belangrijker dan ooit
  • Segment

Juiste identiteitsvaststelling – belangrijker dan ooit

BUCH-gemeenten nemen Centric Burgerzaken in gebruik
  • Centric

BUCH-gemeenten nemen Centric Burgerzaken in gebruik

Centric en Stratech bieden totaaloplossing schuldhulpverlening
  • Centric

Centric en Stratech bieden totaaloplossing schuldhulpverlening

Centric en SNG werken samen aan rekenmodule beslagvrije voet
  • Centric

Centric en SNG werken samen aan rekenmodule beslagvrije voet

Eric Gubbels over online leren in coronatijd
  • Segment

Eric Gubbels over online leren in coronatijd

Fokke Dijkstra: ‘Transparantie is key voor privacy’
  • Centric

Fokke Dijkstra: ‘Transparantie is key voor privacy’

Digitale handhaving in het sociaal domein
  • Centric

Digitale handhaving in het sociaal domein

Boa’s: kennis als schild tegen angst en onzekerheid
  • Segment

Boa’s: kennis als schild tegen angst en onzekerheid

BoAcademie lanceert opleiding niveau 4 voor handhavers
  • Segment

BoAcademie lanceert opleiding niveau 4 voor handhavers

De Virtuele Inloopavond
  • Centric

De Virtuele Inloopavond

Whitepaper Talentmatch – Meedoen op de arbeidsmarkt
  • Centric

Whitepaper Talentmatch – Meedoen op de arbeidsmarkt

Whitepaper – De roadmap naar Office 365 voor gemeenten
  • Centric

Whitepaper – De roadmap naar Office 365 voor gemeenten

Aanvullende geweldsmiddelen boa’s horen erbij
  • Segment

Aanvullende geweldsmiddelen boa’s horen erbij

Whitepaper – Participeren met Nes
  • Centric

Whitepaper – Participeren met Nes

De missie van Segment
  • Segment

De missie van Segment

Centric publiceert publieksverslag 2019
  • Centric

Centric publiceert publieksverslag 2019

Schuldenproblematiek door de coronacrisis
  • Segment

Schuldenproblematiek door de coronacrisis

Vernieuwend opleidingsaanbod voor gemeenten
  • Segment

Vernieuwend opleidingsaanbod voor gemeenten


Footer

Snel naar

  • Aanbestedingen
  • Big data
  • Financiën
  • Handhaving
  • Integriteit
  • Leefomgeving

Meer Gemeente.nu

  • Nieuwsbrief
  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin
  • Events

Help

  • Adverteren
  • Contact
  • Spelregels

Powered by Sdu

SDU

 

Het laatste nieuws van Gemeente.nu in je mail?

Meld je aan voor de algemene nieuwsbrief of een van de themanieuwsbrieven van Gemeente.nu.

Aanmelden

×