• Skip to primary navigation
  • Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer
  • Contact
  • Nieuwsbrief

Gemeente.nu

Nieuws voor gemeenten

  • Bedrijfsvoering
    • Aanbestedingen
    • Belastingen
    • Big data
    • Burgerzaken
    • Communicatie
    • Digitalisering
    • Financiën
    • Ondernemersbeleid
    • Organisatie
    • Privacy
    • Vergunningen
  • Sociaal
    • Bijstand
    • Decentralisatie
    • Integratie
    • Jeugdzorg
    • Onderwijs
    • Ouderen
    • Schuldhulp
    • Sport
    • Werk
    • Wmo
  • Veiligheid
    • Boa
    • Cybersecurity
    • Evenementen
    • Handhaving
    • Ondermijning
    • Openbare orde
  • Ruimte & Milieu
    • Afval
    • Bodem
    • Bouw
    • Duurzaamheid
    • Energie
    • Infrastructuur
    • Leefomgeving
    • Omgevingswet
    • Smart city
  • Loopbaan
    • Cao
    • Integriteit
    • Leiderschap
    • Mobiliteit
    • Ontwikkeling
    • Pensioen
  • Bestuur
    • College
    • Gemeenteraad
    • Participatie
    • Samenwerking
    • Raadsledennieuws (archief)
  • Partners
    • Centric
    • Segment
    • TAUW
    • Sdu VIND
    • Sdu VIND Inkoop en Aanbesteding
  • Whitepapers
  • Opleidingen

Mailbox bron van stress: tips om de druk te verlagen

30 november 2017 door Niobe Moen

Het beantwoorden van mail slokt steeds meer werktijd op van kantoorwerkers. Bijna 40 procent is per dag één of twee uur bezig met zijn of haar mail. En een derde van hen ervaart stress door de stroom aan mailtjes. Daarom acht tips om slimmer met die mailbox om te gaan.

Uit onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) blijkt dat het beheren van de mailbox bij een heleboel kantoorwerkers tot stress leidt. Daarbij geldt: hoe meer werknemers tijd kwijt zijn aan hun mail, hoe groter hun stress.

Opvallende resultaten

Van de mensen die elke dag twee uur of meer aan besteden (40 procent), geeft de helft aan dat dit voor stress zorgt. Een kleiner percentage, zo’n 11 procent, bestempelt het zelfs als veel stress.  Een vijfde geeft aan maar liefst een kwart van de werkdag te besteden aan mail, leidinggevenden zijn er gemiddeld meer tijd aan kwijt.

Omgaan met mail

Een kwart van de ondervraagden ontvangt per dag 50 tot 100 mailtjes. En 42 procent vindt dat de mailstroom wel degelijk afleidt van werkzaamheden. Dat kan anders, zo zegt Anke Algera, voorzitter van de NBPO: “Veel mensen werken reactief in plaats van proactief en dat kost meer energie. Als je werkstress wit reduceren, is het belangrijk de koppeling tussen eigen gedrag en werkstress te wijzigen.” Volgens haar kunnen werkgevers veel kosten en werkuren besparen als ze werknemers adviseren om anders om te gaan met e-mail.

Zet mailmelding uit
Haar eerste tip? Zet e-mailmeldingen (of pop-ups) uit. Maar liefst 90 procent van de kantoorwerkers heeft deze altijd aanstaan en dat leidt behoorlijk af.

Check op gezette tijden
Een ander advies van deze professionele organizer: check op gezette tijden. “Verwerk de mailbox op vaste momenten. Uit ons onderzoek blijkt namelijk dat 59 procent van ondervraagden dat niet doet. Terwijl dat veel tijd kan besparen en de kwaliteit van het werk verhoogt omdat je niet steeds gestoord wordt.”

Gebruik andere middelen
Er zijn meer manieren om zaken sneller en slimmer af te handelen. Zo geeft Algera als tip andere communicatie-platformen te gebruiken, zoals Slack en Yammer. Daarmee kun je bijvoorbeeld communiceren met collega’s of teams zodat je sneller betere beslissingen kunt nemen. Kleine kanttekening: die middelen moeten natuurlijk wel toegestaan zijn en beschikbaar worden gemaakt. Daar schort het volgens Algera nog aan: ruim 59 procent van de ondervraagden vindt dat werkgevers te weinig alternatieven middelen aanreiken.

Maak afspraken
Duidelijkheid is key. Als je goede afspraken maakt over mailgedrag en de gewenste overlegcultuur, neemt dat heel wat ruis weg. Zo worden er vaak onnodig veel mailtjes gestuurd aan verschillende mensen (in cc). Als je vooraf samen hebt bepaald wie over welk onderwerp geïnformeerd moet worden, scheelt dat een heleboel mailtjes die voor de zekerheid worden verstuurd. Afspraken kun je trouwens ook maken over het gebruik van intranet voor algemene informatie, over wel of liever geen bedankmailtjes, leesbevestigingen en out of office reply’s. En zet het onderwerp regelmatig op de agenda van werkoverleggen.

Mail duidelijk
Schep duidelijk in je mailtjes. Benoem welke reactie je verwacht: is het ter info, wil je input of toestemming? Zet erin wanneer je een reactie verwacht of geeft (dat voorkomt herinneringen) en houd het vooral lekker kort en krachtig.

Hanteer de 1-minuut methode
Veel organizers geven deze tip: check je e-mail alleen als je tijd hebt om deze af te handelen. Kun je een mail binnen een minuut (vooruit, een paar minuten) afhandelen? Doe het dan direct. Lukt dat niet, dan zet je hem op de to-do-lijst.

Neem je tijd
Het lijkt soms alsof iedereen altijd direct zijn mail beantwoord, maar laat je vooral niet gek maken. De NBPO noemt op haar site zelfs een etmaal als keurig tijdsbestek voor het beantwoorden.

Hanteer een systeem
Laatste tip: maak en archiveer volgens een systeem. Ken je het systeem Getting Things Done van David Allen al? In dit artikel wordt uiteen gezet hoe dat voor e-mail kan werken.

Tagged With: e-mail, mail, mailbox, werkstress Filed Under: Leiderschap, Ontwikkeling

Reageer
Vorige artikel
De zeven ‘geheimen’ van onweerstaanbare werkgevers
Volgende artikel
‘De uitbuiting van flexibele medewerkers’

Reader Interactions

GERELATEERD

Computer

Bijna 40 procent van gemeenten beantwoordt e-mail niet op tijd

Ruim 140 van alle 380 gemeenten lukt het niet op tijd een vraag te beantwoorden die per mail of webformulier binnenkomt. Zij voldoen daarmee niet aan de  ‘e-mailgedragslijn voor overheden’. Dat blijkt uit het jaarlijkse onderzoek Bereikbaarheid Gemeenten van Wij Verdienen Beter. Alle gemeenten kregen van hen per mail of webformulier een eenvoudige vraag voorgelegd,... lees verder

Ruim een derde gemeenten goed bereikbaar per mail

Ruim een derde van alle gemeenten (145), oftewel 37 procent, is goed bereikbaar per e-mail. Deze gemeenten antwoorden snel, respecteren de privacy van hun burgers, hebben een openbaar e-mailadres en werpen verder geen drempels op voor het stellen van een vraag. Tegelijkertijd zijn steeds meer gemeenten niet bereikbaar per e-mail. Dat komt uit het onderzoek... lees verder

Oproep om digitale weg informatieverzoeken open te stellen

Open State Foundation roept gemeenten op de elektronische weg voor het doen van informatieverzoeken open te stellen. Gemeenten die de digitale weg de afgelopen jaren hebben afgesloten moeten dit besluit volgens de organisatie heroverwegen. Vooral omdat de dwangsom als de overheid te laat over een Wob-verzoek beslist, is afgeschaft. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob)... lees verder

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Primary Sidebar

GEMEENTEVACATURES

Senior beleidsadviseur Jeugdhulp – Gemeente Gouda

Adviseur inrichting openbare ruimte – Gemeente Gouda

Toezichthouder WMO/Jeugdwet – Gemeente Gouda

Regionaal beleidsadviseur Arbeidsmarktprojecten – Gemeente Gouda

Adviseur met specialisatie inburgering – VNG Realisatie

Meer vacatures

LAATSTE ARTIKELEN

Versneld 300 miljoen euro voor energiefixers en aanpak isolatie

21 maart 2023

gemeentefonds cbs

Inkomsten uit Gemeentefonds fors toegenomen

21 maart 2023

Opinie De schurende bekostiging van griffie en rekenkamer

21 maart 2023

Goed voorbeeld – Gratis groentetas voor ouders met baby 

21 maart 2023

Duidelijk communiceren: de belangrijkste lessen

20 maart 2023

GEMEENTE.NU PARTNERS

Aan de slag met de Wet open overheid
  • Segment

Aan de slag met de Wet open overheid

Opinie Standaardisatie nodig om Common Ground van de grond te krijgen
  • Centric

Opinie Standaardisatie nodig om Common Ground van de grond te krijgen

Nieuw: Leergang adviseur integrale gebiedsontwikkeling 
  • Segment

Nieuw: Leergang adviseur integrale gebiedsontwikkeling 

Opinie Common Ground moet breder gedragen worden
  • Centric

Opinie Common Ground moet breder gedragen worden

Zomerkorting bij Segment! 
  • Segment

Zomerkorting bij Segment! 

Nieuw personeel in een financiële functie snel inwerken 
  • Segment

Nieuw personeel in een financiële functie snel inwerken 

Vermijd de valkuil van niet integer handelen door raadsleden
  • Segment

Vermijd de valkuil van niet integer handelen door raadsleden

Modules Burgerzakendiploma’s in Noord- en Zuid-Nederland te volgen
  • Segment

Modules Burgerzakendiploma’s in Noord- en Zuid-Nederland te volgen

Beleidsadviseur onderwijs? Deze nieuwe cursus is voor jou
  • Segment

Beleidsadviseur onderwijs? Deze nieuwe cursus is voor jou

Compleet juridisch cursusprogramma voor de waterschapwereld
  • Segment

Compleet juridisch cursusprogramma voor de waterschapwereld

Risico’s en kansen van Common Ground
  • Centric

Risico’s en kansen van Common Ground

Maak medewerkers bewust van cybersecurity
  • Centric

Maak medewerkers bewust van cybersecurity

Digitaliseren in Rotterdam: ‘Volledig vanuit één systeem werken’
  • Centric

Digitaliseren in Rotterdam: ‘Volledig vanuit één systeem werken’

Centric en Arda vergroten securitybewustzijn binnen organisaties
  • Centric

Centric en Arda vergroten securitybewustzijn binnen organisaties

Centric en DiVault, voor duurzaam toegankelijke gemeenten
  • Centric

Centric en DiVault, voor duurzaam toegankelijke gemeenten

‘Co-creatie’ betekent nog niet vanzelf maatwerk 
  • Centric

‘Co-creatie’ betekent nog niet vanzelf maatwerk 

Digitale terinzagelegging volgens Common Ground
  • Centric

Digitale terinzagelegging volgens Common Ground

Blog – Delen die data: Omgevingswet is niet gebaat bij eilandjes
  • Centric

Blog – Delen die data: Omgevingswet is niet gebaat bij eilandjes

Blog – Gebruiksgemak is ook werk uit handen nemen
  • Centric

Blog – Gebruiksgemak is ook werk uit handen nemen

Voorbereid op de piek in Bbz-aanvragen?
  • Centric

Voorbereid op de piek in Bbz-aanvragen?

Podcast – Rechtmatigheid implementeren in de organisatie
  • Segment

Podcast – Rechtmatigheid implementeren in de organisatie

Blog – Nuchter innoveren met Rotterdam
  • Centric

Blog – Nuchter innoveren met Rotterdam

Strategische samenwerking Energiemissie en Centric rond e-factureren
  • Centric

Strategische samenwerking Energiemissie en Centric rond e-factureren

Blog – Innovatie die echt meerwaarde levert
  • Centric

Blog – Innovatie die echt meerwaarde levert

Kijk terug: BOA Webinar over groei van de handhaving
  • Segment

Kijk terug: BOA Webinar over groei van de handhaving

Innovaties Burgerzaken: ‘Meer gemak voor inwoners en professionals’
  • Centric

Innovaties Burgerzaken: ‘Meer gemak voor inwoners en professionals’

Auditbare veiligheid op het gebied van wachtwoorden
  • Centric

Auditbare veiligheid op het gebied van wachtwoorden

Podcast 25 jaar opleiden in de publieke sector
  • Segment

Podcast 25 jaar opleiden in de publieke sector

Súdwest-Fryslân zet de kracht van data op de kaart
  • Centric

Súdwest-Fryslân zet de kracht van data op de kaart

‘Een nieuw paspoort is geen boek dat je even koopt’
  • Centric

‘Een nieuw paspoort is geen boek dat je even koopt’

Opleidingen Omgevingswet voor Twentse gemeenten
  • Segment

Opleidingen Omgevingswet voor Twentse gemeenten

Digitale dienstverlening met de burger echt centraal
  • Centric

Digitale dienstverlening met de burger echt centraal

‘Hybride’ les laat deelnemer kiezen tussen fysiek of virtueel
  • Segment

‘Hybride’ les laat deelnemer kiezen tussen fysiek of virtueel

Met de Meetfiets de gemeente in
  • Centric

Met de Meetfiets de gemeente in

Centric stelt software inburgeringswet vrij beschikbaar
  • Centric

Centric stelt software inburgeringswet vrij beschikbaar

Jongeren als IT’er aan het werk voor Centric via 2TestIT
  • Centric

Jongeren als IT’er aan het werk voor Centric via 2TestIT

AI-assistent verbetert interactie burger met gemeente
  • Centric

AI-assistent verbetert interactie burger met gemeente

Beteugel agressie tegen publieke medewerkers – drie tips
  • Segment

Beteugel agressie tegen publieke medewerkers – drie tips

Business intelligence helpt bij goede ambulancezorg
  • Centric

Business intelligence helpt bij goede ambulancezorg

Provinciale Reservepool met stembureauleden
  • Segment

Provinciale Reservepool met stembureauleden

Centric en Gripvol vergemakkelijken Bbz-aanvraag ondernemers
  • Centric

Centric en Gripvol vergemakkelijken Bbz-aanvraag ondernemers

Verkiezingen in coronatijd: nervositeit en verscheurde stempassen
  • Segment

Verkiezingen in coronatijd: nervositeit en verscheurde stempassen

Diplomastelsel Burgerzaken verandert
  • Segment

Diplomastelsel Burgerzaken verandert

Masterclasses informatiebeveiliging
  • Segment

Masterclasses informatiebeveiliging

BOA Webinar: Na corona – groei handhaving vasthouden!
  • Segment

BOA Webinar: Na corona – groei handhaving vasthouden!

Hoe stel je financiële rechtmatigheid vast?
  • Segment

Hoe stel je financiële rechtmatigheid vast?

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap
  • Centric

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap

Friese voorlopers op weg naar Omgevingswet
  • Centric

Friese voorlopers op weg naar Omgevingswet

Collectief leren: juist in coronatijd, maar hoe dan?
  • Segment

Collectief leren: juist in coronatijd, maar hoe dan?

VNOG gaat voor financiën vanuit de cloud
  • Centric

VNOG gaat voor financiën vanuit de cloud

Zo kom je tot een robuuste begroting
  • Segment

Zo kom je tot een robuuste begroting

Online training agressie voorkomen: kan dat?
  • Segment

Online training agressie voorkomen: kan dat?

Vijf redenen om voor Segment te kiezen
  • Segment

Vijf redenen om voor Segment te kiezen

Online BRP-cursus: ‘Even wennen, maar veel geleerd’
  • Segment

Online BRP-cursus: ‘Even wennen, maar veel geleerd’

Centric presenteert Productbeleid Decentrale Overheid 2021
  • Centric

Centric presenteert Productbeleid Decentrale Overheid 2021

Whitepaper – Archiveren voor gemeenten
  • Centric

Whitepaper – Archiveren voor gemeenten

Jelly Frankes: jong, enthousiast en deskundig
  • Segment

Jelly Frankes: jong, enthousiast en deskundig

Whitepaper – Gemeenten ontzorgd met SaaS
  • Centric

Whitepaper – Gemeenten ontzorgd met SaaS

Eerste Hulp bij Verkiezingen
  • Segment

Eerste Hulp bij Verkiezingen

Juiste identiteitsvaststelling – belangrijker dan ooit
  • Segment

Juiste identiteitsvaststelling – belangrijker dan ooit

BUCH-gemeenten nemen Centric Burgerzaken in gebruik
  • Centric

BUCH-gemeenten nemen Centric Burgerzaken in gebruik

Centric en Stratech bieden totaaloplossing schuldhulpverlening
  • Centric

Centric en Stratech bieden totaaloplossing schuldhulpverlening

Centric en SNG werken samen aan rekenmodule beslagvrije voet
  • Centric

Centric en SNG werken samen aan rekenmodule beslagvrije voet

Eric Gubbels over online leren in coronatijd
  • Segment

Eric Gubbels over online leren in coronatijd

Digitale handhaving in het sociaal domein
  • Centric

Digitale handhaving in het sociaal domein

Boa’s: kennis als schild tegen angst en onzekerheid
  • Segment

Boa’s: kennis als schild tegen angst en onzekerheid

Opinie ‘Kaders’ zijn de nieuwste kleren van de keizer
  • Centric

Opinie ‘Kaders’ zijn de nieuwste kleren van de keizer

BoAcademie lanceert opleiding niveau 4 voor handhavers
  • Segment

BoAcademie lanceert opleiding niveau 4 voor handhavers

De Virtuele Inloopavond
  • Centric

De Virtuele Inloopavond

Whitepaper Talentmatch – Meedoen op de arbeidsmarkt
  • Centric

Whitepaper Talentmatch – Meedoen op de arbeidsmarkt

Whitepaper – De roadmap naar Office 365 voor gemeenten
  • Centric

Whitepaper – De roadmap naar Office 365 voor gemeenten

Aanvullende geweldsmiddelen boa’s horen erbij
  • Segment

Aanvullende geweldsmiddelen boa’s horen erbij

De missie van Segment
  • Segment

De missie van Segment

Centric publiceert publieksverslag 2019
  • Centric

Centric publiceert publieksverslag 2019

Schuldenproblematiek door de coronacrisis
  • Segment

Schuldenproblematiek door de coronacrisis

Vernieuwend opleidingsaanbod voor gemeenten
  • Segment

Vernieuwend opleidingsaanbod voor gemeenten


Footer

Snel naar

  • Aanbestedingen
  • Big data
  • Financiën
  • Handhaving
  • Integriteit
  • Leefomgeving

Meer Gemeente.nu

  • Nieuwsbrief
  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin
  • Events

Help

  • Adverteren
  • Contact
  • Spelregels

Powered by Sdu

SDU

Het laatste nieuws van
Gemeente.nu in je mail?

×