Opinie Meer grip op gemeentelijk vastgoed

De markt met informatiesystemen voor vastgoed-, bouw- en facility management is groot. Voor gebruikers is het lastig om een keuze te maken. Bouwstenen bracht samen met het werkveld de systemen in beeld, vergeleek hun functionele en technische kwalificaties en verzamelde gebruikerservaringen.

In totaal staan er 48 systemen op de website van Bouwstenen, waarvan er 27 geschikt zijn voor de (gemeentelijke) overheid. Met een filter zijn deze te selecteren. De systemen zijn uitgebreid beschreven en ook de gebruikservaringen zijn hier te bekijken. De vergelijkingen, analyses en achtergrondverhalen staan in een aparte publicatie.

Vastgoedinformatie betrekkelijk nieuw
Er is een stijgende behoefte aan transparantie bij gemeenten, met name op het gebied van vastgoed. Op zoek naar oplossingen lijken vastgoedinformatiesystemen een steeds prominentere rol te spelen. Hoewel het lastig is om te formuleren aan welke informatie gemeenten behoefte hebben, zien zij wel dat vastgoedinformatiesystemen aanjagers kunnen zijn om tot professionele managementinformatie te komen.

Houvast bij kiezen
In de publicatie ‘In Control’ worden de managementsystemen met elkaar vergeleken. Aan de hand van overzichtelijke tabellen zijn ze zowel in technische zin als op basis van gebruikerskenmerken te vergelijken. Samen met het groeiende aantal gebruikersreviews op de site biedt dit onderzoek goede handvatten voor gemeenten die op zoek zijn naar een vastgoed- en facility managementsysteem.

Meer grip op gemeentelijk vastgoed
Om de keuze wat eenvoudiger te maken is een aantal relevante aspecten op een rij gezet. Van grote invloed zijn de technische mogelijkheden, zoals het systeemlandschap waarin het systeem wordt geïnstalleerd, en de systemen waarmee het moet worden gekoppeld.

Maar het gaat er uiteindelijk om dat gemeenten meer grip krijgen op hun vastgoed. Er moeten antwoorden komen op vragen als wat is er nodig om de gebouwen te onderhouden, hoe presteren de gebouwen op het gebied van energie en is verduurzamen een optie? Door vooral die vragen goed te formuleren kan een systeem worden geselecteerd, dat aansluit bij het niveau van de gemeentelijke organisatie en dat de juiste bedrijfsprocessen ondersteunt.

Historisch gegroeid
De meeste grote gemeenten werken al met vastgoedinformatiesystemen. Anderen staan zitten middenin het proces om hun vastgoed op orde te krijgen. Krimpen aan den IJssel is in 2010 gestart met het inrichten van een digitaal vastgoeddossier aan de hand van een checklist van Metafoor Vastgoed en Software. Erwin van der Linden, teamleider vastgoed, is klaar voor de volgende stap. “Nu we inzicht hebben in alle vastgoedgegevens gaan we op zoek naar een pakket dat meer behoeften ondersteunt.”

Alphen aan den Rijn is in 2010 begonnen met een inventarisatie van het vastgoed. De status van alle objecten is in beeld gebracht en in september 2015 is de implementatie van een vastgoedinformatiesysteem gestart. Dat bevat kadastrale informatie en geeft toegang tot de contracten die aan een pand hangen met betrekking tot beheer, onderhoud, gebruikers, energiegebruik, enz. Annemieke Reekers, manager vastgoed en verantwoordelijk voor de vastgoedtransitie: “Zo’n traject is beslist de moeite waard, maar wees geduldig. Iets wat in 40 jaar is opgebouwd aan puinhoop kun je niet in een paar jaar herstellen.”

In control
De publicatie ‘In Control’ bevat naast analyses van de systemen interessante achtergrondinformatie. In interviews geven organisaties een kijkje achter de schermen over de wijze waarop zij hun vastgoedbeheer hebben geregeld. Er wordt ingegaan op de toekomst en de integratie met Bouw Informatie Management (BIM). Open Data en Big Data bieden de mogelijkheid om beter op vastgoed te sturen, eenvoudig benchmarks uit te voeren en verbetering van de afstemming met andere partijen. Technische ontwikkelingen als drones (dakinspecties) en sensoren (gebruik, slijtage materialen) zullen in de toekomst ook bijdragen aan efficiënter gebouwbeheer.