De hele gemeente moet anders kijken naar Informatietechnologie en Informatievoorziening. Niet de IT-afdeling, maar de vakafdelingen gaan erover. In ieder geval in Amersfoort.
Wim Vreeman werkt al tien jaar voor ‘zijn’ gemeente Amersfoort. Maar de tijden zijn spannender dan ooit voor de CIO en afdelingsmanager IT Dienstverlening en Advies sinds in 2014 werd geconstateerd dat het anders moest.
Amersfoort (ruim 154.000 inwoners) was een regiegemeente en sectorgewijs georganiseerd. Maar de vragen van de moderne stad vragen om een integrale en opgavegerichte aanpak. Vreeman: “Daarom hebben we het sectormodel losgelaten en zijn we overgegaan naar een directiemodel met twintig vakafdelingen. Ook hebben we kritisch gekeken hoe we de informatietechnologie en informatievoorziening optimaal konden aansluiten op de nieuwe organisatie. We besloten om toe te werken naar één centrale IT-IV-organisatie, vanuit een ‘demand-supply’ gedachte. Op die manier werk je opgavegericht en bied je de stad de dienstverlening die het nodig heeft. IT moet af van ‘het ketelhuis-imago’ en verbonden worden met de vakafdelingen en echt waarde toevoegen.”
Anders samenwerken
De raad heeft een IT-visie vastgesteld en die visie biedt kaders met daaraan gekoppeld richtinggevende thema’s, veelal afgeleid van de landelijke ontwikkelingen. “Richting vanuit de raad voor IT is belangrijk. Een opdracht uit de Digitale Agenda 2020 bijvoorbeeld is van betekenis voor de héle organisatie, dus draagvlak en samenwerking zijn essentieel. Waar liggen de raakvlakken om met elkaar de vragen van de stad aan te pakken? Denk aan de veiligheid van een wijk. Kijk je dan naar bijvoorbeeld criminaliteitscijfers, of neem je ook zaken mee als bevolkingssamenstelling, onderwijsniveau en de voorzieningen? Door zo’n multidisciplinaire bril blijkt het probleem soms ergens anders te liggen dan je dacht.”
Leren en bijsturen
Een nieuwe IT-visie, een nieuwe organisatie-inrichting: het is sneller gezegd dan gedaan. Vreeman: “Alles wordt complexer, systemen zijn aan elkaar gekoppeld, soms heb je te maken met verouderde systemen. Ontwikkelingen gaan razendsnel en de toekomst voorspellen met een horizon van vier jaar is bijna niet te doen. Desondanks proberen we innovatieruimte te creëren en een koers uit te zetten richting 2020 zonder dat je daar nu al gedetailleerd over kunt zijn. En als het nodig is, gaan we met een aangepast verhaal naar de raad. Organisatieontwikkeling is een proces van leren en bijsturen. Van adviseren en keuzes voorleggen. Met hulp van de vakafdelingen. Zij kunnen vanuit de inhoud en de organisatie vertellen wat ze nodig hebben. Grappig genoeg komen ze dan vaak met een IT-oplossing, terwijl IT niet altijd de oplossing is. Ik zeg altijd: kom met problemen in plaats van met oplossingen. Van daaruit kunnen we verder.”
Nieuw samenspel
“De hele organisatie moet anders kijken naar Informatietechnologie en Informatievoorziening. Tot voor kort nam het IT-management de beslissing terwijl de vakafdeling erover moet gaan. Maar die moeten ook wennen aan hun nieuwe rol. Het vraagt om een nieuw samenspel. De collega’s die het vak begrijpen moeten de IT-mensen onderwijzen. En de techneuten maken de vertaalslag naar de inhoud. Dat is best weerbarstig, want het algemene idee is dat IT ingewikkeld is. Dat is een blokkade. We moeten een brug slaan tussen vakinhoud en techniek. Alles voor dat ene doel: met IT-IV de vakafdelingen ondersteunen in hun primaire taak. En we hebben het in Amersfoort wel over twintig afdelingen, dus dat is een pittige wedstrijd.
Kunnen we alles zelf? Nee, daarom spreekt ‘samen organiseren’ ons zo aan, bijvoorbeeld in het kader van de Digitale Agenda 2020. Neem de landelijke Verhuisvoorziening en de Digitale Aangifte Overlijden. Het zijn lastige zaken om in je eentje te realiseren. Dan sluiten we ons liever aan bij de standaardvoorzieningen.”
“Maar nogmaals, weerbarstig is het wel, zeker om het tempo erin te houden. Ondertussen komen er allerlei vragen op ons af. Wat doe je met de regievoering, moeten we zaken naar de cloud brengen, is SAAS (Software as a service) een oplossing? En de mindset van de collega’s is belangrijk. De functioneel beheerder van vandaag is de informatiemanager van morgen. Zo’n omslag is niet voor elke collega makkelijk. Coaching, begeleiding en instroom van nieuwe jonge mensen helpen daarbij.”
