Ook in de gemeente Moerdijk werken de meeste medewerkers door de coronamaatregelen thuis. Hoe zorg je in dit tijdperk dat iedereen op de hoogte is en betrokken blijft? ‘Met podcast heb je er een flexibel, makkelijk in te zetten, vernieuwend en bijzonder communicatiemiddel bij.’
In Moerdijk staat interne communicatie hoog op het prioriteitenlijstje. De coronacrisis gaf daaraan nog een extra impuls. Want met het werken op afstand ligt vervreemding op de loer. Dus bedacht Mirjam de Kruif, adviseur interne communicatie, een wekelijkse podcast – het ‘Podcasteel’ – waarin allerhande onderwerpen aan bod komen. Van een uitspraak van de Raad van State tot de grote drukte bij de milieustraat.
Denk ook aan een lopende discussie binnen de gemeente, of aan een interview met boa’s of burgemeester. Wat maakt de podcast een geschikt communicatiemiddel en wat heb je nodig als je er ook mee aan de slag wilt? Gemeente.nu vroeg naar tips en tricks van de makers van de Moerdijkse podcasts, Mirjam en haar teamgenoot Remko de Kok.
De waarde van podcast
Waarom juist podcast als communicatiemiddel? Mirjam: ‘Ik vond mail en intranet wat te oppervlakkig, zeker in deze tijd van veel thuiswerken, het plotse gebrek aan contact en daarmee ook gemis aan saamhorigheidsgevoel. Ik wilde iets dat plaats- en tijdonafhankelijk zou zijn, makkelijk voor collega’s om op te pakken. Video is behoorlijk arbeidsintensief en je hebt het risico van gebrekkige wifi en streaming. Bovendien waren we net overgestapt naar werken via laptop en mobiele telefoon. Een middel dat daar een extra duwtje aan gaf, was mooi meegenomen. En ik moest denken aan het saamhorigheidsgevoel in de film Good morning Vietnam, dat wilden we ook voor Moerdijk.’
Remko over waarom het middel juist nu zijn waarde bewijst: ‘Grootste pluspunt is denk ik dat mensen kunnen kiezen wanneer, waar en via welk apparaat ze luisteren. Met hun mobiel, laptop, pc of zelfs de autoradio. In een kantoor, werkend achter een vaste pc, doe je niet zo snel oortjes in om te gaan luisteren. Dat kan nu, thuis of onderweg met je mobieltje, wel. Verder is het persoonlijk te maken door collega’s te interviewen. Ze kunnen er echt aan meedoen, méér dan wanneer ze bijvoorbeeld iets bijdragen aan een tekst. En het is leuk om een teamgenoot of juist minder bekende collega live te horen vertellen.’
Likes & luisteraars
De reacties stemmen positief. ‘We merken aan likes en opmerkingen in overleggen en ander contact dat er in alle gemeenteteams luisteraars zitten. We krijgen tips over onderwerpen en wie we ook eens zouden moeten interviewen. Er zijn ook al acties ingezet of versneld naar aanleiding van interviews,’ zegt Remko.
Mirjam: ‘Er is één keer een reactie geweest in de sfeer van: dit is maar wat hobbyen. Dat is natuurlijk jammer, maar dat kleeft ook wat gemakkelijk aan het communicatievak – leuke dingen maken. Verder zijn de reacties leuk, positief. Van “leuke uitzending” en “fijn dat ik in de podcast zat” tot de vraag waar het Podcasteel blijft als we een dag te laat zijn. Er is ook al een keer gevraagd of we niet de hele dag radio kunnen maken.’
Ingrediëntenlijst
Aan de slag. Wat heb je hiervoor nodig? ‘Wij kozen bewust voor duopresentatie,’ steekt Mirjam van wal. ‘Dat geeft afwisseling en dynamiek. We zijn eenvoudig begonnen met een iPad met voicerecorder en een goede microfoon die we allebei al hadden. Vanwege de huidige coronaregels nemen we nu via Teams het geluid op met een mobiele telefoon. De geluidskwaliteit is dus niet van studioniveau, maar via een gratis audio-bewerkingsprogramma redelijk goed te corrigeren en te monteren.
‘Verder werkt het mee als je een beetje creatief kunt denken en in staat bent een onderwerp op een net wat andere, verrassende manier aan te vliegen en te presenteren. Met niet al te voor de hand liggende vragen, en af en toe een grappig geluidseffect erin gemonteerd, bijvoorbeeld een jingle. Zodat het lekker luistert en niet alleen maar voortkabbelt. Een beetje lef is ook handig, wees niet bang en maak gerust een grapje af en toe. Dat maakt het alleen maar leuker voor luisteraars. We plaatsen het geluidsbestand op intranet en in Teams, en we appen het aan wat collega’s die het weer doorgeven anderen.’
Een aflevering kost ongeveer vier uur om te maken, van het schrijven van teksten tot montage. Remko: ‘Dit lijkt misschien veel, maar als we alles wat we in het Podcasteel benoemen als intranetberichten zouden schrijven, afstemmen en plaatsen, dan ben je zeker dezelfde tijd kwijt. Met meer uren, terwijl het bereik nu groter lijkt te zijn.’
Gouden advies
Mirjams gouden tip? ‘Doen: gewoon beginnen! Schrijf een script, pak een telefoon en begin. Houd geen brede landdag met je communicatieteam, bestuur of andere afdelingen of het wel kan, mag, moet of verstandig is. Je investeert niets dan tijd die je anders aan andere communicatiemiddelen zou besteden, maar je hebt er een flexibel, makkelijk in te zetten, vernieuwend en bijzonder communicatiemiddel bij.’
Hun podcast blijft, ook na het corona-tijdperk. Remko: ‘Daar lijkt het wel op, het Podcasteel heeft een serieuze plek veroverd tussen de gebruikelijke communicatiemiddelen zoals Teams, intranet en mail. Ook omdat de voordelen van thuiswerken zo voelbaar zijn dat er straks meer thuis gewerkt zal worden.’
Waarom als gemeente of beleidsmedewerker steeds opnieuw het wiel uitvinden? Deel de succesverhalen in onze rubriek Goed voorbeeld! Opgeven? Mail: gemeente.nu@sdu.nl
Geef een reactie