Onderhandelen voor een gemeente is een kunst

Inkopers van gemeenten hebben twintig jaar niet mogen onderhandelen – oké, alleen bij hoge uitzondering – maar dankzij de herziene Aanbestedingswet sinds juli dus weer wél. Dat vraagt om aanscherping van vaardigheden. “Professioneel onderhandelen is een vak, en onderhandelen voor een gemeente is een kunst.”

Tot afgelopen juli mochten inkopers voor gemeenten en lokale overheden alleen onderhandelen bij uitzonderingssituaties die heel precies in de Aanbestedingswet stonden omschreven. De opdracht werd dan gegund aan de ondernemer met de beste offerte.

“Maar dat een onderneming heel erg goed offertes kan maken, betekent niet altijd dat het ook de beste uitvoerder van de opdracht is. Maar daar kwam je dan pas achter tijdens de uitvoering zelf”, vertelt mr. Tim Robbe. Robbe heeft ruim tien jaar ervaring met de uitzonderingsgevallen waarbij onderhandelen vanuit gemeentelijke aanbesteding was toegestaan. Onder de herziene wetgeving is onderhandelen niet langer een uitzondering; het gaat eerder ‘de regel’ worden.

“Bij de herziening van de Aanbestedingswet hebben heel veel overheden en ondernemers aangegeven dat ze tijdens het aanbestedingsproces graag de mogelijkheid willen hebben tot onderhandelen, met elkaar praten en overleggen. Zowel een-op-een, aanbesteder en ondernemer, als met een groep, aanbesteder met alle betrokken ondernemers. Want op moment van aanbesteding is nog niet altijd duidelijk hoe bepaalde uitdagingen in het bestek op de beste manier opgelost kunnen worden. Overleg tijdens het aanbestedingsproces geeft dan ruimte aan samen effectieve oplossingen bedenken.”

Misvattingen bij aanbestedingen
In de praktijk komt Robbe momenteel een aantal misvattingen onder gemeentelijke inkopers tegen. Zo is er soms verwarring over welke procedure je mag gebruiken. “Als inkoper moet je, vóórdat je de aanbesteding uitschrijft, bepalen of je dit volgens de onderhandelingsprocedure gaat doen óf via de welbekende klassieke procedure zonder onderhandeling. Want zodra je de aanbesteding hebt uitgeschreven, bijvoorbeeld met onderhandelingsprocedure, mag je tijdens dat proces niet opeens zeggen ‘ik schakel toch weer over op de klassieke procedure want die ken ik beter.’ Daarmee zou je tussentijds de voorwaarden van de aanbesteding aanpassen, wat voor de betrokken ondernemers een terechte aanleiding voor een juridische procedure is.”

Ook bestaan er misvattingen over de term ‘geselecteerde partijen’ bij een aanbesteding. Robbe: “Ik ben al meermaals tegengekomen dat een inkoper denkt zelf een aantal ondernemers te mogen selecteren waar hij of zij voorkeur voor heeft. Een voorselectie, zeg maar. Maar dat mag dus niet! Geselecteerde partijen zijn ondernemers die zich via een officiële procedure kwalificeren omdat ze aan bepaalde vereisten voldoen. En alle ondernemers mogen aan die selectieprocedure meedoen.”

Verder komt Robbe soms opvattingen tegen over wat onderhandelen nu precies inhoudt, die niet stroken met de wetgeving. “Mensen denken soms ten onrechte dat professioneel onderhandelen vergelijkbaar is met bijvoorbeeld het onderhandelen wanneer je als particulier een auto wilt kopen. Je gaat naar dealer A en vraagt om een prijs, dan ga je naar dealer B en kijkt of deze onder de prijs van A gaat zitten, en soms probeer je dat ook nog eens bij dealer C… Dat mag dus niet bij professioneel onderhandelen. Je mag wél met de geselecteerde ondernemers een-op-een om tafel gaan zitten. Maar het is heel belangrijk dat je dat eerlijk doet, iedereen dezelfde informatie geeft en dat je het gelijkheidsprincipe hanteert.”

Onderhandelen kan je leren
Van inkopers vraagt de herziene Aanbestedingswet, zacht gezegd, om enige aanscherping van de onderhandelingsvaardigheden. “Voorheen hadden inkopers bij de gemeente niet of nauwelijks onderhandelingsvaardigheden nodig. Nu het onderhandelen weer gangbaar wordt, kan je je afvragen hoe goed de meeste inkopers deze kunst nog beheersen. En nu het weer mag, kan je erop wachten dat hoger management, bestuurders en gemeentepolitici druk gaan uitoefenen op gemeentelijke inkopers dat zij dit ook daadwerkelijk gaan doen.”

“Onderhandelen is geen hogere wiskunde, hoor, maar het is wel een kunst die om enige oefening vraagt”, stelt Robbe. Daarbij helpt het om de spelregels goed te kennen en wat tips en tricks achter de hand te hebben. Hij licht dit toe: “Veel gemeentelijke inkopers leggen tijdens de onderhandelingen nu nog véél te snel al hun wisselgeld op tafel. Bijvoorbeeld door hun uiterste deadline meteen weg te geven. Ze willen bijvoorbeeld dat een klus over twee weken wordt opgeleverd, en zeggen dat dan ook tegen de ondernemer. Dat is niet handig, want in de praktijk loopt dat nog wel eens uit. Als ze zouden zeggen ‘Ik wil dat het over een week klaar is’, gaat de ondernemer waarschijnlijk eerst heel diep zuchten, maar toch kijken of hij je tegemoet kan komen.”

Om discussie te voorkomen of de onderhandelingsprocedures wel correct zijn gevolgd, adviseert Robbe om gesprekken met individuele ondernemers altijd op te nemen. “Onder de herziene wet gaat het er niet alleen meer om wat je op papier hebt staan, maar ook om wat er mondeling is besproken. Dit vanwege het gelijkheidsprincipe. Heel belangrijk: meld de ondernemer dat je het gesprek opneemt, maar benadruk dat de opname alleen gebruikt wordt als bewijs wanneer er discussie over de procedure zou ontstaan. Meld je dat niet, dan gaat een ondernemer heel erg op zijn woorden letten uit angst dat de opname tegen hem of haar gebruikt wordt. En dat komt de onderhandeling niet ten goede.”