• Skip to primary navigation
  • Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer
  • Contact
  • Nieuwsbrief

Gemeente.nu

Nieuws voor gemeenten

  • Bedrijfsvoering
    • Aanbestedingen
    • Belastingen
    • Big data
    • Burgerzaken
    • Communicatie
    • Digitalisering
    • Financiën
    • Ondernemersbeleid
    • Organisatie
    • Privacy
    • Vergunningen
  • Sociaal
    • Bijstand
    • Decentralisatie
    • Integratie
    • Jeugdzorg
    • Onderwijs
    • Ouderen
    • Schuldhulp
    • Sport
    • Werk
    • Wmo
  • Veiligheid
    • Boa
    • Cybersecurity
    • Evenementen
    • Handhaving
    • Ondermijning
    • Openbare orde
  • Ruimte & Milieu
    • Afval
    • Bodem
    • Bouw
    • Duurzaamheid
    • Energie
    • Infrastructuur
    • Leefomgeving
    • Omgevingswet
    • Smart city
  • Loopbaan
    • Cao
    • Integriteit
    • Leiderschap
    • Mobiliteit
    • Ontwikkeling
    • Pensioen
  • Bestuur
    • College
    • Gemeenteraad
    • Participatie
    • Samenwerking
    • Raadsledennieuws (archief)
  • Partners
    • Centric
    • Segment
    • TAUW
    • Sdu VIND
    • Sdu VIND Inkoop en Aanbesteding
  • Whitepapers
  • Opleidingen

Opinie Vier quick wins voor overheidscommunicatie

8 april 2016 door Redactie Gemeente.nu

Ook een gemeente is een bedrijf. Zij het een bedrijf dat met gemeenschapsgeld wordt gefinancierd. Des te belangrijker is het om efficiënt te werken en om klanten, burgers en ondernemers zo goed mogelijk van dienst te zijn. Hoe kan communicatietechnologie dit doel ondersteunen?

– c o l u m n –
Om te beginnen liggen er vier relatief simpel te behalen voordelen voor het grijpen: Universal Communications versnelt de service, faciliteert online dienstverlening, optimaliseert samenwerking en garandeert de veiligheid en bereikbaarheid.

Communicatie vormt de kern van elke gemeente. Veelal werken zij met verschillende losse platformen naast elkaar: een traditionele telefooncentrale, e-mail via Outlook, een intranet. En dan hebben we het nog niet eens over alle applicaties die medewerkers op eigen initiatief gebruiken voor hun werk, zoals WhatsApp en Dropbox. Deze voldoen lang niet altijd aan de veiligheidseisen. En het gebruik ervan is onhandig, omdat er geen integratie mogelijk is tussen alle middelen. Zo kan het voorkomen dat een belletje naar de gemeente eindigt in “geen gehoor” omdat een medewerker niet op zijn plek zit en er geen achtervang is. Of dat je na een bezoek aan het loket een week moet wachten op een antwoord op je vraag, omdat de loketmedewerker niet ter plekke de juiste expert kan vinden. Zulke problemen zijn makkelijk op te lossen. Universal Communications-technologieën, zoals Skype for Business, kennen toepassingen die een gemeente helpen zijn communicatiestromen te optimaliseren. Een aantal grote voordelen is relatief simpel te behalen. Dit zijn de vier quick wins van Universal Communications (UC) voor de gemeente:

– Snellere en betere service bij loket en helpdesk

Het leveren van kennis en informatie is misschien wel de belangrijkste dienstverlening die je als gemeente biedt aan bewoners en bedrijven. Het fysieke loket is hier het meest concrete voorbeeld van. Hier kan iedereen met een vraag terecht en in gesprek treden met een echt mens in plaats van contact leggen via de online kanalen. Maar gemeentes zijn complexe organisaties, bestaande uit veel afdelingen en lagen. Als eerstelijns medewerker moet je in dat geheel op zoek gaan naar de persoon met de juiste expertise om een vraag te kunnen beantwoorden. Dit kost veel tijd. Met sommige UC-tools kan een (callcenter)medewerker contactpersonen zoeken op basis van competenties en kennisgebieden, vergunningen bijvoorbeeld. Vervolgens ziet hij aan hun ‘presence’ welke experts op dat moment beschikbaar zijn, hij stuurt ze een chatbericht en krijgt meteen antwoord. Zonder dat deze expert van zijn plek hoeft. De burger is binnen een paar minuten geholpen en de baliemedewerker kan snel de volgende klant van dienst zijn.

– Betere online dienstverlening

Voor de meer eenvoudige aanvragen is een halve dag vrij nemen om langs te gaan bij de gemeente niet meer van deze tijd. Mensen willen zaken online kunnen regelen, in hun eigen tijd. Naar deze behoefte moet geluisterd worden. Met de nieuwste technologie is het heel makkelijk om aan te sluiten op die wensen en de digitale middelen die burgers zelf al gebruiken. Een goed voorbeeld is het online spreekuur, georganiseerd met Skype for Business. Artsen doen dit al. Zij houden online consults door te videobellen met patiënten. Waarom doen we dit niet ook met ambtenaren en inwoners? Dit kan op een heel gebruiksvriendelijke manier, door mensen via de website van de gemeente te laten Skypen met deskundigen. Gewoon via hun internetbrowser. Hetzelfde kan met webchat, bijvoorbeeld als een websitebezoeker een vraag heeft die hij niet beantwoord krijgt aan de hand van de informatie online.

– Samenwerking over de (gemeente)grenzen heen

Gemeentelijke organisaties staan niet op zich. Ze maken onderdeel uit van een provincie, en die staat weer in contact met de landelijke overheid. Voor veel gemeentes is overleg plegen met externe partijen dan ook heel normaal en noodzakelijk, zeker in tijden van decentralisatie waarin gemeentes steeds meer zelf moeten regelen. De lokale zorg bijvoorbeeld. Dan wil je makkelijk met anderen kunnen samenwerken, ook als zij zich op een andere locatie bevinden. UC maakt dit mogelijk. Het faciliteert groepsgesprekken via internettelefonie, videoconferencing of documenten delen met mensen buiten je eigen organisatie. Dit maakt het leven van de ambtenaar een stuk makkelijker, omdat hij vanaf elke plek met zijn eigen laptop of smartphone contact kan leggen.

– Veiligheid en bereikbaarheid verzekerd

Als de beschikbare technologie achterblijft bij de behoeftes van gebruikers, gaan zij zelf creatieve oplossingen bedenken om toch te kunnen doen wat ze willen. Dit resulteert in een wildgroei van applicaties en devices, waar de IT-afdeling geen controle over heeft. Dit geldt voor elk bedrijf, en zeker ook voor gemeentes. Zo komt het voor dat mensen zelf een WhatsApp-groep in het leven roepen om met collega’s snel en direct te kunnen overleggen. Ook programma’s als Dropbox en Google Drive worden op eigen initiatief ingezet voor het delen van informatie. Dit brengt de security en betrouwbaarheid in gevaar. Terwijl er alternatieven zijn die net zo gebruiksvriendelijk en laagdrempelig zijn als de populaire consumentenproducten, waarbij de veiligheid en bereikbaarheid gegarandeerd zijn. En die alle losse tools vervangen voor één platform.

Samen een businesscase maken
Ik zie dat steeds meer gemeentes al deze voordelen van UC erkennen. Voordelen voor de gemeenteambtenaren zelf, maar zeker ook voor de burgers en ondernemers aan wie zij service verlenen. Er is veel interesse in het transformeren van de communicatieflow en bijbehorende oplossingen. Vaak hebben gemeentes al Office365 en maken medewerkers al gebruik van de chat- en status-functies van Skype for Business. Waarom zou je dan nog vasthouden aan vaste telefonie die volledig losstaat van de andere communicatietechnologie (zoals MS Outlook)? Maar het besluiten tot een overstap kost tijd omdat er zoveel disciplines bij betrokken zijn. Om hen over de drempel te trekken, is er een goede businesscase nodig. Ik nodig gemeentes daarom graag uit voor een inspiratiesessie hierover. Met input van alle betrokken afdelingen, niet enkel de IT. Samen ontwerpen we een businesscase met draagvlak, zowel op de werkvloer als buiten de muren van het gemeentehuis!

Auteur Lucas Wensing, is CEO van StartReady dat onder meer efficiënte interactie via spraak, beeld en chat, in één tool aanbiedt.

Tagged With: communicatie, decentralisatie, dienstverlening, online, overheidscommunicatie, security, uitgelicht, vergunning Filed Under: Blog, Communicatie, Decentralisatie

Reageer
Vorige artikel
Kleine gemeenten willen geld Gemeentefonds
Volgende artikel
Goed opdrachtgeverschap: managen van verwachtingen

Reader Interactions

GERELATEERD

Duidelijk communiceren: de belangrijkste lessen

Hoe communiceer je als overheid duidelijk en zorg je voor een heldere dienstverlening? Gebruiker Centraal, de organisatie achter de Direct Duidelijk Tour, deelt de belangrijkste lessen en inzichten. Misschien wel dé belangrijkste voorwaarde voor duidelijke communicatie is écht met aandacht naar de ander luisteren. Direct geleerd, duidelijk gedaan is een bundeling van de geleerde lessen... lees verder

Nieuw dashboard geeft inzicht in digitale toegankelijkheid

Het nieuwe dashboard DigiToegankelijk laat in één overzicht zien hoe toegankelijk de websites en apps van de overheid zijn, waaronder gemeenten. Er is nog werk aan de winkel: van de ruim 4100 websites en apps die de tool bevat, voldoen bijna 3000 aan de wet rond digitale toegankelijkheid. In Nederland hebben 4,5 miljoen mensen problemen... lees verder

Wet- en regelgeving veel te complex

Ingewikkelde wet- en regelgeving en het stapelen van beleid zijn de grootste hindernissen gemeentelijke onderwerpen waarover inwoners, ondernemers en uitvoeringsorganisaties, zo staat in het rapport Staat van de Uitvoering. Ook gemeenten onderstrepen dit. Eerder en beter samenwerken binnen de overheid zou veel oplossen.  De Staat van de Uitvoering is een stuurgroep met daarin vertegenwoordigers van... lees verder

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Primary Sidebar

GEMEENTEVACATURES

Teamcoördinator Sociaal domein (team inburgering & inkomen) – Gemeente Gouda

Data-analist Sociaal domein – Gemeente Gouda

Senior beleidsadviseur Jeugdhulp – Gemeente Gouda

Adviseur inrichting openbare ruimte – Gemeente Gouda

Toezichthouder WMO/Jeugdwet – Gemeente Gouda

Meer vacatures

Gerelateerde vacatures

Webspecialist – BEL Combinatie

Managementassistent – Gemeente Haarlem

Grafisch vormgever / junior communicatiemedewerker (32 uur) – Gemeente Zundert

LAATSTE ARTIKELEN

Slimme ontmoetingsplek goed voor sociale samenhang

24 maart 2023

Europees geld om inwoners mee te laten doen aan maatschappij

23 maart 2023

Utrecht goed op weg met snelle schuldhulpverlening

23 maart 2023

Spreidingswet ondanks kritiek RvS nauwelijks aangescherpt

23 maart 2023

Opinie Banken, bruggen en kunst van gerecycled plastic

22 maart 2023

GEMEENTE.NU PARTNERS

Aan de slag met de Wet open overheid
  • Segment

Aan de slag met de Wet open overheid

Opinie Standaardisatie nodig om Common Ground van de grond te krijgen
  • Centric

Opinie Standaardisatie nodig om Common Ground van de grond te krijgen

Nieuw: Leergang adviseur integrale gebiedsontwikkeling 
  • Segment

Nieuw: Leergang adviseur integrale gebiedsontwikkeling 

Opinie Common Ground moet breder gedragen worden
  • Centric

Opinie Common Ground moet breder gedragen worden

Zomerkorting bij Segment! 
  • Segment

Zomerkorting bij Segment! 

Nieuw personeel in een financiële functie snel inwerken 
  • Segment

Nieuw personeel in een financiële functie snel inwerken 

Vermijd de valkuil van niet integer handelen door raadsleden
  • Segment

Vermijd de valkuil van niet integer handelen door raadsleden

Modules Burgerzakendiploma’s in Noord- en Zuid-Nederland te volgen
  • Segment

Modules Burgerzakendiploma’s in Noord- en Zuid-Nederland te volgen

Beleidsadviseur onderwijs? Deze nieuwe cursus is voor jou
  • Segment

Beleidsadviseur onderwijs? Deze nieuwe cursus is voor jou

Compleet juridisch cursusprogramma voor de waterschapwereld
  • Segment

Compleet juridisch cursusprogramma voor de waterschapwereld

Risico’s en kansen van Common Ground
  • Centric

Risico’s en kansen van Common Ground

Maak medewerkers bewust van cybersecurity
  • Centric

Maak medewerkers bewust van cybersecurity

Digitaliseren in Rotterdam: ‘Volledig vanuit één systeem werken’
  • Centric

Digitaliseren in Rotterdam: ‘Volledig vanuit één systeem werken’

Centric en Arda vergroten securitybewustzijn binnen organisaties
  • Centric

Centric en Arda vergroten securitybewustzijn binnen organisaties

Centric en DiVault, voor duurzaam toegankelijke gemeenten
  • Centric

Centric en DiVault, voor duurzaam toegankelijke gemeenten

‘Co-creatie’ betekent nog niet vanzelf maatwerk 
  • Centric

‘Co-creatie’ betekent nog niet vanzelf maatwerk 

Digitale terinzagelegging volgens Common Ground
  • Centric

Digitale terinzagelegging volgens Common Ground

Blog – Delen die data: Omgevingswet is niet gebaat bij eilandjes
  • Centric

Blog – Delen die data: Omgevingswet is niet gebaat bij eilandjes

Blog – Gebruiksgemak is ook werk uit handen nemen
  • Centric

Blog – Gebruiksgemak is ook werk uit handen nemen

Voorbereid op de piek in Bbz-aanvragen?
  • Centric

Voorbereid op de piek in Bbz-aanvragen?

Podcast – Rechtmatigheid implementeren in de organisatie
  • Segment

Podcast – Rechtmatigheid implementeren in de organisatie

Blog – Nuchter innoveren met Rotterdam
  • Centric

Blog – Nuchter innoveren met Rotterdam

Strategische samenwerking Energiemissie en Centric rond e-factureren
  • Centric

Strategische samenwerking Energiemissie en Centric rond e-factureren

Blog – Innovatie die echt meerwaarde levert
  • Centric

Blog – Innovatie die echt meerwaarde levert

Kijk terug: BOA Webinar over groei van de handhaving
  • Segment

Kijk terug: BOA Webinar over groei van de handhaving

Innovaties Burgerzaken: ‘Meer gemak voor inwoners en professionals’
  • Centric

Innovaties Burgerzaken: ‘Meer gemak voor inwoners en professionals’

Auditbare veiligheid op het gebied van wachtwoorden
  • Centric

Auditbare veiligheid op het gebied van wachtwoorden

Podcast 25 jaar opleiden in de publieke sector
  • Segment

Podcast 25 jaar opleiden in de publieke sector

Súdwest-Fryslân zet de kracht van data op de kaart
  • Centric

Súdwest-Fryslân zet de kracht van data op de kaart

‘Een nieuw paspoort is geen boek dat je even koopt’
  • Centric

‘Een nieuw paspoort is geen boek dat je even koopt’

Opleidingen Omgevingswet voor Twentse gemeenten
  • Segment

Opleidingen Omgevingswet voor Twentse gemeenten

Digitale dienstverlening met de burger echt centraal
  • Centric

Digitale dienstverlening met de burger echt centraal

‘Hybride’ les laat deelnemer kiezen tussen fysiek of virtueel
  • Segment

‘Hybride’ les laat deelnemer kiezen tussen fysiek of virtueel

Met de Meetfiets de gemeente in
  • Centric

Met de Meetfiets de gemeente in

Centric stelt software inburgeringswet vrij beschikbaar
  • Centric

Centric stelt software inburgeringswet vrij beschikbaar

Jongeren als IT’er aan het werk voor Centric via 2TestIT
  • Centric

Jongeren als IT’er aan het werk voor Centric via 2TestIT

AI-assistent verbetert interactie burger met gemeente
  • Centric

AI-assistent verbetert interactie burger met gemeente

Beteugel agressie tegen publieke medewerkers – drie tips
  • Segment

Beteugel agressie tegen publieke medewerkers – drie tips

Business intelligence helpt bij goede ambulancezorg
  • Centric

Business intelligence helpt bij goede ambulancezorg

Provinciale Reservepool met stembureauleden
  • Segment

Provinciale Reservepool met stembureauleden

Centric en Gripvol vergemakkelijken Bbz-aanvraag ondernemers
  • Centric

Centric en Gripvol vergemakkelijken Bbz-aanvraag ondernemers

Verkiezingen in coronatijd: nervositeit en verscheurde stempassen
  • Segment

Verkiezingen in coronatijd: nervositeit en verscheurde stempassen

Diplomastelsel Burgerzaken verandert
  • Segment

Diplomastelsel Burgerzaken verandert

Masterclasses informatiebeveiliging
  • Segment

Masterclasses informatiebeveiliging

BOA Webinar: Na corona – groei handhaving vasthouden!
  • Segment

BOA Webinar: Na corona – groei handhaving vasthouden!

Hoe stel je financiële rechtmatigheid vast?
  • Segment

Hoe stel je financiële rechtmatigheid vast?

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap
  • Centric

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap

Friese voorlopers op weg naar Omgevingswet
  • Centric

Friese voorlopers op weg naar Omgevingswet

Collectief leren: juist in coronatijd, maar hoe dan?
  • Segment

Collectief leren: juist in coronatijd, maar hoe dan?

VNOG gaat voor financiën vanuit de cloud
  • Centric

VNOG gaat voor financiën vanuit de cloud

Zo kom je tot een robuuste begroting
  • Segment

Zo kom je tot een robuuste begroting

Online training agressie voorkomen: kan dat?
  • Segment

Online training agressie voorkomen: kan dat?

Vijf redenen om voor Segment te kiezen
  • Segment

Vijf redenen om voor Segment te kiezen

Online BRP-cursus: ‘Even wennen, maar veel geleerd’
  • Segment

Online BRP-cursus: ‘Even wennen, maar veel geleerd’

Centric presenteert Productbeleid Decentrale Overheid 2021
  • Centric

Centric presenteert Productbeleid Decentrale Overheid 2021

Whitepaper – Archiveren voor gemeenten
  • Centric

Whitepaper – Archiveren voor gemeenten

Jelly Frankes: jong, enthousiast en deskundig
  • Segment

Jelly Frankes: jong, enthousiast en deskundig

Whitepaper – Gemeenten ontzorgd met SaaS
  • Centric

Whitepaper – Gemeenten ontzorgd met SaaS

Eerste Hulp bij Verkiezingen
  • Segment

Eerste Hulp bij Verkiezingen

Juiste identiteitsvaststelling – belangrijker dan ooit
  • Segment

Juiste identiteitsvaststelling – belangrijker dan ooit

BUCH-gemeenten nemen Centric Burgerzaken in gebruik
  • Centric

BUCH-gemeenten nemen Centric Burgerzaken in gebruik

Centric en Stratech bieden totaaloplossing schuldhulpverlening
  • Centric

Centric en Stratech bieden totaaloplossing schuldhulpverlening

Centric en SNG werken samen aan rekenmodule beslagvrije voet
  • Centric

Centric en SNG werken samen aan rekenmodule beslagvrije voet

Eric Gubbels over online leren in coronatijd
  • Segment

Eric Gubbels over online leren in coronatijd

Digitale handhaving in het sociaal domein
  • Centric

Digitale handhaving in het sociaal domein

Boa’s: kennis als schild tegen angst en onzekerheid
  • Segment

Boa’s: kennis als schild tegen angst en onzekerheid

Opinie ‘Kaders’ zijn de nieuwste kleren van de keizer
  • Centric

Opinie ‘Kaders’ zijn de nieuwste kleren van de keizer

BoAcademie lanceert opleiding niveau 4 voor handhavers
  • Segment

BoAcademie lanceert opleiding niveau 4 voor handhavers

De Virtuele Inloopavond
  • Centric

De Virtuele Inloopavond

Whitepaper Talentmatch – Meedoen op de arbeidsmarkt
  • Centric

Whitepaper Talentmatch – Meedoen op de arbeidsmarkt

Whitepaper – De roadmap naar Office 365 voor gemeenten
  • Centric

Whitepaper – De roadmap naar Office 365 voor gemeenten

Aanvullende geweldsmiddelen boa’s horen erbij
  • Segment

Aanvullende geweldsmiddelen boa’s horen erbij

De missie van Segment
  • Segment

De missie van Segment

Centric publiceert publieksverslag 2019
  • Centric

Centric publiceert publieksverslag 2019

Schuldenproblematiek door de coronacrisis
  • Segment

Schuldenproblematiek door de coronacrisis

Vernieuwend opleidingsaanbod voor gemeenten
  • Segment

Vernieuwend opleidingsaanbod voor gemeenten


Footer

Snel naar

  • Aanbestedingen
  • Big data
  • Financiën
  • Handhaving
  • Integriteit
  • Leefomgeving

Meer Gemeente.nu

  • Nieuwsbrief
  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin
  • Events

Help

  • Adverteren
  • Contact
  • Spelregels

Powered by Sdu

SDU

Het laatste nieuws van
Gemeente.nu in je mail?

×