Het wordt verplicht, maar waarom zou je langer wachten eAanbesteden? “Alle stakeholders hebben immers voordeel bij deze volgende stap in de professionalisering van de inkoop bij overheden.”
Aan het woord is lector Inkoopmanagement Gert Walhof van de Hanzehogeschool in Groningen, tevens bestuurslid van kennisnetwerk Nevi CPD. “De tijd voor eAanbesteden dringt”, concludeert Walhof na onderzoek in opdracht van E-proQure (zie bijlage).
Medio 2016 is de deadline voor het eAanbesteden, in ieder geval. Dan moeten de bepalingen uit de laatste Europese richtlijnen zijn opgenomen in de nationale Aanbestedingswet. Toch zijn er nu al voordelen van het digitaliseren van het proces te noemen.
“Ik zou het niet doen slechts omdat het straks verplicht is”, zegt de lector. “Dan doe je dit omdat het moet terwijl de voordelen per direct te incasseren zijn” Zonde als je niet alles er uit haalt, vindt Walhof.
Wat laat je op die manier liggen?
” De voordelen van eAanbesteden zijn aantoonbaar: efficiency, foutenreductie, transparantie, betere stuurinformatie en lastenverlichting voor leveranciers”
Moet de inkoper het initiatief nemen?
“Ja. Het gaat immers om slimmer en efficiënter werken. Als je daar kansen toe ziet, moet je er mee aan de slag. En het biedt een prima basis voor verdieping. Door eAanbesteden krijg je een veel betere relatie met je interne collega’s. Want je kunt je concentreren op de inhoud van je vak bezig en niet met administratieve zaken. De resultaten kan je vervolgens weer zichtbaar maken in je organisatie. Zo zet je inkoop op de kaart.”
Dus ook de leveranciers hebben hier baat bij.
“Het proces wordt transparanter. Het is beter te volgen, bijvoorbeeld voor het midden- en kleinbedrijf. Bovendien nemen ook hier de administratieve lasten af”
En die andere stakeholders?
“Ook voor de politiek is meer transparantie welkom. De gemeentesecretaris zal de betere stuurinformatie en efficiency toejuichen. Inkopers werken aan het beter uitoefenen van hun vak. Ze kunnen zich concentreren op de inhoud. Alle stakeholders hebben voordeel bij deze volgende stap in de professionalisering van de inkoop.”
Bij maar liefst 65% van de organisaties is e-aanbesteden nog niet geïmplementeerd. 61% heeft nog geen besluit genomen over implementatie en bij 22% wordt het zelfs niet overwogen.
Waarom zijn er nog zo veel gemeenten die op dit gebied geen stappen zetten, zoals blijkt uit het onderzoek?
“De transities binnen het sociaal domein krijgen dit jaar een grotere prioriteit. Ook binnen de bredere digitaliseringsagenda van de overheid krijgt eAanbesteden geen grote prioriteit. Terwijl het een belangrijker driver is voor professionalisering. Verder mogen inkopers best zelf het initiatief nemen en gemeente secretarissen moeten zich meer bewust zijn van de voordelen. De digitale overheid moet immers ook in 2017 een feit zijn.”
Toch het is het weer een hele klus extra.
“Nou, dat valt dus wel mee. Er is nogal een discrepantie tussen de verwachting dat het een of twee jaar duurt voordat je dit voor elkaar hebt en de werkelijke tijd die het meestal kost in de praktijk. De werkelijke doorlooptijd is relatief kort, meestal zes maanden volgens de ondervraagden die al hebben geïmplementeerd.”
Zijn er nog andere hobbels te nemen?
“Zie het als een project inclusief de organisatie met een stuurgroep. Het is een investering, maar die betaalt zich wel weer terug. Het vraagt ook om bewustwording van het management voor de kracht van inkoopautomatisering. En vanaf volgend jaar wordt ruim 60% van de gemeentelijke begroting ingekocht! Verder is de software verbeterd, het aanbod toegenomen en is deze relatief gezien goedkoper geworden. Er is dus genoeg beschikbaar voor een positieve business case.”
Nog een laatste argument om aan de bak te gaan dan?
“Wat dat betreft is het interessant te melden dat in Portugal en België al onderzoek is gedaan naar de voordelen en die bleken er daadwerkelijk te zijn. Minder procesfouten. Minder kosten, ook voor leveranciers. Meer transparantie. Dat blijkt ook echt het geval te zijn.”
De Dag van het Elektronisch Aanbesteden:
Walhof geeft samen met Antoinette Vriend (E-proQure) tijdens deze dag (25 november) graag nadere tekst en uitleg over het onderzoek en de redenen om eAanbesteden te omarmen.
Geef een reactie