Stedelijke evenementen zoals culturele festivals, jaarmarkten en Koningsdagen vragen veel van de gemeente als regievoerder op de openbare orde en veiligheid. Bij dit soort evenementen is crowd management vaak een grote uitdaging. Want hoeveel bezoekers komen er? En hoe stuur en beheers je de massa, zodat de veiligheid is gewaarborgd? En wie is er verantwoordelijk?
Door: Syan Schaap en Rik Voogt, Event Safety Institute
Gratis toegankelijke, stedelijke evenementen brengen leven in de brouwerij. Op deze evenementen zien we mensen van alle leeftijden en culturen met elkaar in contact komen. Maar hier schuilt soms ook het risico dat het te druk wordt en er gevaarlijke situaties ontstaan. Vaak zijn er meerdere organisatoren die afzonderlijk van elkaar een deelactiviteit organiseren. Zij kunnen geen van allen verantwoordelijk worden gehouden voor de beheersing van álle publieksstromen in de stad.
- Vergroot uw kennis over veiligheid op evenementen door te leren van praktijkervaringen en inzichten van topexperts. Meer informatie >>
Aan de bak
De gemeente moet als regievoerder op de openbare orde en veiligheid stevig aan de bak in dit soort situaties. Waar de politie meer en meer de focus legt op het handhaven van de openbare orde als het misgaat, dient de gemeente de zorg voor veiligheid in ‘vredestijd’ te waarborgen. In het kader van vergunningverlening moeten alle afzonderlijke activiteiten worden beoordeeld op aantrekkingskracht op het publiek en gevolgen voor de openbare orde en veiligheid. De gemeente dient ook kritische omgevingskenmerken zoals de looproutes, versmallingen door bruggetjes en de capaciteit van het treinstation in beeld te hebben, om de totale impact van de deelactiviteiten te kunnen beoordelen.
Van organisator naar regisseur
Veel gemeenten kiezen er tegenwoordig voor om zich niet meer actief als organisator van stedelijke evenementen op te stellen. Dit uitgangspunt is te begrijpen. Het is niet alleen vanwege de druk op de beschikbare capaciteit binnen de gemeente. Gemeenten voelen er ook weinig voor om zichzelf een vergunning verlenen, want daarin schuilt het gevaar dat er mogelijk geen zuivere afwegingen op het gebied van openbare orde en veiligheid worden gemaakt. Gemeenten zoeken naar een werkbare structuur waarop zij regie kunnen voeren, zonder zelf de organisator te zijn. Vaak leidt dat tot een privaat collectief dat een overkoepelende aanvraag doet, waarbij de gemeente de plannen toetst.
Maar ook als er wel een organisator is, blijft het lastig om de totale verantwoordelijk voor het beheersen van hinder, openbare orde en veiligheid op een stedelijk evenement volledig aan een private organisator over te laten. Want tot hoever reikt zijn verantwoordelijkheid? Het openbaar vervoer, de looproutes, de horecanacht na het evenement?
Publiek-private samenwerking
De beste oplossing voor de organisatie en coördinatie van vrij toegankelijke, stedelijke evenementen is doorgaans een structuur van publiek-private samenwerking (PPS) waarin de gemeente participeert met organisatoren, horeca, politie en andere stakeholders. Maar dan wel onder een strakke coördinerende regie van de gemeente. Het crowd management is immers gebaat bij een integrale aanpak en concrete afstemming, niet een aanpak van versnippering op deellocaties of per discipline.
In een succesvolle PPS-constructie op een evenement zijn alle partners goed op elkaar ingespeeld, ieder met behoud van zijn eigen verantwoordelijkheden. Dit houdt onder meer in dat zij al vroeg in het proces van voorbereiding samen nadenken over de reëel voorzienbare scenario’s. Hoeveel bezoekers mogen we verwachten? Wat als een van de evenementlocaties zo vol raakt dat er echt geen publiek meer bij kan? Wat als een onvoorziene omstandigheid aanleiding geeft om een deellocatie te ontruimen? Dergelijke scenario’s moeten niet alleen onderdeel vormen van een gemeenschappelijk plan, ze moeten ook worden doorleefd in het team om degenen die het evenement aansturen echt gevoel én handelingsperspectief te geven bij de mogelijke kantelpunten en beslismomenten.
Crowd management
Gemeenten kunnen zelf prima een aantal taken in het crowd management van stedelijke evenementen oppakken, ook als zij niet de organisator zijn. Denk aan het analyseren van de publiekscapaciteit van locaties, het beoordelen van de impact op verkeer en bereikbaarheid en het initiëren van scenariobesprekingen waarin alle betrokkenen participeren. Vaak is de gemeente de voorzitter van het coördinatieteam tijdens een dergelijk evenement. En vaak verzorgt de gemeente ook het mobiliteitsmanagement en de publiekscommunicatie, wanneer maatregelen moeilijk aan afzonderlijke organisatoren toerekenbaar zijn.
Worstel je als gemeente met de rol die je wilt innemen bij crowd management van stedelijke evenementen? Stel dan goed vast wat er op het gebied van crowd management en mobiliteitsmanagement nodig is. Bepaal dan in goed overleg met je partners hoe daarin een modus kan worden gevonden die past bij de lokale context en die bijdraagt aan een effectieve, integrale aanpak.
Leer aan de hand van de gemeente praktijk over Crowd Counting, Crowd Modelling en Crowd Management. Maar natuurlijk ook over een goede aanpak bij terreurdreiging. Krijg daarvoor ook de meest actuele inzichten van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid
Meer informatie >>
