Opinie Elektronisch factureren laat geld stromen

Elektronisch factureren (e-invoicing) kent besparingsmogelijkheden en andere voordelen, maar gemeenten laten deze kansen vaak liggen. In steeds meer landen is het voor overheden juist verplicht dit soort facturen te accepteren.

Column
– Bram Kuijper

Zo kunnen deze facturen sneller worden verwerkt, is het een kostenbesparend proces en worden rekeningen eerder voldaan. Een positieve ontwikkeling voor het bedrijfsleven, maar op dit moment heeft nog maar tien procent van alle bedrijven, organisaties en overheden de overstap naar e-invoicing gemaakt.

De adoptie van e-invoicing en de volumes van elektronische facturen van en tussen bedrijven is aanzienlijk toegenomen: het volume nam in 2013 met 19 procent toe ten opzichte van een jaar geleden. En deze groei zal nog groter worden. Althans, dat is de verwachting voor zowel Europa als wereldwijd. Dit komt omdat de voordelen van elektronisch factureren steeds zichtbaarder worden. Daarnaast wordt de wetgeving rondom elektronisch factureren flexibeler en worden infrastructuren steeds toegankelijker.

MKB
Een van de belangrijkste redenen voor overheden om e-invoicing te omarmen, is de positieve impact op het MKB. Deze groep lijdt het meeste onder cashflowproblemen die door trage, traditionele factuurprocessen veroorzaakt worden. Grote bedrijven zijn beter geoutilleerd met budgetten, kennis en expertise om tijdelijke cashflowproblemen op te lossen. Om een economie te beschermen tegen de negatieve gevolgen van trage betalingsprocessen kijken veel overheden naar de uitkomst die de elektronische variant biedt. Er zijn verschillende overheden in Europa en Latijns-Amerika die elektronisch factureren er al doorheen hebben ‘gedrukt’ en/of andere e-invoicinginitiatieven hebben geïmplementeerd.

‘De Nordics’ worden vaak aangehaald als Europese leider op het gebied van elektronisch factureren. Zo zijn sinds 2005 alle overheidsinstellingen in Denemarken verplicht elektronische facturen van hun leveranciers te accepteren.

Andere landen die dit traject volgen, zijn onder meer Oostenrijk, België, Finland, Griekenland en Italië. In Latijns-Amerika geeft Mexico het voorbeeld. In april van dit jaar heeft dit land nieuwe regels ingevoerd die zowel op personen als op het zakenleven van toepassing zijn. Veel andere landen in deze regio volgen spoedig: van Guatemala, Ecuador, Uruguay en Peru verwacht men dat zij binnen nu en anderhalf jaar hun eigen e-invoicingplatform hebben opgezet. De grotere wereldeconomie (Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten) is terughoudender.

Dichter bij huis, in Nederland, bestaat Digipoort, een platform waarop de overheid zijn berichtenverkeer afhandelt. Overheden zetten dit in om verschillende bedrijfsprocessen te automatiseren waarmee bijvoorbeeld grote hoeveelheden facturen en rapportages worden verwerkt. Via Digipoort ontvangt de overheid facturen elektronisch, maar tot op heden wordt Digipoort niet gebruikt om facturen vanuit de overheid te verzenden. Opmerkelijk, want 100 procent van het bedrijfsleven ontvangt wél facturen van de overheid.

Er zijn verschillende zaken die de publieke sector kan leren van het zakenleven als het op e-invoicing aankomt.

Voorbeelden in de private sector

Er is geen logische verklaring waarom de publieke sector e-invoicing niet omarmt. Deze sector zou kunnen leren van bedrijven als Heineken en General Electric. De privésector heeft overbodige processen aangepakt en diverse functies op crediteurenadministraties kunnen schrappen. Outsourcing en Shared Service Centers zijn bij grote organisaties in de private sector al jarenlang de gewoonste zaak van de wereld, maar dit is een redelijk nieuw fenomeen in de publieke sector.

Het voorbeeld geven
Initiatief vanuit de publieke sector is belangrijk wanneer adoptie van e-invoicing wil slagen. Het is aan afnemers in de publiek sector, zoals lokale autoriteiten en andere publieke instellingen, om het initiatief te nemen e-invoicing aan te jagen. Zij dienen echter wel ondersteuning te krijgen en door centrale overheden te worden aangemoedigd.

Consumenten die veel online kopen, accepteren elektronische facturen. Vandaag de dag kopen publieke en private partijen ook online en kopers kunnen nu hun bestaande e-procurementprocessen gebruiken om geheel legitiem in te kopen, e-invoices te accepteren en elektronische betalingen te doen.

In de EU: de ervaring van de privésector begeleidt de publieke sector om de productiviteit en de financiële voordelen van e-invoicing te bevorderen, zowel intern als naar leveranciers. Er zou een standaard moeten komen voor e-invoicing die aan de EU-regelgeving voldoet. De autoriteiten van de publieke sector zouden wettechnisch verplicht moeten worden e-invoicing voor een bepaalde datum in te voeren.

In Latijns-Amerika: het voorkomen van frauduleuze praktijken was de voornaamste reden om e-invoicing te implementeren. Hierdoor heeft de overheid nu overzicht over het volledige factuurproces. Op deze manier wordt onder meer belastingfraude bestreden. Chili zal de uitrol van e-invoicing in 2017 hebben afgerond.

Lessen private sector
Bij het aan boord krijgen van leveranciers kan de publieke sector van de private sector leren. Met name hoe zij duidelijke en sociaal verantwoordelijke sturing kunnen geven aan leveranciers. In hun communicatie zou de overheid moeten overwegen de voordelen van e-invoicing voor leveranciers te benadrukken. Denk hierbij aan het verkleinen van Days Sales Outstanding (DSO), betere betalingen en het maken van betere ramingen. Ook de kostenvermindering voor leveranciers en minder CO2-uitstoot zijn bijkomende voordelen.

Het zou ook verplicht moeten worden elektronische facturen toegestuurd te krijgen. Een andere mogelijkheid is om aantrekkelijke financieringsmechanismen aan te bieden waarmee leveranciers snel betaald krijgen. Hierdoor behoudt het MKB een goede liquide positie, iets wat goed werkt in de publieke sector.

Elektronisch factureren
De adoptie van iedere innovatieve dienst volgt over het algemeen een eenduidig pad – een curve die op een bel lijkt. E-invoicing is daar geen uitzondering op. Op dit moment begeven we ons bovenaan de curve, en staat de technologie op het randje om gemeengoed te worden: business as usual.

In 2013 concludeerde de EESPA dat het volume e-invoices dat door Europese providers in vergelijking met een jaar eerder met 20 procent naar 840 miljoen steeg. In deze context wordt nu tien procent van alle facturen elektronisch verwerkt.

We begeven ons op het ‘tipping point’ – het moment van de kritische massa. Zij die e-invoicing reeds hebben geadopteerd, plukken daar nu de vruchten van. De meer conservatieve, risicovermijdende organisaties voelen zich steeds meer op hun gemak met zaken die niet langer worden beschouwd als technologieën die veel risico in zich dragen.

Net als andere technologische transformaties – de migratie naar de cloud en mobiel werken – heeft de private sector altijd vooraan gelopen. Dit heeft geholpen bij het volwassen worden van de technologie tot het punt waar het groot en goed genoeg is voor de publieke sector.

Stappen
De eerste stap is om te beslissen verder te gaan met de elektronische afhandeling van facturen en een plan op te stellen om stap voor stap dit doel te bereiken. Dit vergt goede communicatie en een eenduidig doel om alle betrokken partijen op de hoogte te brengen.

Bij de volgende stap dienen er verschillende doelstellingen en een duidelijke strategie te komen voor het ‘overhalen’ van leveranciers. Dit zal bijdragen aan het succes van e-invoicing. Dan zullen creatieve betalingsschema’s en afnemer- en leveranciersvoordelen worden benadrukt en zal iedereen op de hoogte zijn van deze details en voordelen.

Maar de publieke sector moet zich wel realiseren dat de vlieger one size fits all niet opgaat. Er zijn verschillende infrastructuren, voorwaarden en processen die spelen. Dit betekent echter niet dat elke oplossing uniek in zijn soort hoeft te zijn. Verschillende partijen bieden oplossingen die op persoonlijke behoeften kunnen worden aangepast en ook makkelijk kunnen worden geïntegreerd. Daardoor zijn allemaal verschillende oplossingen niet nodig. Maar het is belangrijk om slimme beslissingen te maken en open technologieën en systemen te gebruiken.

De laatste stap om de grootste voordelen naar voren te halen en leveranciersadoptie te bevorderen. Om dit te bewerkstelligen, zouden overheden diensten met toegevoegde waarde moeten bieden alsmede een programma om dit te verplichten.

Conclusie
Wanneer je kijkt naar de potentiële voordelen hebben belastingbetalers het recht om overheden te vragen waarom zij nog geen technologie heeft omarmd waardoor een economie uiteindelijk opbloeit en diegenen die hierin werkzaam zijn helpt – en met name het MKB. De adoptie van deze manier van werken in de publieke sector heeft de potentie om per jaar miljarden euro’s, dollars en ponden op te leveren en substantieel aan economisch succes bij te dragen.

Een economisch herstel hangt vaak direct en indirect af van overheden. Landen met innovatieve overheden die e-invoicingstrategieën inzetten, zijn essentieel voor het opzetten van the connected commerce. Hierdoor zal geld blijven stromen en kunnen economieën zich herstellen en uiteindelijk groeien. Een nationaal systeem, gebaseerd op de fundamentele principes van financiële stabiliteit, is wat we allemaal willen.