De coronacrisis zette veel organisaties intern op hun kop, ook in gemeenteland. Waar de ene medewerker soms het werk niet meer aan kan, heeft de ander veel minder om handen. Een klussenbank helpt de werkdruk te verdelen en is een impuls voor samenwerking. ‘Het is heel laagdrempelig, snel in te regelen en geeft de samenwerking echt een boost.’
Zwembad- of eventmedewerkers die ineens zonder werk zitten, terwijl het team voor ondersteuning van ondernemers en de afdeling communicatie met werk worden overspoeld. Verschillende gemeenten bedachten een oplossing om de werkdruk beter te verdelen. In de gemeente Waalwijk is er bijvoorbeeld een HR-marktplaats en in de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen kwam een intern uitzendbureau. In de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde, waar sprake is van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht, ging een klussenbank van start.
Simpel idee, snel uitgevoerd
Gemeente.nu vroeg HR-adviseur Anna Besselink die bij die laatste gemeente werkt hoe je zo’n klussenbank opzet en wat het oplevert. ‘Toen we in de eerste lockdown terechtkwamen, zijn we snel gaan schakelen. We zagen namelijk dat er aan de ene kant mensen waren die ineens een heleboel extra werk hadden, waar aan de andere kant mensen hun functie niet meer konden uitoefenen vanwege de maatregelen. Door snelle afstemming en motivatie om iets te regelen hebben we de klussenbank vliegensvlug kunnen opzetten.’ De structuur erachter is niet ingewikkeld. Er is een aanmeldsysteem opgezet, een mailbox aangemaakt en een detacheringsformat opgesteld. Het plan werd binnen korte tijd goedgekeurd door directie en ondernemingsraden. Daarna is intranet gebruikt voor communicatie en zijn afdelingshoofden op de hoogte gesteld.
Kijkje in de keuken
Het klussensysteem leverde inmiddels al de nodigde matches op, net als blije medewerkers. ‘Er zijn zwembadmedewerkers die hebben geholpen bij notuleren van crisisoverleg en in de crisisorganisatie. Een ander voorbeeld is dat iemand van ruimtelijke projecten heeft meegeholpen in groenonderhoud. De reacties zijn positief. Medewerkers vinden het leuk om bij de andere gemeenten binnen het samenwerkingsverband te kunnen kijken en heel andere functies te verkennen. Om collega’s te leren kennen waar ze anders nooit mee zouden samenwerken. We zagen en hoorden vooral hoe iedereen zich nuttig wilde voelen en wilde helpen.’
Laagdrempelig middel
Wat maakt de klussenbank een goed middel? ‘Het is heel laagdrempelig en snel in te regelen. Medewerkers kunnen zich makkelijk aanmelden en het maken van de matches gebeurt in overleg met leidinggevenden en de medewerkers. Ze hoeven niet op gesprek te komen en er zit geen enorm administratief geregel aan vast. Zo konden we snel schakelen. Ik zou het andere gemeenten zeker aanraden en al helemaal wanneer je deel uitmaakt van een gemeenschappelijke regeling, het geeft de samenwerking echt een boost.’
Motivatie en draagvlak
Het belangrijkste voor het opzetten van zo’n klussenbank? Gemotiveerde medewerkers en draagvlak voor het idee, aldus Besselink. ‘Als mensen niet willen bijspringen om collega’s te helpen of als er geen medewerkers zijn die tijd over hebben, dan kun je heel hard werken om een klussenbank op te zetten, maar zal dit niet werken.’ Tip is ook om het niet groter op te tuigen dan het is. ‘Houd het vooral laagdrempelig om iedereen de kans te geven om vragen te stellen en zich aan te melden. Ook moet je ervoor waken dat het geen controlemechanisme wordt, bijvoorbeeld voor leidinggevenden die kunnen checken of medewerkers zich aanmelden. Kijk vooral wat er mogelijk is binnen de organisatie en probeer het. Voor ons heeft het zeker een positieve uitwerking gehad en kreeg de samenwerking een boost.’
Ook na corona
De kans is groot dat dit systeem ook na corona blijft. ‘De bedoeling is om de klussenbank een structureel karakter te geven na de coronacrisis. Bijvoorbeeld voor re-integratie, loopbaanontwikkeling en om pieken en dalen op te kunnen vangen.’
Geef een antwoord