Met de Monitor Doelgerichte Digitalisering krijgen gemeenten een overzicht van waar ze staan qua digitale dienstverlening. Het is een handig instrument om college, raad en directie mee te nemen in de inspanningen van de gemeente, ondervinden de gemeenten Woerden en Waddinxveen.
“Mijn bestuur en directie willen weten hoe het gaat met onze digitale dienstverlening en nu kan ik iets tastbaars laten zien waaruit direct blijkt hoe we het doen. Het laat ook zien waar we staan ten opzichte van andere gemeenten en die combinatie vind ik heel positief”, zegt Hans Harskamp, senior IT-specialist bij de gemeente Woerden. Hij vindt het prettig dat de monitor door een onafhankelijke partij wordt gemaakt.
“Voorheen moest ik zelf alle gegevens bij elkaar sprokkelen, nu heb ik een tastbaar instrument dat ik elke drie maanden krijg. Het is laagdrempelig, dus het is goed te gebruiken voor de communicatie met raad, college en directie.” Het helpt de gemeente ook om inzicht te krijgen in wat men nog niet heeft en wat men moet doen om dit wel te realiseren: “Als je iets wilt doen in ICT kost het helaas vaak geld. Met de monitor kunnen we nu concreet laten zien wat bijvoorbeeld een landelijke trend is en, als we hier in achterlopen, bespreken wat het de gemeente waard is om hier op aan te haken.”
Digitale volwassenheid
De Monitor Doelgerichte Digitalisering (voorheen Monitor Digitale Dienstverlening) is ontwikkeld om gemeenten te helpen de (digitale) ambities te realiseren die zij gezamenlijk hebben gedefinieerd in de Digitale Agenda 2020. Hij bestaat uit drie delen: de digitale dienstverlening, waaronder volwassenheid van de dienstverlening van de gemeente (uit het landelijke onderzoek van de ministeries van Binnenlandse Zaken en Economische Zaken), de informatievoorziening, waaronder een overzicht van de geïmplementeerde standaarden binnen een gemeente op basis van de door de gemeente zelf aangeleverde gegevens in de Softwarecatalogus en een overzicht van het gebruik van diverse landelijke voorzieningen. Gemeenten die de monitor optimaal willen gebruiken moeten dus wel de Softwarecatalogus up-to-date houden. Gemeenten kunnen zich bij VNG/KING abonneren op de monitor en krijgen deze dan elke drie maanden in de vorm van een pdf-bestand toegestuurd.
Inzichtelijk
Ook de gemeente Waddinxveen heeft zich op de monitor geabonneerd. John Pape, informatiemanager bij de gemeente: “Het geeft heel inzichtelijk in kleuren weer hoe we er als gemeente voor staan. Daardoor kan ik snel het gesprek hier intern aan gaan.” Dat gesprek werd bij de gemeente eerst gevoerd in de werkgroep die zich bezighoudt met het verbeteren van de digitale dienstverlening, een ambitie uit het coalitieakkoord. “Nu duidelijk is dat de monitor volwassen is en VNG/KING er een dienst van heeft gemaakt, is voor ons het moment aangebroken om het afdelingshoofd van het Publieksplein hierbij te betrekken. Ook gaat de werkgroep een presentatie over onze score in de monitor houden voor het managementteam. We zullen adviseren om de resultaten uit de monitor mee te nemen in onze planning en control cyclus, zodat dit instrument wordt opgenomen in de jaarrekening.”
Tussenstand
Zowel Woerden als Waddinxveen gebruiken de monitor vooral als communicatiemiddel, om intern duidelijk te maken waar de gemeente staat. Tot concrete besparingen of investeringen heeft het nog niet geleid. Alhoewel dat bij Waddinxveen wellicht gaat veranderen, vertelt Pape: “Bijna alle indicatoren bij ons staan op groen, behalve één grijze: we doen nog geen Ondernemerspeiling. Terwijl ons college een ondernemersvriendelijk Waddinxveen als doel heeft. Ik kan mij voorstellen dat nu dit zo duidelijk uit de monitor blijkt de Ondernemerspeiling meer aandacht krijgt.” De gemeente Woerden helpt het vooral om het overzicht te bewaken. Harskamp: “Wij hebben de plaat van onze IT-architectuur onder ons overzicht uit de Softwarecatalogus gelegd en dat maakt samen een heel goed overzicht van waar we mee bezig zijn en waar we naartoe willen. De monitor geeft daarin een tussenstand.” Hij zou graag zien dat in de monitor ook aandacht komt voor zaken die in ontwikkeling zijn: “Zo zijn wij bezig met Digikoppeling en Digimelding voor de Basisregistratie Grootschalige Topografie. In de Softwarecatalogus vullen we deze planning in, maar we zien dat nog niet terug in de monitor. Daar krijgen we dan vragen over van ons college.”
De monitor maakt het onderwerp digitale dienstverlening op een laagdrempelige manier inzichtelijk voor de niet-IT’ers binnen de gemeente, concluderen Harskamp en Pape. Harskamp: “De directie vroeg mij waar ze zelf die monitor kunnen vinden, zodat ze niet hoeven te wachten op de informatievoorziening vanuit IT. Ze willen zelf bij blijven.”
Door: Marieke Vos
