Bij alle gemeenten zijn verbeterpunten bij het inkopen te vinden. Aan de hand van hun eigen ambities kan een “heel concreet instrument” ze helpen op weg naar professioneler inkopen.
Doelmatigheid, transparantie en rechtmatigheid. Dat is de bedoeling bij het doen van inkopen door gemeenten. Audit-tool MSU+ van kenniscentrum NEVI moet daarbij helpen. “Hoe volwassen is onze inkoop?” Dat is de vraag die het instrument de gemeentelijke inkoper stelt, zegt projectleider Koen Jansen van NEVI Purspective, wat een onderdeel is van het kenniscentrum. “Waar liggen verbeterpunten?”
Score
Het is een concreet instrument, aldus Jansen. “Je kan er zelf mee aan de slag. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de inhoudelijke en de ondersteunende kant, die ook weer zijn verdeeld in categorieën. Aan de hand van deze categorieën geeft de tool scores van 1 tot 10, maar je hoeft niet altijd en overal een 10 te halen.” Andere gemeenten hebben immers andere ambities.
Er is ook wel een verschil of je een grote of kleine gemeente bent, ziet de projectleider. “Bij kleinere gemeenten zie je dat het vaak nog zaak is de leveranciers in kaart te brengen. Grotere gemeenten weten dit wel en willen gaan kijken of er meer waarde is te halen uit die leveranciers. Zij stellen zich ook eerder de vraag hoe je om kan gaan met innovaties.”
MSU+ 2.0
Het model geeft een richting aan: managementinformatie. Een 5 is ook niet onvoldoende, maar dat zijn we nu eenmaal gewend van school. “Het cijfer zegt niet iets over de ambitie van de inkoper, maar wat voor de inkoop binnen gemeenten nodig is.” Het onlangs vernieuwde instrument gebruik maken van een stoplichtmodel. Met MSU+ 2.0 is het rood, oranje of groen, wat direct de aandachtspunten voor de inkoop weergeeft.
Bij rood licht moet een gemeente echt stappen nemen om de eigen doelstellingen te halen. Bij oranje kan het beter.
De audit-tool is bedoeld voor alle overheden. Is er eigenlijk een verschil als het gaat om hun inkopen? “De ministeries hebben meer en wat handiger procedures”, zegt Jansen. “Bij gemeenten hebben inkopers vaker een adviserende rol. Ze kunnen daarmee ook meer vrijheid hebben.”
Adviezen
Goed scoren? Maak een levend document van het inkoopbeleid, ook als het gaat om de inkoop van nieuwe taken. “Dan gaat het dus niet om een drie jaar geleden geschreven document omdat het moest.” Vertaal het beleid vervolgens naar het ambitieniveau van de gemeente en kijk dan de verschillende rollen en procedures, is het advies. Jansen: “Lees ook het programma van een nieuw college goed door. Willen ze vooral innoveren, besparen of maatschappelijk verantwoord inkopen. Speel hier op in. Het gaat hier om inkoopbeslissingen.”
Uitdaging
De grootste uitdaging is om steeds meer in verbinding te staan met de eindgebruikers. Hoe? “Ga eens samen met belanghebbenden om de tafel om binnen 1 of 2 dagen een nieuwe inkoopstrategie te bedenken. Wat voor contracten zijn nodig? Wat zijn de specificaties? Wat voor leveranciersrelatie wil je? Dat soort vragen wachten op antwoord.”
Jansen cum suis hebben hun 2.0-versie deze maand online gezet. In lijn met zijn kijk op de zaak wil de projectleider graag horen wat de gebruikers van het instrument ervan vinden. Daarom start na de zomer een tour langs inkopers die willen vertellen wat ze vinden van de tool.
Geef een antwoord