Mobiel kennis delen als hoeksteen voor transities

Het zou de eerste vraag moeten zijn bij het decentraliseren van taken: hoe delen we informatie met alle betrokken partijen? “Dit vormt de basis voor het idee van één gezin, één plan.”

Meestal is het toegankelijk maken van informatie pas het twaalfde of dertiende punt op de lijst bij het decentraliseren van taken naar de lokale overheid, ziet zelfstandig projectmanager Jacqueline Koel, die werkt voor jeugdzorgaanbieder Parlan en de gemeente Opmeer. “Dit terwijl het essentieel is.”

Koel bouwt samen met Marcel Lucker, commercieel directeur van Winvision, aan een systeem waarmee de zorgaanbieder en gemeenten in Noord-Holland met elkaar gaan communiceren over mensen die hulp ontvangen. “Wij zijn gaan kijken hoe iedereen in de nabije toekomst wil gaan werken”, zegt Lucker.

Voorkant
Een maand of tien lang zijn de gemeenten in de regio en vijf organisaties voor Jeugd en Opvoedhulp tijdens vele workshops betrokken bij het nieuwe systeem voor de uitwisseling van informatie. “We gingen buiten de kaders van onze huidige systemen op zoek naar het koppelen van informatie aan de voorkant van het proces”, vult projectmanager Koel aan.

“Het wordt de basis om het idee van één gezin, één plan echt handen en voeten te geven.”

Koel spreekt liever over transformatie dan transitie als het gaat om de nieuwe taken en vraagt ook vooral het onderwijs niet te vergeten. Daarmee gaat het om vier decentralisaties en een werkelijk andere manier van werken. “Wat je niet moet doen, is binnen gemeenten bureautje Jeugdzorg spelen.”

Het nieuwe ict-systeem moet hiervoor de bouwsteen worden, maar hoe zit het dan met de privacy van mensen die zorg ontvangen?

“Het moet een generiek systeem worden voor alle gemeenten”, zegt Lucker. Het moet de huidige werkwijze met digitale en papieren dossiers en flink wat overleg en administratie stroomlijnen en de zorgvrager aan het stuur zetten. Als het gaat om de Jeugdzorg kan een jongere er bijvoorbeeld voor kiezen wie zijn dossier of delen van zijn dossier mag inzien. “Ook een jurist was betrokken bij de bouw van dit systeem”, zegt Koel.

De vragen zijn: wie mag kijken, wie mag kijken maar ook veranderen en wie mag kijken, veranderen en toevoegen aan het dossier? Het is aan cliënten om de antwoorden te geven.

Mensenwerk
Mocht iemand niet willen meewerken, dan blijft het net als nu mensenwerk om die persoon te bewegen een constructievere bijdrage te leveren aan de hulp die hij ontvangt. “Dat blijft”, zegt Koel. “Het systeem is een middel waarmee wordt gewerkt.” Door het plaatsen van digitale slotjes hoeft een jongen van zestien niet met zijn hele familie te delen dat hij met een hulpverlener heeft gesproken over zijn drinkgedrag, bijvoorbeeld.

Is het dossier daarmee waterdicht? Nee, zegt Lucker. “Dat kan ook nooit helemaal.” Ook de huidige, papieren praktijk kent gaten. Bij een digitale manier van werken kunnen mensen printscreens of foto’s van het beeldscherm maken, of zaken doorspelen naar derden. Het waarborgen van privacy is een continu proces en dus ook net zo goed weer mensenwerk.

Maar hebben jongeren met problemen eigenlijk wel zin om hun eigen dossier te beheren? Ja, denkt Koel. “Er is een digitale transformatie gaande. Juist voor jongeren is dit al de realiteit.” Verder kan hun digitale dagboek in het dossier ze helpen wat van zich af te schrijven als een hulpverlener pas weer een week later op bezoek komt.

Regisseur
Als een gemeenteambtenaar de regie heeft, krijgt hij een overzicht van de macrocijfers. De hoeveelheid zorg per wijk, bijvoorbeeld. De ambtenaar krijgt niet te zien wie de zorg heeft ontvangen. Ook dat moet de privacy waarborgen.

Zorgverleners vinden het prettig dat kilometers en uren worden bijgehouden. Volgens Lucker kan het werk tot 20 procent efficiënter worden uitgevoerd, als dit soort handelingen overbodig worden. Dat scheelt administratieve lasten en daarmee ergernis. Zeker omdat de uren- en kilometerverantwoording vaak handmatig aan het eind van de week worden ingevoerd.

Punt is wel dat de lokale, ambtelijke regisseur de cijfers kan gebruiken voor micromanagement, wat dan weer tot administratieve lasten zal leiden. Dat niet doen is dan weer onderdeel van de nodige transformatie, stelt Koel. Dit wordt bedoeld met loslaten en ruimte geven aan zorgprofessionals. Daar is nog een wereld te winnen.