Nederlandse gemeenten werken dagelijks aan programma’s, projecten en thema’s om de dienstverlening aan burgers en bedrijven zo effectief en efficiënt mogelijk te maken. Denk aan onderwerpen als rechtmatigheid, risicomanagement en compliance, self service, digitale transformatie, robotica, de Omgevingswet en de jeugdzorg. Projecten met grote impact op de werkprocessen.
Het op orde en afdoende gedocumenteerd hebben van die processen leidt tot een in-control-situatie. Vanuit de juiste aanpak levert dat kostenbesparingen en tijdswinst op binnen al deze projecten.
Rechtmatigheid en in control
Gemeenten hebben de taak een rechtmatigheidsverklaring af te geven en op termijn een in-control-statement. Het laatste maakt stakeholders duidelijk dat er sprake is van goed en gecontroleerd bestuur. In control wil zeggen dat:
- bedrijfsprocessen effectief en efficiënt zijn ingericht
- relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd
- informatievoorziening op orde is zodat er een duidelijke en transparante basis is om (bij) te sturen.
Bij de inrichting van processen is essentieel dat wordt afgesproken hoe er gewerkt moet worden, en dat daarna gewerkt wordt zoals afgesproken.
De praktijk
Het In Control zijn is geen doel op zich zijn maar een resultaat van ordelijke proces- en informatie-inrichting. Uit de praktijk delen we hier de ervaringen van de Gemeente Almere en Spaarnelanden (het onderhoudsbedrijf voor de gemeenten Haarlem en Zandvoort).
Case Almere: Omgevingswet
Voor de nieuwe Omgevingswet moeten lokale overheden veel processen drastisch herontwerpen. In lijn met de LEAN-methodiek, besloot de gemeente Almere dit te doen door middel van multidisciplinaire workshops. Met zowel medewerkers uit het proces als specialisten op het gebied van procesmanagement, functioneel beheer en IT-architectuur. De medewerkers kennen het proces het beste, hun betrokkenheid en input is daarom essentieel bij het correct in kaart brengen van de processen.
Het doel van procesmanagement is voor Almere inzicht verkrijgen in de eigen werkwijze, om op zoek te gaan naar verbeteringen, het proceseigenaarschap en kwaliteitscycli te borgen.
Binnen veel organisaties blijven procesmanagement en de bijhorende instrumenten het speeltje van de procesexperts. David Hoog, senior proces- en businessanalist bij de gemeente Almere, legt uit dat dit niet altijd het geval hoeft te zijn en zeker ook niet wenselijk is: ‘Proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en actualiteit van hun processen en procesmanagement adviseurs spelen daar een adviserende en ondersteunende rol bij.’
Case Spaarnelanden: ISO-certificering
Er zijn veel verschillende ISO-normeringen. Spaarnelanden heeft zich met name bezig gehouden met ISO-normering 9001 (Kwaliteit) en 14001 (Milieu). Het in controle hebben van je processen is onderdeel van ISO 9001. Spaarnelanden heeft Engage Process ingezet om een overzicht te creëren van alle bedrijfsprocessen.
Van haar opdrachtgevers (de gemeenten Haarlem en Zandvoort) kreeg Spaarnelanden de opdracht voor een procesmanagementaanpak en methodiek conform ISO 9001. De certificering van Spaarnelanden droeg bij aan de rechtmatigheidsverantwoording van de betrokken gemeenten. Zowel ISO als het in kaart brengen van processen waren nieuw voor Spaarnelanden.
In deze case is samen opgetrokken met belangrijke procesmedewerkers. In interactieve workshops, waardoor medewerkers vergaand betrokken waren én waarin de medewerkers de relevante details van de processen direct formuleerden. In totaal zijn meer dan dertig processen via deze methode in kaart gebracht.
Tom van Duijn, kwaliteitsmanager bij Spaarnelanden, begeleidde het traject. Een belangrijk voordeel is volgens hem de kennisbank met voorbeeldprocessen. ‘De voorbeeldprocessen geven inzicht in hoe andere organisaties dezelfde thema’s aanvliegen. Spaarnelanden heeft hier als organisatie veel van geleerd,’ aldus Van Duijn.
Engage Process biedt deze database van voorbeeldprocessen aan, die zijn aangeleverd door andere lokale overheden.
Zelf aan de slag: procesworkshop
Met Engage Process leg je een procesfundament als succesvolle basis voor al je projecten en programma’s. Concreet aan de slag gaan doe je met operationele medewerkers, om in een procesworkshop te komen van ‘as is’ tot een ’to be’-plan voor je proces. En daarmee, in een cadans van continu verbeteren, je doelen te bereiken.
Download de whitepaper en start vandaag nog!
Over Engage Process
Engage Process helpt medewerkers binnen alle lagen van de organisatie, om samen processen te bespreken, te evalueren en te verbeteren. Daarbij staat de medewerker centraal. Het ontwerpen, analyseren en verbeten van processen gebeurt dus met en door de mensen die dag in dag uit met deze processen werken. Meer dan 250 gemeenten in Europa werken dagelijks met Engage Process.
Geef een antwoord