Opinie Procesmanagement moet weer leuk worden!

Besteed vooral de aandacht aan de inhoud. De focus moet liggen op het doel: het realiseren van verbeteringen.

Goed geïmplementeerd procesmanagement is voor veel gemeenten de methode om snel en effectief in te spelen op veranderingen, zowel van buitenaf als van binnenuit. Door het inzicht dat is ontstaan in de processen kunnen veel organisaties de werkwijze snel aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen. Verder wordt er links en rechts stevig aan de weg getimmerd als het gaat om het optimaliseren van individuele processen.

Maar…
Hoeveel gemeenten hebben het juiste beeld bij wat procesmanagement voor hun organisatie betekent? Wat ons betreft is procesmanagement goed geïmplementeerd, als het ‘procesdenken’ in het bloed van de managers zit. Zij herkennen signalen en zijn in staat op conceptueel niveau na te denken over de optimale inrichting van de processen. Procesmanagement is daarmee ten eerste een taak van de lijn en niet van de staf. Het resultaat wordt geboekt op de werkvloer; het wordt slimmer, beter, handiger, goedkoper, sneller. Dat er ook processchema’s en modellen worden opgeleverd moet als bijproduct van de geboekte resultaten beschouwd worden.

Vaak wordt bij de introductie van procesmanagement enthousiast gestart met het beschrijven van processen en het optuigen van sets van applicaties, spelregels, opleidingen, richtlijnen en periodieke reviews. Nadat hier veel tijd in is gestoken, is de energie zo’n beetje op.

Er wordt vanuit staffuncties hard gevochten om de aandacht erbij te houden, maar er ontstaat vooral veel negatieve energie. Er moet van alles en het zicht op de toegevoegde waarde verbleekt. Kortom, de energie die ontstond in de begintijd is uit het zicht en moet weer terug komen. Procesmanagement moet weer leuk worden!

Met beperkte inspanning…

• Stop met het systeem in de lucht houden

Loop je inmiddels al tijden als een eenzame profeet te verkondigen dat de procesmodellen toch echt verouderd zijn en bijgewerkt moeten worden en kun je met gemak een aantal argumenten uit je mouw schudden die jouw gelijk bevestigen? Wees gerust: ook wij geven je gelijk. Maar zonder dat je het door hebt zijn de procesbeschrijvingen,  methodieken en de standaarden het doel op zich geworden. Realiseer je dat de beschrijvingen een ‘bijproduct’ zijn, de focus moet liggen op het daadwerkelijke doel: het realiseren van verbeteringen.

Zorg ervoor dat de vastlegging geregeld wordt door iemand die het vak van processen modelleren verstaat, stel er een budget voor vast, maar richt je energie hier niet op.

• Stop met ‘verbeteren’ met beperkt effect

Succesvol een aantal belangrijke processen succesvol verbeterd? Voor veel organisaties betekent dit de logische volgende stap om verder te gaan met de minder belangrijke processen. Ons advies: niet doen. Tenzij werkelijk aantoonbaar gemaakt kan worden dat de inspanning minder kost dan het effect dat het oplevert.

… maximaal effect

Nu we de grote energieslurpers de nek om hebben gedraaid, ontstaat er lucht. Lucht en ruimte om procesmanagement te laten floreren. Om de basis van het procesdenken – het leveren van toegevoegde waarde – nieuw leven in te blazen. Hoe?

• 
  Los knelpunten op
  

Is er een concreet knelpunt? Leg het knelpunt bloot met behulp van een (snelle) schets van het proces. Gewoon uit de losse pols. De essentie is dat er voor alle betrokkenen een gezamenlijke taal is gecreëerd, waardoor we met elkaar in gesprek kunnen. Vaak is hiermee al een stevig fundament gelegd voor de oplossing. Besteed vervolgens de energie aan het benoemen, uitwerken en toezien op het uitvoeren van concrete actiepunten, laat de detailuitwerking van het proces aan een ander over. Besteed vooral de aandacht aan de inhoud.

• 
  Realiseer ambities
  

Gebruik procesinzicht bij het realiseren van ambities van de organisatie. Is er de ambitie voor een shared service center? Maak die concreet met behulp van procesweergaven. Wat bedoelen we met klantgericht werken en afrekenen op resultaat? Hoe komen we tot een uniform en zo efficiënt mogelijk proces? Scherp inzicht in het proces helpt lange discussies over algemene termen concreet maken. Het helpt om te komen tot concrete actiepunten waar aan gewerkt kan worden, zodat er resultaten geboekt kunnen worden.

• 
  Maak resultaten zichtbaar
  

De business case voor ‘procesmanagement’ is lastig, zo niet onmogelijk om te maken, laat staan te realiseren. De business case voor het vereenvoudigen van de P&C-cyclus is echter wel concreet te maken. Laat met dit soort concrete business cases de toegevoegde waarde van procesmanagement weer zien en ervaren.

Springlevend
Onze conclusie is dat procesmanagement nog springlevend kan zijn, veel energie geeft en vooral ook leuk is! Tenminste als we de focus op de systematiek rigoureus buiten de deur hebben gezet. Dan ontstaat de ruimte om het procesmanagement gedachtegoed – elke dag een beetje beter – te laten floreren.
___________________________________________________________________________________________

Over de auteurs: Ing. B. (Bart) Riezebos en A.L. (Leontine) van der Schans MScBA zijn werkzaam als consultant bij Advante B.V. en behoren tot de expertisegroep procesmanagement.