Op 1 mei is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Een initiatiefwet met als doel meer overheidsinformatie openbaar te maken. Lokale overheden kunnen de nieuwe Woo beter niet zien als de zoveelste verplichting, maar als een kans: om taken effectiever uit te voeren, en om het vertrouwen in de gemeente te ondersteunen.
Meest in het oog springend is de plicht om – gefaseerd – elf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Daarnaast gaat de huidige Wet openbaarheid van bestuur (Wob) over in de Woo en worden termijnen en uitzonderingsgronden aangescherpt. Wordt dit het zoveelste pakket nieuwe informatieverplichtingen uit Den Haag?
Informatiehuishouding overheid
Het risico bestaat dat de Woo bij veel organisaties belandt op de lijst van ‘moetjes’ en bij gebrek aan middelen en bestuurlijke aandacht uiteindelijk zal verzanden in uitvoeringsproblemen. Dat leidt af van het doel van de Woo. En van het achterliggende, fundamentele probleem: de informatiehuishouding van de overheid.
Hier ligt tegelijk een grote kans. De afgelopen decennia is door digitalisering en afbouw van de traditionele – op papier gerichte – archieffuncties, de toegankelijkheid van overheidsinformatie sterk afgenomen. Paradoxaal: de hoeveelheid overheidsinformatie is geëxplodeerd, maar het vinden van de juiste informatie wordt steeds moeilijker.
Informatie is vaak verspreid opgeslagen, in soms slecht toegankelijke systemen of (persoonlijke) netwerkmappen en mailboxen. Deze versnippering zien we in het bijzonder bij gemeenten, met hun grote diversiteit aan bedrijfsprocessen en informatiesystemen. Het belemmert niet alleen het afhandelen van informatieverzoeken onder de Wob of nu de Woo, maar ook het zoeken naar relevante informatie door ambtenaren zelf.
Zorgplicht
De initiatiefnemers van de Woo hebben dat onderkend en daarom – in lijn met wat reeds in de Archiefwet staat – een zorgplicht opgenomen. Overheden moeten maatregelen treffen om documenten die ze ontvangen of vervaardigen in ‘goed, geordende en toegankelijke staat’ te houden.
Hiermee dient de Woo als aanleiding om de verwaarloosde informatiehuishouding op orde te brengen. Je kan dit vooral zien als een verplichting, in de trant van ‘we hebben ons huis een tijdlang niet onderhouden en gaan nu een plan opstellen’. Dit is wat de rijksoverheid doet met het meerjarenplan Open op Orde, naar aanleiding van de toeslagenaffaire.
In onze adviespraktijk zien we als PBLQ dat gemeenten een stap verder kunnen gaan door verplichtingen te koppelen aan maatschappelijke uitdagingen. Uitdagingen waarbij het vertrouwen van burgers in de overheid centraal staat. Noodzakelijk vertrouwen, omdat de komende jaren tal van (pijnlijke) keuzes gemaakt moeten worden.
Niet dat het openbaar maken van documenten nu meteen leidt tot meer vertrouwen in gemeenten. Wetenschappelijk onderzoek laat zien dat dat niet het geval is. Maar, de burgers en samenleving in een vroegtijdig stadium meenemen in beleids- en planvorming kan wel helpen om het vertrouwen niet verder te laten dalen. Hier komt de Woo van pas, want dit vereist een fundamenteel andere opzet van dossiervorming binnen de gemeente.
Betrekken vooraf
Door al vroeg beleidsalternatieven, afwegingen, onderliggende data en dergelijke te delen, wordt de samenleving meer betrokken bij de uiteindelijke keuzes. Gemeenten moeten zich daarom steeds meer de vraag durven stellen, welke informatie wanneer openbaar moet worden gemaakt. Van informeren achteraf, naar betrekken vooraf.
De uitdaging daarbij is die informatie goed te doseren, en toe te snijden op doelgroepen. De burger is niet gebaat bij grote hoeveelheden documenten in ambtelijk jargon, maar wil zinvolle en begrijpelijke informatie. Waar nodig voorzien van toelichting. Direct belanghebbenden, wetenschappers, journalisten en politici zullen meer oog hebben voor de precieze formuleringen van beleid, plannen en besluiten.
Bestuurlijk niveau
Op deze wijze verandert de Woo van een verplichting in een kans. Voor gemeenten om hun taken effectiever uit te voeren, in lijn met de bepaling in de Woo om – uit eigen beweging – zoveel mogelijk informatie openbaar te maken. Gemeenten hebben daarmee ook de vrijheid om keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Dat laatste rechtvaardigt dan weer aandacht op bestuurlijk niveau voor de Woo.
Geef een antwoord