OpinieGemeenten investeren in digitaal postkantoor

0

Voor het leveren van die digitale enveloppen en pakketjes is Digikoppeling het noodzakelijke en voor overheden verplichte bezorgsysteem, maar hoe werkt dit eigenlijk?


– Column –

Peter ter Telgte

De afgelopen twintig jaar zijn gemeenten in meer of mindere mate bezig met het ontwikkelen en implementeren van de e-overheid. Je kunt het tegenkomen in verschillende verschijningsvormen: Overheidsloket 2000 (OL2000), De Andere Overheid, e-overheid, EGEM, Nationaal Uitvoerings Programma (werktitel Nationaal Urgentie Programma), KING, i-Overheid en meest recent i-NUP. Toekomstige buzzwoorden zijn al geclaimd: Digitale Agenda en Digitaal 2017. Wat mij opvalt is dat we regelmatig teruggrijpen naar oude vertrouwde concepten om de innovatie uit te leggen en toe te lichten. Een voorbeeld daarvan is Digikoppeling, het digitale postkantoor voor overheden.

Nu overheden – weliswaar stapje voor stapje – steeds meer en beter in staat zijn om collectieve voorzieningen toekomstbestendig op te leveren en onderlinge gegevensuitwisseling meer en meer cruciaal wordt, is een betrouwbare infrastructuur onmisbaar. Voor het leveren van die digitale enveloppes en pakketjes is Digikoppeling het noodzakelijke en voor overheden verplichte bezorgingssysteem.

Digitale postbode
Hoe je het bezorgingssysteem optimaal inregelt, is inmiddels uitgekristalliseerd. Zo kun je als gemeente een digitale postbode elke keer een pakketje laten bezorgen bij afdeling A, en een volgende digitale postbode in dezelfde gemeente een enveloppe bij team B. Meer efficiënt en effectief is het als je de enveloppes en pakketjes eerst sorteert in een digitaal distributiecentrum. Dit digitale postkantoor sorteert en routeert vervolgens de berichten naar de juiste geadresseerden. Wel zo makkelijk.

Makkelijk is ook dat oude en vertrouwde waarden in het digitale postkantoor blijven gehandhaafd. Zo kun je je bericht aangetekend blijven verzenden, en door mogelijke versleuteling zijn ook geheimschrift en codeberichten geen probleem. Ook retour afzender is nog steeds mogelijk. Extra voordeel is dat bij tijdelijke afwezigheid (niet thuis, vakantie, tijdelijk geen brievenbus in verband met verbouwing, et cetera) een pakketje later nog eens aangeboden wordt. En wat betreft de privacy: het aloude briefgeheim bestaat nog steeds. Digikoppeling bezorgt alleen de enveloppe of het pakketje. De inhoud is voorbehouden aan de ontvanger. Een voordeel is verder dat er nog geen blaffende honden aan de digitale brievenbus zijn gesignaleerd…

Vraag en aanbod
De markt van digitale postkantoren is een kwestie van vraag en aanbod, gereguleerd door afspraken hoe de bezorging dient te verlopen. Zo is krantbezorging in de voortuin, zoals in de VS gebruikelijk, niet toegestaan. Tien leveranciers hebben zich gecommitteerd aan een set van afspraken die namens de gemeenten is uitgevraagd. Het is nu aan die gemeenten om de postbezorging naar en binnen hun organisatie zo optimaal mogelijk in te richten, met ondersteuning van leveranciers, Logius en KING.

In beperkte kring wordt 2013 nu al het ‘Jaar van Digikoppeling’ genoemd. Wat mij betreft wijst de praktijk daarmee uit dat het helpt oude, vertrouwde werkwijzen als voorbeeld te gebruiken voor nieuwe ontwikkelingen op weg naar Digitaal 2017.
______________________________________________________________________________________________________

Over de auteur: Peter ter Telgte is projectleider impuls Digikoppeling en projectleider MijnOverheid  Zaakgericht werken bij Operatie NUP van het

Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten

 

Innoveren wordt beloond, overigens. Als gemeente maak je kans op de Innovatie Award 2013 >>

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Over Auteur

Reageer